Ce poste est basé au Bureau d'appui des Nations Unies pour Haïti (UNSOH). Il comprend des fonctions spécialisées telles que l'administration des ressources humaines, la planification, la programmation et la budgétisation, ainsi que la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation des activités opérationnelles. L'agent administratif relève du chef d'unité ou d'un directeur de l'appui à la mission.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’agent administratif sera chargé des tâches suivantes :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
• Initie et coordonne les actions couvrant l’ensemble des activités liées aux ressources humaines, notamment le recrutement, l’affectation, la promotion, l’évaluation du rendement, les postes vacants, les révisions de la classification des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à l’application uniforme des règles et procédures des Nations Unies.
• Fournit des conseils d’expert concernant les conditions d’emploi, les fonctions et responsabilités, ainsi que les privilèges et droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel.
• Représente le Département/l’Unité auprès des commissions départementales et des organes de nomination.
• Examine les rapports de fin de mandat aux fins de la gestion des postes vacants et du contrôle des effectifs.
• Dirige, supervise et coordonne l’élaboration et la mise en œuvre du programme de travail et du budget afin d’assurer leur compatibilité avec les priorités et les objectifs de travail, en tenant compte de l’utilisation la plus efficace des ressources.
BUDGET ET FINANCES
• Initie et réalise des études visant à améliorer les systèmes de rapports budgétaires et l’utilisation efficiente des ressources du programme.
• Suit et contrôle les allocations budgétaires par le biais d’examens réguliers ; rédige des rapports courants et ponctuels
• Fournit des rapports et des données de suivi efficaces. Identifie les écarts par rapport aux plans et propose des mesures correctives.
• Établit et maintient un ensemble de politiques, de procédures, de normes et d'outils solides, conformes aux politiques et pratiques des Nations Unies, afin de garantir une comptabilité, une gestion financière et un contrôle appropriés.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
• Met en œuvre et assure le suivi des services d'appui, notamment l'acquisition de fournitures et de services ; le transport, les déplacements et la circulation ; les communications ; l'ingénierie et le soutien informatique ; et la fourniture des services publics et des services essentiels locaux.
• Appuie les activités liées au protocole et assure la coordination efficace des fonctions administratives et officielles connexes.
• Appuie les activités de gestion du cycle de vie des actifs, y compris la planification, le suivi, l'utilisation, la maintenance et la mise au rebut.
• Coordonne les examens juridiques des protocoles d'accord, des contrats, des réclamations et des litiges, en veillant au respect des réglementations applicables et des exigences organisationnelles.
• Supervise la mise en œuvre des cadres de délégation de pouvoirs et des mécanismes de suivi de la conformité afin de renforcer la gouvernance, la responsabilité et les contrôles internes.
• Supervise une équipe et/ou conseille ses collègues sur les questions et pratiques relatives à l'administration des ressources humaines, à l'administration financière et à la gestion de l'information.
• Rédige des rapports importants/complexes à l'intention de la direction.
• Fournit un encadrement et un leadership d'expert au personnel moins expérimenté.
• S'acquitte d'autres tâches connexes au besoin, par exemple, l'examen des bureaux et des départements du Secrétariat au siège/dans les missions, du programme de déplacements opérationnels, de l'adéquation des besoins en espace des départements et des besoins technologiques.
• Effectue d'autres tâches connexes au besoin.
Compétences
• PROFESSIONNALISME :
Connaissance des politiques et procédures administratives, budgétaires, financières et de ressources humaines.
Capacité d’appliquer les règles et règlements administratifs des Nations Unies dans le cadre du travail.
Esprit d’analyse et d’évaluation permettant de mener des recherches et des analyses de manière indépendante.
Capacité à identifier les problèmes, à formuler des opinions, à tirer des conclusions et à formuler des recommandations.
Fierté du travail accompli et des résultats obtenus ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, des échéances et l’atteinte des résultats ; motivation par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérance face aux difficultés ; calme en situation de stress.
Responsabilité de l’intégration de la perspective de genre et de la garantie de l’égalité de participation des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
• PLANIFICATION ET ORGANISATION :
Élaboration d’objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identification des activités et tâches prioritaires ; adaptation des priorités selon les besoins ; allocation du temps et des ressources nécessaires à la réalisation du travail ; anticipation des risques et prise en compte des imprévus lors de la planification ; suivi et ajustement des plans et actions selon les besoins ; gestion efficace du temps.
• RESPONSABILITÉ :
Assume pleinement ses responsabilités et honore ses engagements ; fournit les résultats attendus dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; travaille en conformité avec les règlements et les règles de l'organisation ; soutient ses subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des tâches déléguées ; assume la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de son unité de travail, le cas échéant.
• ORIENTATION CLIENT :
Considère comme « clients » toutes les personnes auxquelles des services sont fournis et s'efforce de comprendre leur point de vue
• établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie leurs besoins et leur propose des solutions adaptées ; suit l'évolution de la situation dans et hors de l'environnement des clients afin de rester informé et d'anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l'avancement ou des difficultés rencontrées dans les projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services aux clients.
Diplôme universitaire de niveau supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires ou publique, finance, comptabilité, droit ou domaine connexe.
Un diplôme universitaire de premier cycle, assorti d'une expérience pertinente, peut être accepté à la place d'un diplôme de niveau supérieur.
Un minimum de sept ans d'expérience à responsabilités croissantes en administration, finances, comptabilité, gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience en matière de soutien logistique aux troupes militaires et de police non onusiennes est également requise. Une expérience en matière de supervision de la mise en œuvre des cadres de délégation de pouvoirs et des mécanismes de contrôle de la conformité est exigée.
Une expérience au sein des Nations Unies ou d'une organisation internationale similaire est indispensable.
Une expérience pratique des politiques et pratiques administratives et financières des Nations Unies est requise.
Une expérience de collaboration avec les sections pour développer et mettre en œuvre des outils de suivi de l'exécution des fonctions d'appui aux missions est également requise.
Une expérience en gestion du changement, en développement et en mise en œuvre de nouvelles initiatives est souhaitable.
Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations Unies, tels qu'Umoja, est un atout.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français est requise.
Les candidats déjà inscrits ne sont pas soumis à une évaluation supplémentaire et, par conséquent, ne seront pas invités à une telle évaluation.