Zanmi Lasante (ZL) est une organisation non gouvernementale à but non lucratif dont les activités visent à renforcer les structures sanitaires du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) afin de garantir l’accès à des services diagnostiques et à des soins basés sur les évidences à sa population cible au niveau du Plateau Central et du bas Artibonite depuis plus de trente ans. ZL œuvre également aux côtés du MSPP dans la formation du personnel de soins à travers la mise en place d’un programme de résidence hospitalière après le séisme dévastateur du 12 janvier 2010.
Elle est une organisation sœur de Partners in Health (PIH) sise à Boston, Massachussetts. Elle est affiliée à d’autres organisations et initiatives au Rwanda, au Lesotho, à Malawi, au Pérou, au Mexique, en Russie, au Sierra Leone, au Liberia et à la Nation Navajo. ZL et PIH établissent des partenariats avec des hôpitaux et des universités de renoms notamment aux USA dans le but de garantir l’accès à des services hautement spécialisés et contribuer à la standardisation des activités de formation.
En dehors du gouvernement haïtien, Zanmi Lasante est le plus grand fournisseur de soins de santé d'Haïti, travaillant en étroite relation avec le Ministère de la Santé Publique et de la Population, et dessert une population de plus de 1,3 million de personnes. L’organisation emploie plus des milliers de personnes, y compris agents de santé communautaire, pour fournir des soins primaires, des soins de santé maternelle et infantile, des services de lutte contre le VIH et la tuberculose et des soins secondaires et tertiaires plus avancés. Elle s'efforce d'atteindre deux objectifs primordiaux :
- Apporter les avantages de la science médicale moderne à ceux qui en ont le plus besoin ;
- Servir d'antidote au désespoir ;
Description de Projet et Profil du Poste
FGHS – Zanmi Lasante, financé par le Bureau de la Sécurité Sanitaire Mondiale et de la Diplomatie (GHSD) du Département d'État des États-Unis sous la forme d'un accord à montant fixe (Fixed Amount Award), pour la période de novembre 2026 à mai 2027. Le projet vise à maintenir sans interruption les services de prévention, de soins et de traitement du VIH à travers des services de santé intégrés, en étroite coordination avec le MSPP, tout en renforçant les systèmes nationaux, les capacités de surveillance des maladies et de préparation aux urgences, ainsi que la gouvernance du MSPP afin d'assurer la pérennité des acquis. Il s'articule autour de quatre objectifs :
- Offrir des services de santé efficaces et efficients au niveau des établissements et de la communauté (VIH, tuberculose, santé materno-infantile, nutrition, soins de santé primaires) ;
- Renforcer les systèmes d'information sanitaire et l'utilisation des données, la chaîne d'approvisionnement et les laboratoires ;
- Renforcer la détection et la riposte aux épidémies de maladies infectieuses, y compris l'intégration des systèmes de santé humaine et animale ;
- Favoriser une transition durable des programmes appuyés par les bailleurs vers des programmes pilotés par le pays.
Sous l'autorité de la Directrice Divisionnaire de Gestion des Projets et en étroite collaboration avec le Lead Technique, le Gestionnaire de Projet est le principal responsable administratif du projet et le point de contact de ZL auprès du bailleur. Il planifie, exécute, suit et contrôle l'ensemble des activités, et coordonne les équipes techniques, financières, de suiviévaluation (M&E), d'approvisionnement et opérationnelles afin que le projet soit réalisé dans les délais, dans le budget, selon les standards de qualité attendus et en conformité avec l'accord de subvention. Il applique le cycle de vie en sept (7) phases du Manuel de Gestion des Projets de ZL et utilise l'Outil de Planification des Subventions (OSPS) comme référence de planification et de suivi. Son succès se mesure par la qualité du projet, le respect des délais, la conformité budgétaire et réglementaire, et la satisfaction du bailleur.
L'accord étant à montant fixe, les paiements du bailleur dépendent de l'atteinte et de la vérification des jalons définis dans l'accord : le Gestionnaire de Projet en assure le suivi rigoureux et la constitution, dans les délais, des pièces justificatives requises.
Relations de travail clés :
Interne : personnel clé du projet (Opérations Cliniques, Maladies Infectieuses, Santé Communautaire, Information Stratégique, Laboratoire, Relations Gouvernementales), Lead Technique, Gestionnaire Financier, Approvisionnement et Opérations, équipes de PIH à Boston ;
Externes : Grants Officer et Grants Officer Representative (GOR) du Département d'État, Ambassade des États-Unis en Haïti, MSPP (niveaux central et départemental), autres partenaires du projet.
Principales Responsabilités
GESTION DU BAILLEUR, CONFORMITÉ ET RAPPORTAGE
● Agir comme point de contact principal de ZL auprès du bailleur (Grants Officer et GOR du Département d'État) sur les questions administratives et financières ; orienter les demandes vers les collègues concernés et informer proactivement le bailleur de l'avancement du projet ;
● Mettre en place les processus garantissant le respect des termes et conditions de l'accord et de la réglementation fédérale américaine applicable (2 CFR 200 et 600), y compris les exigences de visibilité (branding and marking) du bailleur, en lien avec les équipes de conformité de ZL et de PIH à Boston ;
● Coordonner l'élaboration et la soumission, en anglais et dans MyGrants, du plan de travail basé sur la performance (sous 30 jours après le démarrage), des rapports trimestriels de performance et du rapport final, selon le circuit d'approbation du Manuel de Gestion des Projets ;
● Piloter le suivi du plan de jalons : suivre l'atteinte de chaque jalon, constituer et vérifier les pièces justificatives avec les équipes techniques et M&E, et préparer avec le Gestionnaire Financier les demandes de paiement (formulaire SF270) ;
● Appliquer les politiques et procédures de ZL et de PIH (dont les politiques de Sauvegarde et PSEAH), archiver les documents du projet sur SharePoint dans les 48 heures selon la nomenclature de la DGP, et collaborer pleinement aux audits internes et externes.
