Fournir un soutien opérationnel et administratif régional afin d'assurer et de garantir une efficacité optimale dans tous les domaines.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
- Fournir un soutien administratif complet au bureau régional, y compris la rédaction et la préparation de la correspondance, des notes de service et autres documents officiels.
- Préparer les bons de commande, les avances de fonds et les demandes de remboursement de frais, et assurer un suivi approprié pour garantir un traitement et un paiement en temps opportun.
- Coordonner tous les déplacements du personnel régional, tant nationaux qu'internationaux, en veillant au respect des politiques de voyage de l'entreprise.
- Préparer, consolider et tenir à jour les principaux rapports opérationnels, notamment les rapports de suivi des congés, les rapports d'absentéisme du personnel, les registres de consommation de carburant et de kilométrage des véhicules, ainsi que les rapports d'inventaire.
- Assurer le rapprochement correct de la petite caisse régionale et la soumission en temps voulu des rapports justificatifs au siège social à des fins de traitement et d'audit.
- Participer à la préparation et à la mise en forme des présentations régionales et des documents de soutien pour les réunions et les revues d'activité.
- Assurer la liaison avec l'équipe de distribution afin de garantir l'expédition, la réception et le suivi efficaces et rapides des marchandises dans la région.
- Maintenir le bureau régional propre, organisé et professionnel, conformément à l'image de marque de l'entreprise et aux normes du lieu de travail.
- Suivre, mettre à jour et tenir à jour les calendriers d'entretien et les dossiers de service de tous les véhicules de la flotte régionale afin de garantir la fiabilité opérationnelle et la conformité.
- Veiller à ce que tout le personnel régional dispose des outils, du matériel et des ressources nécessaires pour accomplir efficacement ses tâches.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACADÉMIQUES REQUISES
- Diplôme ou licence en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe
- Expérience minimale de 2 à 3 ans dans un rôle administratif ou de soutien de bureau
- Expérience en coordination de bureau et en soutien administratif
- Expérience en coordination logistique et organisation de déplacements internes
COMPÉTENCES FONCTIONNELLES
- Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
- Bonnes compétences interpersonnelles et de communication
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais
- Grande attention aux détails et à la précision
- Capacité à fournir un niveau élevé de service et de soutien aux parties prenantes internes et externes