Les bureaux de pays de l'OPS sont chargés de veiller à ce que le programme de coopération technique et la présence dans le pays de l'Organisation panaméricaine de la Santé / Organisation mondiale de la Santé (OPS/OMS) apportent un soutien adéquat au processus national de développement de la santé et, simultanément, permettent aux pays d'orienter les agendas de santé subrégionaux, régionaux et mondiaux. Le bureau de pays de l'OPS/OMS est l'unité organisationnelle de base pour la coopération technique avec les pays, faisant appel aux ressources de l'OPS/OMS de tous les niveaux et de toutes les parties de l'Organisation.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Le poste est responsable d'apporter un soutien à la gestion globale et à la mise en œuvre des fonctions de gestion des ressources humaines du bureau. Le travail implique la prestation d'activités spécialisées de soutien aux ressources humaines qui nécessitent l'évaluation d'informations, l'analyse d'options et la sélection de mesures appropriées parmi les alternatives établies. Le/la titulaire joue un rôle clé dans la prestation de services RH spécialisés, qui peuvent être exécutés de manière indépendante ou inclure la coordination, l'orientation et la consolidation du travail effectué par d'autres. Le poste exige l'application d'un jugement sûr et d'initiatives dans l'interprétation, l'adaptation et la mise en œuvre des politiques, règlements, règles, procédures et pratiques de l'OPS/OMS relatives à la gestion des ressources humaines. Le/la titulaire entretient des relations de travail régulières avec ses collègues au sein de la même unité organisationnelle, ainsi qu'avec des clients et homologues d'autres unités organisationnelles et des partenaires externes, selon les besoins. L'orientation managériale reçue vise principalement à faciliter la prestation efficace des processus, à assurer un service de qualité et à maximiser l'impact des processus de ressources humaines.
RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS
Sous l'orientation générale du/de la Représentant(e) de l'OPS/OMS, la supervision directe de l'Administrateur/trice et en étroite coordination avec la Gestion des ressources humaines (HRM) au Siège, le/la titulaire est responsable des tâches attribuées suivantes, sans s'y limiter :
a) Assister et coordonner le processus de recrutement et de sélection pour les postes d'engagement pour une durée déterminée et temporaires des Nations Unies (ONU) et les postes locaux engagés aux conditions d'emploi locales, y compris le personnel contingent ; fournir des conseils au personnel technique concernant l'utilisation appropriée des mécanismes contractuels ; collaborer à la préparation des descriptions de poste pour les postes fixes et temporaires et des termes de référence pour les postes de personnel contingent ; préparer et diffuser les avis de vacance locaux ; procéder à la sélection des candidatures et aux entretiens des candidats ; administrer les tests ; préparer la documentation et assurer le secrétariat des comités locaux de sélection.
b) Initier et/ou approuver les actions relatives aux ressources humaines (RH) dans le système d'information de gestion du PASB (PMIS) pour le personnel et les travailleurs contingents ; agir en tant que partenaire RH dans PMIS et point focal RH pour le processus de sélection des postes recrutés localement et internationalement.
c) Préparer et traiter les contrats des travailleurs contingents, y compris les consultants et autres personnels recrutés aux conditions d'emploi locales, en veillant au respect des politiques et directives établies ; créer des postes et des demandes de recrutement dans PMIS, le cas échéant
• établir les coûts estimés des contrats
• émettre les contrats ; traiter les processus administratifs d'embauche et de cessation de service ; inscrire les consultants au régime d'assurance accidents ; suivre et mettre à jour le statut de tous les postes de travailleurs contingents et autres contrats de personnel dans PMIS ; coordonner et traiter la prolongation des contrats du personnel et des travailleurs contingents.
d) Administrer les dossiers des travailleurs contingents recrutés aux conditions d'emploi locales ; suivre les performances et accorder les augmentations salariales le cas échéant, sur la base des pratiques et procédures établies ; mettre à jour les systèmes d'information du personnel de l'organisation avec les nouveaux postes et les changements de statut, le cas échéant ; suivre la facturation financière de l'agence d'emploi locale ; vérifier les coûts et les soumettre pour paiement.
