Le Bureau de pays de la Banque mondiale en Haïti (LCCHT) est un bureau de taille moyenne comptant une vingtaine d'employés. Il s'agit d'une représentation conjointe, c'est-à-dire qu'il réunit la direction de toutes les institutions de la Banque mondiale – notamment la BIRD, l'IDA, la SFI et la MIGA – sous l'autorité d'un seul directeur de pays. Le LCCHT fait partie de l'Unité de gestion des pays pour les Caraïbes (LC3 CMU) et est chargé de superviser le programme de la Banque mondiale en Haïti, qui, avec un portefeuille actif de 1,3 milliard de dollars en IDA, représente environ la moitié du Programme Caraïbes. Les responsabilités du LCCHT comprennent l'élaboration et la mise en œuvre de la stratégie pays, la gestion du portefeuille, le dialogue politique et les relations avec le pays. Bien que la MIGA ait une présence modeste en Haïti, la Société financière internationale (SFI) joue un rôle important en mobilisant les investissements privés, en soutenant les entreprises et en promouvant les partenariats public-privé (PPP) dans le pays. Son objectif est de renforcer la résilience économique, de créer des emplois et d'améliorer la prestation de services dans un contexte opérationnel extrêmement fragile.
L’Unité de gestion pays a pour objectifs de garantir que : (i) le programme de la Banque soit mis en œuvre en tenant compte des besoins du client et des défis de développement auxquels Haïti est confronté ; (ii) le programme puisse être mis en œuvre de manière réaliste dans le cadre du budget de l’Unité, tout en respectant les normes de qualité de la Banque ; (iii) ce programme produise l’impact escompté sur le développement ; et (iv) il soutienne l’investissement du secteur privé. L’Unité Haïti travaille en étroite collaboration avec les équipes sectorielles des pôles d’expertise mondiaux de la Banque afin d’assurer la réussite du programme de travail en Haïti.
LCCHT recherche un(e) assistant(e) d'équipe pour assurer un soutien administratif de qualité et contribuer au bon fonctionnement quotidien du bureau de pays en Haïti. Les tâches décrites dans ces termes de référence peuvent varier en fonction des besoins et des exigences des activités de l'unité de gestion de cas.
Remarque : Si le candidat retenu est un membre du personnel actuel du Groupe de la Banque, titulaire d’un poste permanent ou à durée indéterminée, il conservera son poste. Tous les autres candidats se verront offrir un contrat à durée déterminée de trois ans.
Rôles et responsabilités :
Responsabilités de l'assistant principal d'équipe :
L'assistant d'équipe assure l'ensemble des tâches de soutien administratif, notamment la gestion des processus et le suivi des échéanciers liés aux produits et aux missions de son équipe/unité. Il collabore étroitement avec les unités de service et communique régulièrement avec les membres de l'équipe, au siège comme sur le terrain, ainsi qu'avec les interlocuteurs externes. Les assistants d'équipe peuvent également se voir confier certaines responsabilités administratives de l'unité.
Soutien administratif général :
L’assistant(e) d’équipe fait partie intégrante de l’équipe de soutien administratif et clientèle (SAC) du bureau de pays d’Haïti. Il/Elle sera chargé(e) d’apporter un soutien administratif et clientèle au personnel opérationnel. Ses fonctions comprennent, sans s’y limiter :
• Fournir un soutien administratif, logistique et technique aux équipes de projet assignées et au bureau, selon les besoins.
• Rédiger et mettre en forme divers documents de correspondance standard liés aux projets, rédiger les procès-verbaux et veiller à leur soumission en temps voulu pour approbation et distribution.
• Incorporez les commentaires convenus dans les documents, en tirant pleinement parti des lecteurs partagés et des fonctionnalités logicielles.
• Utiliser ses compétences en traitement de texte ou en PAO pour produire des textes complexes, des rapports, des figures, des graphiques, etc., conformément aux formats et à la distribution standard de la Banque.
• Coordonner les horaires en tenant compte des priorités, suivre les changements et communiquer l’information au personnel concerné, à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate, y compris aux responsables extérieurs au Groupe de la Banque.
• Maintenir un réseau efficace de contacts avec les représentants gouvernementaux, le PIUS, les donateurs, la société civile, le monde universitaire, les entreprises et les autres bureaux de la Banque mondiale.
• Assurer la coordination des déplacements du personnel international.
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d'administration et des signatures, etc.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait vous être confiée.
• Assurer le soutien des autres membres du personnel et des assistants d'équipe pour les tâches administratives et liées aux projets.
• Assurer la coordination avec les unités de service et maintenir une liaison fréquente avec les membres de l'équipe, tant à Washington qu'au bureau de pays.
Soutien opérationnel :
• Suivre les étapes et les échéanciers des tâches/projets assignés, coordonner avec le personnel concerné et fournir une aide et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Tenir à jour les dossiers de projets de l’unité de travail et autres fichiers (papier et électroniques).
• Résout les problèmes non routiniers (par exemple, répond aux demandes nécessitant une recherche de fichiers, etc.).
• Collaborer étroitement avec l'analyste des opérations sur le rapport de portefeuille Haïti
• Assurer la coordination de l'organisation du CPPR
• Collecter et saisir les données fournies par les chefs d'équipe dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports d'état d'avancement des projets.
• Se tenir informé des directives de l'Organisation et assurer le traitement efficace de tous les documents relatifs aux projets.
• Répondre aux demandes internes et externes concernant le portefeuille attribué ou, le cas échéant, prendre des messages précis et complets et les transmettre aux personnes compétentes.
• Suivre et rendre compte des aspects pertinents des activités opérationnelles de l'équipe.
Critères de sélection
Attention : « La préférence sera accordée aux candidats locaux, c’est-à-dire aux personnes autorisées à travailler sur le lieu d’affectation pour n’importe quel employeur. Les candidats internes peuvent postuler conformément aux directives en vigueur. »
• Un diplôme d'études secondaires en secrétariat ou en administration des affaires est requis. Un diplôme universitaire sera un atout.
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience. Les candidats ayant une expérience au sein du Groupe de la Banque mondiale seront privilégiés.