Le/la Secrétaire administratif·ve assure le suivi administratif des activités mises en œuvre sur le terrain et apporte un appui à la gestion administrative de la base.
Principales tâches et responsabilités
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Compiler les documents administratifs (première note, comptabilité, petite caisse, etc.) pour assurer le bon fonctionnement du projet.
- Préparer les contrôles après vérification de la conformité des procédures.
- Photocopier et classer les documents administratifs (factures, bulletins, taxes, etc.).
- Gérer les détails de présence du personnel de terrain et du personnel de structure, préparer les feuilles de temps et, en fin de journée, transmettre les rapports de présence aux responsables de la vérification et de la signature.
- Envoyer deux fois pour diverses justifications (bulletins de paires, rapports de présence, demandes de congestion, contrats, etc.) ainsi que d'autres documents administratifs.
- Recevoir les demandes d'autorisation et d'enregistrement, vérifier leur bonne complétion, consulter la section relative au paiement des jours d'enregistrement annuels et la transmission à la personne chargée de la validation.
- Retourner au demandeur une copie de la demande avec la décision finale et classer une copie dans le dossier du personnel.
- Classer les faits pour le projet.
- Contribuer à la gestion administrative du personnel national.
- Effectuer les recherches et préparer les documents nécessaires pour faciliter l'examen par les cadres supérieurs et les collègues.
- Assurer les détails administratifs du bureau, en notant la gestion des approvisionnements, le maintien des systèmes de classification et les bases des femmes, ainsi que pour d'autres activités administratives de bases
- Exécuter toutes les tâches confiée par son supérieur hiérarchique.
Exigences essentielles
Formation et expérience
- Être en possession d’un Diplôme / Licence en sciences administratives
- Avoir une formation dans une discipline connexe
- Expérience déjà travaillé dans le système comptable Navision pendant au moins un (1) an
- Avoir déjà travaillé dans la migration d’un système comptable
Compétences et expérience requises
- Avoir une connaissance approfondit sur les différents logiciels informatiques en spécifique Microsoft EXCEL, Microsoft WORD, Microsoft Outlook, etc
- Autres connaissances informatiques spécifiques (Atout)
- Excellentes aptitudes relationnelles, avec un bon sens de l’organisation, de l’observation, de l’initiative et des responsabilités
- Capacité à gérer efficacement son temps et à définir les priorités
- Rigueur et capacité à assurer un suivi régulier et approfondi des dossiers relevant de son domaine de responsabilité
*AVSI applique, dans le processus de sélection, le principe d’inclusivité et de non-discrimination, garantissant l’égalité des chances indépendamment du sexe, de l’âge, de l’ethnie, de la nationalité, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’état civil, des convictions religieuses, du handicap et de l’appartenance à des catégories protégées
**AVSI se réserve le droit de demander aux anciens employeurs des informations concernant différentes situations, préoccupations liées à la protection, enquêtes ou mesures disciplinaires, et de solliciter la communication des antécédents judiciaires et civils du candidat, aux fins d'évaluer l'aptitude professionnelle à exercer des fonctions impliquant un contact avec des personnes vulnérables, notamment des enfants et des adultes.