Le Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH) a été créé par la résolution 2476 du Conseil de sécurité et a pour mandat de promouvoir et de renforcer la stabilité politique et la bonne gouvernance, notamment l’état de droit, de préserver et de promouvoir un environnement pacifique et stable, de soutenir un dialogue international haïtien inclusif et de protéger et promouvoir les droits de l’homme en Haïti. L’assistant(e) de direction (GS-6) relève du chef de cabinet du Représentant spécial du Secrétaire général.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant(e) de cabinet sera responsable des tâches suivantes :
• Assister le/la chef de cabinet dans l'administration générale du Bureau du Représentant spécial du Secrétaire général, c'est-à-dire fournir un appui technique et administratif dans la gestion des priorités et du flux de travail du/de la responsable et de l'unité de travail ; coordonner et suivre de multiples activités et processus de travail afin de garantir la bonne exécution des directives et décisions de la direction et la livraison des produits en temps opportun.
• Compiler et analyser des données de base provenant de diverses sources (y compris UMOJA), en synthétisant et en présentant les conclusions pour examen par le/la responsable.
• Au nom du/de la chef de cabinet, tenir les autres informés en communiquant les directives, les rapports, les mises à jour et autres informations pertinentes ; porter les questions sensibles et urgentes à l'attention du/de la responsable.
• Assumer l'entière responsabilité de la gestion du temps et de l'agenda au nom du/de la chef de cabinet, en consultant les services compétents au besoin ; prioriser et résoudre efficacement les conflits et les demandes concurrentes.
• Servir de premier point de contact et de liaison avec les hauts fonctionnaires, tant à l'interne qu'à l'externe.
• Aider les délégations en visite en ce qui concerne les nominations, l'hébergement, les formalités d'immigration et les visas.
• Filtre et priorise toute la correspondance entrante ; compile les documents et références pertinents ; identifie les problèmes nécessitant l’attention du responsable et oriente les autres vers le fonctionnaire compétent pour traitement approprié ; assure le suivi des actions à entreprendre.
• Traite de manière autonome un large éventail de demandes d’information complexes (par exemple, répondre aux demandes nécessitant des recherches de dossiers ou autres) ; répond, ou rédige des réponses, à une correspondance et à d’autres communications diverses.
• Établit/améliore les procédures et systèmes administratifs pour assurer le bon fonctionnement du service, y compris les systèmes de classement (papier et électronique).
• Supervise le travail du personnel de soutien administratif
• établit les priorités et les échéances, attribue les tâches et vérifie les résultats une fois terminés ; forme le personnel de soutien administratif aux procédures administratives, au protocole et aux autres procédures pertinentes.
• Organise les réceptions officielles, les réunions, etc., en prenant en charge tous les préparatifs nécessaires (par exemple, réservations de salles, listes d’invités/participants, invitations, traiteur, plan de table, documentation, équipement spécial, etc.).
• Prépare, traite et classe les informations confidentielles.
• Supervise et gère les documents et archives de la Mission en veillant à leur conservation et à leur protection adéquates, ainsi qu'à leur accessibilité pour les membres du personnel autorisés.
• Établit des procédures pour garantir la collecte d'informations suffisantes et la gestion des documents et archives de la Mission.
• Prend en charge un large éventail de tâches et de processus administratifs (par exemple : dossiers de congés et de présence, feuilles de temps, organisation des déplacements, demandes de visa, notes de frais, frais de télécommunications, achats de matériel, demandes de services et de fournitures).
• Assure le contrôle qualité de tous les documents sortants : relit et corrige les textes afin de garantir la conformité au format, à la grammaire, à la ponctuation et au style.
• Utilise un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes.
• Gère, met à jour et développe les bases de données internes ; met à jour le site web ; génère divers rapports statistiques et autres, standard et non standard, à partir de différentes bases de données.
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée.
Compétences
Professionnalisme :
Fierté du travail accompli et des résultats obtenus. Maîtrise professionnelle et du sujet traité.
Consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des échéances et l'atteinte des objectifs.
Motivé par des considérations professionnelles plutôt que personnelles.
Persévérance face aux difficultés et aux défis ; calme en situation de stress. Engagement à promouvoir l'égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Planification et organisation :
Élaboration d'objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues. Identification des activités et tâches prioritaires ; ajustement des priorités selon les besoins.
Alloue le temps et les ressources nécessaires à la réalisation du travail. Anticipation des risques et planification des imprévus.
Suivi et ajustement des plans et actions selon les besoins. Gestion efficace du temps.
Orientation client :
Considération de tous les bénéficiaires de services comme des « clients » et volonté de comprendre leur point de vue.
Établissement et maintien de partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect.
Identification des besoins des clients et proposition de solutions adaptées. Assure une veille constante de l'environnement interne et externe des clients afin de rester informé et d'anticiper les problèmes.
Informe les clients de l'avancement ou des difficultés rencontrées dans les projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services aux clients.
Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est requis.
Une expérience professionnelle d'au moins sept (7) ans, à responsabilités croissantes, dans les services administratifs ou un domaine connexe est requise.
Une expérience préalable au sein d'une entité des Nations Unies est souhaitable.
La maîtrise d'un progiciel de gestion intégré (PGI/ERP) est également souhaitable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français est requise.
L'évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien axé sur les compétences.