e) Administrer les politiques de personnel et appliquer les règlements, règles et procédures concernant le recrutement, les nominations, les prestations et autres questions de personnel, y compris les questions relatives aux immunités et privilèges tels qu'ils s'appliquent au personnel international ainsi que la législation du travail locale telle qu'elle s'applique au personnel recruté aux conditions locales.
f) S'assurer que les documents justificatifs pour l'homologation des personnes à charge, de l'état civil, des allocations pour frais d'études et/ou de toute autre prestation et/ou indemnité du personnel sont examinés et vérifiés.
g) S'assurer que les demandes de paiement des salaires, la documentation de la caisse de retraite, la vérification annuelle des personnes à charge, les rapports/demandes de congé annuel et toute autre prestation sont préparés et soumis en conséquence ; coordonner et traiter la prolongation des contrats du personnel et des travailleurs contingents.
h) Maintenir tous les dossiers administratifs relatifs au personnel du Bureau, y compris la prolongation des contrats, la révision des descriptions de poste, le recrutement de personnel à court terme sous les différents types de contrats de l'Organisation, ainsi que la préparation des justifications correspondantes pour les contrats et l'autorisation de paiement pour les travailleurs contingents.
i) Informer les candidats potentiels ou les nouveaux nommés des prestations et des conditions d'emploi ; informer les membres du personnel sur les procédures administratives relatives aux voyages officiels, aux congés annuels, aux congés de maladie, aux prestations d'assurance maladie et autres questions de personnel.
j) Collaborer avec l'Administrateur/trice à l'élaboration de propositions de plans de développement du personnel ; collaborer à la formation du personnel technique et de soutien ; aider à l'obtention de données salariales pour les enquêtes salariales locales et pour les barèmes de traitement du personnel recruté aux conditions d'emploi locales ; suivre et aider au processus de mise à jour du barème des traitements locaux et des bandes de rémunération pour les travailleurs contingents.
k) Préparer les notifications officielles aux autorités locales concernant l'arrivée et le départ du personnel international ; traiter la documentation requise par le ministère des Affaires étrangères et d'autres organismes gouvernementaux ; aider les membres du personnel dans les questions relatives au dédouanement de leurs effets personnels et mobiliers, le cas échéant.
l) Fournir une orientation et un soutien au personnel concernant le processus d'initiation et de finalisation du système de planification et d'évaluation des performances (PPES) dans PMIS, selon les besoins.
m) Rédiger, concevoir et préparer la correspondance courante et non courante en français et en anglais concernant les tâches assignées, de sa propre initiative ou à partir d'instructions verbales/écrites, pour signature.
n) Agir en tant que point focal pour les questions de ressources humaines auprès de la gestion des ressources humaines (HRM) au Siège.
o) Soutenir la priorisation et le traitement en temps opportun des actions de recrutement et d'intégration pour les postes liés aux opérations de réponse d'urgence en Haïti, en veillant à ce que les actions soient traitées conformément aux politiques de l'OPS/OMS, aux procédures établies et à la délégation de pouvoir applicable.
p) Exécuter d'autres tâches connexes, selon les besoins.
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES CLÉS
- Attitude générale au travail : Maintient son intégrité et adopte une approche et une position éthiques claires ; fait preuve d'engagement envers le mandat de l'Organisation et promeut les valeurs de l'Organisation dans son travail et son comportement quotidiens ; est responsable du travail accompli conformément à son rôle et à ses responsabilités ; est respectueux(se) envers ses collègues et ses homologues et jouit de leur confiance.
- Travail d'équipe (Collaborer et coopérer avec les autres / Gérer efficacement les conflits) : Crée un esprit d'équipe ; promeut la collaboration et la communication ouverte au sein de l'équipe ; soutient les autres de manière proactive ; assume volontiers les responsabilités d'équipe et stimule les résultats de l'équipe ; promeut le partage des connaissances au sein de l'équipe. Identifie de manière proactive les conflits et facilite leur résolution de manière respectueuse ; résout avec tact les conflits entre les personnes ou avec les autres et prend des mesures pour réduire toute tension possible
• établit efficacement des relations avec les individus et les équipes, en instaurant de bonnes relations personnelles et professionnelles et en minimisant le risque de conflit potentiel.