PLANIFICATION ET SUIVI DES ACTIVITÉS
● Compléter l'OSPS à l'initialisation du projet et le maintenir à jour tout au long de son cycle de vie (personnel, budget, plan de travail, indicateurs, calendrier de rapportage, registre des actifs, communications bailleur) ;
● Élaborer avec le Lead Technique et l'équipe technique le plan de travail basé sur la performance, aligné sur les objectifs, les indicateurs et le budget approuvés, en suivant les étapes standard de planification (définition du travail et des activités, séquençage, ressources, durées, coûts, calendrier) ;
● Coordonner les équipes techniques, administratives et opérationnelles des différents sites afin d'assurer l'exécution du plan de travail et la qualité des services de santé ;
● Soumettre chaque mois à la Directrice DGP le budget des sites et les termes de référence associés, les calendriers des déplacements et des activités du mois à venir et les indicateurs du mois précédent ; présenter le projet lors des revues trimestrielles de portefeuille ;
● Effectuer au minimum une visite de terrain par trimestre sur les sites du projet, en coordination avec l'équipe de sécurité, et archiver un rapport de visite ; adapter le plan de travail en cas de contrainte sécuritaire ;
● Identifier les besoins d'ajustement ou d'amendement et en discuter avec le Lead Technique et la Directrice DGP avant tout contact officiel avec le bailleur.
GESTION FINANCIÈRE ET APPROVISIONNEMENT
● Travailler avec le Gestionnaire Financier pour garantir que les dépenses sont exactes, justifiées, conformes aux règles du bailleur et de PIH/ZL, et alignées sur les résultats attendus de chaque jalon ;
● Réaliser le suivi budgétaire mensuel (budget vs. réalisations) via PowerBI et l'OSPS ; documenter toute variance jusqu'à 10 % avec mesures correctives, et escalader toute variance supérieure à 10 % à la Directrice DGP et au Gestionnaire Financier avec un plan d'action sous 5 jours ouvrables ;
● Vérifier les codes de dépense et la disponibilité budgétaire, et approuver, dans les limites de la Matrice d'Autorité et d'Approbation Financière en vigueur, les réquisitions, per diem et demandes de décaissement
• élaborer le plan d'approvisionnement trimestriel et tenir à jour le registre des actifs ;
● Gérer les contrats de consultants et, le cas échéant, les sous-accords : termes de référence, documentation justificative, suivi des livrables et des paiements ; obtenir l'approbation préalable du Grants Officer pour tout sous-accord non prévu ;
● Initier la clôture au minimum soixante (60) jours avant la fin de la période de performance : viser une absorption budgétaire de 100 %, soumettre les rapports finaux ainsi que la certification d'achèvement exigée par le bailleur et documenter les leçons apprises.
INDICATEURS ET QUALITÉ DES DONNÉES
● Faciliter la collaboration entre le Lead Technique et l'unité M&E pour le suivi des indicateurs et des jalons de l'accord ; vérifier mensuellement les données, mettre à jour l'OSPS, signaler tout écart significatif et appuyer la re-planification des activités lorsque la variance dépasse ± 10 %.
Ces termes de référence ne constituent pas une liste exhaustive des tâches ; le titulaire pourra se voir confier toute autre tâche connexe relevant de ses compétences.
Évaluation
Le Gestionnaire de Projet sera évalué à la fin de chaque année fiscale sur ses performances ; ses griefs et recommandations sur l’amélioration des services de support à la formation seront pris en compte. Cette évaluation permettra à Zanmi Lasante (ZL) d’identifier les éventuels besoins en termes de développement professionnel de l’employée.
Compétences et Qualifications - Générales
- Licence en santé publique, gestion, administration ou domaine connexe ;
- Minimum cinq (5) ans d'expérience en gestion de projets, dont au moins deux (2) ans dans la gestion de projets financés par le gouvernement américain ;
- Expérience dans la gestion de programmes VIH ou de services de santé intégrés (soins de santé primaires) ;
- Connaissance pratique de la réglementation fédérale américaine applicable aux subventions (2 CFR 200 et 600, accords de coopération, principes de coûts admissibles) et capacité à interpréter et appliquer les termes d'un accord ;
- Excellentes capacités de rédaction en français et en anglais : rapports narratifs, demandes de financement ou de continuation, amendements ;
- Expérience dans la gestion de contrats de consultants et/ou de sous-accords (termes de référence, documentation justificative, suivi des livrables et des paiements) ;
- Maîtrise courante du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
• Maîtrise avancée de Word, Excel et PowerPoint ; aisance avec PowerBI, SharePoint et Microsoft Teams ;
- Capacité avérée à coordonner des équipes pluridisciplinaires, à gérer des priorités concurrentes et des échéances serrées dans un environnement complexe, et à résoudre les conflits avec professionnalisme ; humilité, esprit d'équipe et leadership par l'exemple ;
- Disponibilité pour des déplacements d'environ 10 % du temps vers les sites du projet.
Qualifications souhaitées
- Maîtrise (Master) en santé publique, gestion de projet ou domaine connexe ;
- Expérience avec les accords à montant fixe ou basés sur la performance (suivi et vérification de jalons) ;
- Formation formelle en gestion de projet ; la certification PMP est un atout.
Seules les candidatures transmises à l'adresse électronique indiquée dans le présent avis seront prises en considération. Tout CV soumis par un autre canal ne sera pas traité.
N.B. Tous les documents requis doivent être soumis en un seul fichier pdf.