L'Associé(e) aux opérations de carburant évolue au sein de la fonction logistique et de la chaîne d'approvisionnement du Bureau Pays en Haïti. Le poste contribue à la gestion stratégique et opérationnelle du carburant, ressource essentielle au bon fonctionnement des activités sur le terrain, notamment le transport, la production d'énergie et le soutien aux opérations multi-sites.
Sous la supervision du Responsable de la supervision de la gestion du carburant, l'Associé(e) assure la coordination des opérations sur plusieurs sites, en veillant à la fiabilité des données, à la conformité aux procédures établies et à la continuité des activités. Le poste comprend également une dimension de supervision directe des Agents de Carburant, ainsi qu'un rôle clé dans le suivi de la performance opérationnelle, la gestion des risques et l'appui à la prise de décision grâce à des informations fiables et en temps opportun.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:
Assurer la coordination efficace et conforme des opérations de gestion du carburant sur l'ensemble des sites, en garantissant la disponibilité des stocks, la fiabilité des données et le respect des procédures, tout en encadrant les équipes terrain et en contribuant à la gestion des risques et à la prise de décision.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :
Associé(e) aux Opérations de Carburant (G6) appuie la planification, la coordination et l'exécution des opérations de carburant sur tous les sites. Ce rôle garantit l'exactitude des données, la bonne tenue des documents, la fonctionnalité des équipements, le respect des SOP, ainsi qu'une gestion efficace des stocks et des réapprovisionnements. Le poste fournit également des informations opérationnelles fiables et en temps opportun pour appuyer sur la prise de décision.
1.1 Gestion des opérations quotidiennes
- Superviser la distribution quotidienne de carburant, les mouvements de stock et la tenue des registres sur tous les sites.
- Veiller à ce que les Agents de Carburant respectent les SOP, les normes de sécurité et les procédures de documentation.
- Traiter les problèmes opérationnels courants et escalader les cas complexes ou à haut risque.
- Coordonner avec les équipes de site, les techniciens et les unités concernées pour assurer la continuité des opérations.
- Surveiller la disponibilité du carburant et prévenir de manière proactive les interruptions opérationnelles.
1.2 Gestion des données et reporting
- Collecter, compiler et valider les données de carburant quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles de tous les sites.
- S'assurer de l'exhaustivité et de l'exactitude des fiches de stock, registres, feuilles de réconciliation et données numériques.
- Maintenir des archives documentaires et des systèmes de reporting organisés et à jour.
- Signaler immédiatement toute anomalie, incohérence, risque ou irrégularité.
- Suivre les tendances de consommation, les niveaux de stock et l'état des réapprovisionnements pour le reporting.
1.3 Gestion des stocks et du réapprovisionnement
- Maintenir des enregistrements précis et alignés entre le stock physique, les fiches de stock et les systèmes.
- Suivre la consommation de carburant par rapport aux prévisions et aux besoins opérationnels.
- Initier les demandes de réapprovisionnement en fonction des seuils d'alerte, des niveaux de stock tampon et des analyses de tendance.
- Préparer et soumettre les documents de réapprovisionnement, incluant les justifications et la situation des stocks.
- Coordonner le processus de réception du carburant avec les Sous-Bureaux (Logistique/Admin), en veillant à :
o la vérification des quantités et de la qualité
o la validation et l'approbation des documents
o la mise à jour immédiate des systèmes de stock
- Signaler toute divergence, perte ou problème de qualité lors de la réception.
- Identifier et signaler les risques de rupture de stock et proposer des mesures d'atténuation.
1.4 Support technique et équipements
- Appuyer sur l'installation, la configuration et la maintenance des équipements de carburant.
- Suivre le bon fonctionnement des équipements et signaler rapidement les pannes ou dysfonctionnements.
- Contrôler la disponibilité et l'utilisation appropriée des EPI et des équipements opérationnels.
1.5 Suivi terrain, supervision et encadrement
- Effectuer des visites régulières sur le terrain pour contrôler les opérations et la conformité.
- Superviseur, encadreur et ancien les Agents de Carburant sur le terrain.
- Appuyer les contrôles inopinés, audits et missions de vérification de conformité.
- Veiller à l'application uniforme des normes opérationnelles sur tous les sites.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
Éducation : Diplôme d'études secondaires, idéalement complété par un diplôme universitaire ou technique en logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement, administration des affaires ou dans un domaine connexe. Une formation complémentaire en gestion des carburants, gestion des stocks ou gestion des opérations est un atout.
Expérience :
- Minimum de 6 ans d'expérience pertinente en logistique, chaîne d'approvisionnement, opérations liées aux carburants, gestion d'entrepôt, contrôle des stocks ou fonctions de soutien opérationnel.
- Une expérience des opérations sur le terrain et de la coordination multisite est fortement souhaitable.
- Une expérience préalable en supervision ou en gestion de personnel opérationnel est un atout.
Connaissances et Compétences :
- Solides compétences en gestion des données et reporting, incluant validation et réconciliation
- Connaissance des systèmes de gestion des stocks, des dures de carburant et de la conformité aux SOPs
- Capacité à analyser les tendances de consommation et les niveaux de stock
- Connaissance des normes de sécurité liées à la manipulation du carburant
- Maîtrise des outils de tenue de registres et des systèmes numériques de base (Excel, FMS)
- Compétences en résolution de problèmes et capacité à gérer plusieurs priorités opérationnelles
- Haut niveau d'intégrité, de responsabilité et de rigueur
- Excellentes capacités d'organisation et de coordination
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe sous pression opérationnelle
- Approche proactive avec capacité à identifier les risques et proposer des solutions
- Excellentes compétences interpersonnelles et aptitudes à encadrer et soutenir les équipes terrain
- Disponibilité et capacité à effectuer des déplacements réguliers sur le terrain
LANGUES
- Maîtrise du français et du créole haïtien (oral et écrit) obligatoire
- Connaissance pratique de l'anglais souhaitée et considérée comme un atout.
Ce poste est relié afin d'élargir le bassin de candidatures. Les personnes ayant déjà postulé ne sont pas tenues de soumettre une nouvelle candidature, leur dossier de candidature précédent restant enregistré.