- Respecter et valoriser les différences individuelles : Traite tout le monde avec dignité et respect, en favorisant des relations positives avec tous. Réfléchit à son propre comportement pour éviter les stéréotypes et la discrimination, en examinant les situations du point de vue des autres.
- Communication (S'exprimer clairement à l'oral / Écouter / Écrire efficacement / Partager les connaissances) : Anticipe les besoins de communication de l'auditoire et cible le message en conséquence. Facilite une communication ouverte ; encourage les autres à partager ouvertement leurs points de vue et prend le temps de comprendre et de prendre en compte leurs opinions. Rédige les idées de manière claire, structurée, logique et crédible ; rédige et soutient l'élaboration de directives, de politiques et de procédures. Partage ouvertement les informations pertinentes et s'assure que les informations partagées sont comprises ; considère le partage des connaissances comme une méthode de travail constructive et fait preuve de sensibilisation aux enjeux de l'Organisation.
- Se connaître et se gérer (Rester productif / Apprendre continuellement) : Reste objectif(ve) et concentré(e) même dans un environnement « en mutation et dynamique » ; continue d'afficher un comportement positif face à certaines contraintes ; garde les défis en perspective. Recherche toutes les informations pertinentes pour la prise de décision auprès d'une large variété de sources ; apprend rapidement de nouvelles compétences et capacités qui élargissent son rôle ; fait preuve d'une compréhension rapide des informations nouvelles et/ou complexes relatives au poste.
- Produire des résultats (Travailler de manière efficace et indépendante / Fournir des résultats de qualité / Prendre des responsabilités) : Priorise le travail, suit ses propres progrès par rapport aux objectifs et adapte les plans au besoin ; communique les ajustements nécessaires. Agit de manière proactive et stimule l'action au besoin ; gère les problèmes de manière efficace et constructive. Produit des résultats de haute qualité et des solutions réalisables qui répondent aux besoins des clients. Travaille de manière indépendante pour produire de nouveaux résultats et fixe ses propres échéances de manière efficace et rationnelle. Fait preuve d'une attitude positive en travaillant sur de nouveaux projets et initiatives. Fait preuve de redevabilité pour ses propres succès ainsi que pour ses erreurs ; tire des enseignements de l'expérience.
EXPERTISE TECHNIQUE
- Connaissance des pratiques et procédures relatives aux ressources humaines, combinée à la capacité d'expliquer les politiques, règlements, normes et directives établies qui servent de base aux décisions et actions relatives au personnel.
- Compétences en matière de planification, d'organisation, de résolution de problèmes et de prise de décision concernant les processus de gestion de bureau.
- Capacité à maintenir des bases de données, à saisir des données et à préparer des rapports et de la documentation, y compris des graphiques spécifiques, des éléments visuels et d'autres fonctionnalités.
- Capacité à rechercher, analyser et organiser des informations pour préparer des tableaux, des graphiques, des rapports, etc.
- Capacité à planifier, organiser, coordonner et exécuter des processus administratifs, tels que le suivi des processus de ressources humaines, la tenue des registres de dépenses, la préparation des budgets, etc.
- Capacité à rédiger/concevoir de la correspondance et des rapports courants et non courants en français et en anglais ; une connaissance de travail de l'espagnol serait un atout.
- Capacité à planifier, organiser, coordonner et exécuter des processus administratifs tels que la gestion des contrats, le recrutement du personnel, la préparation de rapports, la coordination des services de soutien administratif, etc.
- La nature des activités RH exige de la sensibilité, de la confidentialité et du respect pour tous les contacts et toutes les informations traitées.
FORMATION
Essentiel : Diplôme d'études secondaires (Baccalauréat ou équivalent).
EXPÉRIENCE
Essentiel : Six ans d'expérience dans le travail administratif, de préférence dans des fonctions de ressources humaines.
LANGUES
Maîtrise du français et du créole haïtien, avec une connaissance de travail de l'anglais. Une connaissance de travail de l'espagnol serait un atout.
COMPÉTENCES INFORMATIQUES
Capacité démontrée à utiliser efficacement les technologies et logiciels actuels, ainsi que les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP). D'autres compétences informatiques et la connaissance de logiciels tels que Microsoft Excel, Outlook, OneDrive, PowerPoint, Teams, SharePoint et Word sont considérées comme essentielles.