Vous coordonnerez les activités et processus d'approvisionnement locaux pour l'acquisition de biens et de services destinés à soutenir la mise en œuvre de programmes de qualité pour les populations pauvres et vulnérables. Vos connaissances et votre expérience vous permettront de garantir la qualité et l'efficacité des activités d'approvisionnement et d'achat, ainsi que la bonne gestion, l'intégrité, la transparence et la responsabilité.
Rôles et responsabilités clés
• Coordonner des systèmes d’approvisionnement et des procédures opérationnelles pleinement conformes. Évaluer leur efficacité et leur efficience et recommander des améliorations. Contribuer à garantir la conformité aux principes, normes et politiques d’approvisionnement de CRS, aux réglementations des donateurs et aux exigences légales locales.
• Coordonner avec les différents services l’élaboration et la mise à jour d’un plan d’approvisionnement précisant les quantités, la qualité et les délais de livraison des biens, de l’aide en espèces et en bons d’achat (AEC) et des services. Fournir les informations tarifaires nécessaires à la préparation du budget.
• Coordonner le processus d’approvisionnement afin d’optimiser les ressources. Les principales activités comprennent les études de marché et le suivi des prix, la définition des critères d’évaluation des fournisseurs, la mise en place de processus d’appel d’offres et de sélection des fournisseurs transparents et cohérents, l’évaluation de la qualité et de la disponibilité des biens, ainsi que la préparation des contrats et des bons de commande.
• Communiquer avec les autres membres de l’équipe des achats et les différentes unités de programme et d’opérations afin de coordonner et de suivre la livraison et la réception des biens et services et de tenir chacun informé de leur statut. Recueillir les informations nécessaires pour confirmer que les biens, services et aides en espèces et en bons d’achat livrés correspondent aux commandes, dans les quantités et la qualité requises, et qu’ils arrivent dans les délais et au prix convenus.
• Assurer la correspondance et le contact régulier avec les fournisseurs et les vendeurs de bons de commande afin de garantir le suivi de l'exécution des clauses et conditions contractuelles et de gérer les problèmes éventuels. Suivre et rendre compte des performances des fournisseurs, en signalant les problèmes et/ou inefficacités actuels ou potentiels, et contribuer aux modifications des contrats et bons de commande.
• Garantir la transparence au sein du service des achats en assurant une traçabilité complète, précise et à jour de tous les processus d'achat, des dossiers fournisseurs et des bases de données d'achat et d'inventaire, afin de faciliter le contrôle et la responsabilisation. Préparer des rapports et faciliter la récupération des documents.
• Suivre tous les bons de commande dans le système Insight et veiller à leur clôture dans les délais impartis en assurant le suivi de la confirmation de livraison, de la réception des biens/services et du paiement.
• Garantir la bonne gestion et l'organisation des dossiers d'achat sur l'espace Teams, conformément à la structure de classement établie.
• Assurer la saisie et la mise à jour précises des informations contractuelles dans le système de gestion des contrats, notamment la mise à jour des détails clés, des étapes importantes et du statut tout au long du cycle de vie du contrat. Soutenir les processus de gestion des contrats, notamment le suivi des échéances, des renouvellements et des modifications, et veiller au respect des clauses et conditions contractuelles.
• Appuyer les processus de présélection et de vérification préalable des fournisseurs afin de garantir que ces derniers répondent aux exigences techniques, financières et éthiques, et tenir à jour les listes de fournisseurs agréés.
• Assurer un suivi proactif des commandes auprès des fournisseurs, y compris la gestion des commandes en souffrance et le suivi jusqu'à la livraison complète.
Qualifications requises
• Diplôme de niveau Bac+2
• Au moins 4 ans d’expérience en gestion des achats, logistique ou administration
• Une formation complémentaire peut compenser une partie de l’expérience.
Qualifications souhaitables :
- Licence en administration des affaires ou diplôme équivalent
- Expérience au sein d’une organisation internationale
- Expérience en programmation CVA
- Connaissance des études de marché
- Certification professionnelle (un atout).
Connaissances, compétences et aptitudes:
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint). Une expérience des systèmes de gestion de bases de données (par exemple, MS Access) est fortement souhaitable.
• Bonne connaissance des réglementations des bailleurs de fonds en matière
de marchés publics (par exemple, USAID, UE, ONU).
• Connaissance des réglementations internationales et nationales en matière de marchés publics et des conditions du marché local.
• Connaissance des clauses contractuelles et capacité avérée à exécuter avec succès des commandes conformément aux spécifications.
• Bonnes aptitudes en matière de planification et de coordination, et capacité à gérer efficacement les priorités concurrentes.
• Bonnes aptitudes d’analyse et capacité à prendre des décisions de manière autonome.
• Proactivité, orientation résultats et sens du service, avec une volonté de satisfaire les besoins des clients.
• Conduite éthique conforme aux codes de déontologie professionnels et organisationnels reconnus.
• Bonnes aptitudes en matière de négociation, de communication et de gestion des relations.
• Connaissance des systèmes ERP ou P2P.
Langues requises : Excellente maîtrise du français et de l’anglais (français comme langue de travail ; anglais pour les systèmes, les rapports et la documentation technique).
Déplacements : Disponibilité pour des déplacements dans les bureaux extérieurs afin d’apporter un soutien ponctuel.
Responsabilités hiérarchiques : Aucune.
Le processus de candidature comprend deux (2) étapes obligatoires qui doivent être complétées pour que la candidature soit considérée comme valide:
1. Remplir et soumettre le formulaire de candidature.
2. Envoyer tous les documents requis par email.