L'assistant(e) administratif(ve) de niveau professionnel, tout en maintenant une stricte confidentialité, collabore avec ses collègues pour effectuer un travail administratif de haut niveau qui fait progresser directement les opérations et les objectifs du département desservi, en fournissant une gamme complète de fonctions de soutien spécialisées à un grand groupe de travail ou un soutien hautement qualifié et spécialisé ; peut soutenir directement un directeur ou un directeur principal.
Responsabilités
- Entretenir une relation personnelle avec Jésus-Christ. Témoigner constamment de Jésus-Christ, faire preuve d'une attitude courtoise et empreinte de l'exemple du Christ envers les personnes au sein et en dehors de Compassion, et soutenir fidèlement le ministère de Compassion par la prière.
- Agit comme défenseur des droits de l'enfant afin de sensibiliser le public à ses besoins. Comprend le commandement du Christ de protéger les enfants. S'engage à placer la protection de l'enfance au cœur de toutes ses décisions, tâches et activités au sein du ministère. Respecte les règles de conduite énoncées dans la Déclaration d'engagement de Compassion en matière de protection de l'enfance et le Code de conduite. Signale tout cas de maltraitance, de négligence ou d'exploitation d'enfants conformément à la procédure de signalement interne de Compassion et apporte son soutien aux équipes d'intervention en cas d'incident.
- En tant que membre expérimenté de l'équipe, vous répondez aux questions détaillées, expliquez les processus et correspondez avec les personnes concernant des informations spécialisées au sein du département ou du groupe de travail assigné.
- Effectue un travail de soutien spécialisé consistant à saisir des données électroniques détaillées, à rechercher, à extraire et à mettre en forme des informations et des données nécessitant des connaissances spécialisées du groupe de travail assigné.
- Rédige et/ou relit des documents, des formulaires et autres correspondances, qui peuvent être confidentiels. Planifie souvent les réunions importantes, rédige les comptes rendus, coordonne les déplacements complexes, accueille les visiteurs et prépare les ordres du jour et les itinéraires.
- Peut effectuer des travaux manuels légers tels que la livraison de fournitures de bureau, la disposition des chaises et la mise en place de rafraîchissements, de brochures et de présentoirs.
- Crée ou coordonne la création, le suivi et la diffusion des rapports de données pour le département ou le groupe de travail concerné.
- Peut communiquer avec le personnel d'autres pays pour faciliter le traitement des informations ou des produits de travail, assurer le suivi de l'exactitude et de la conformité des processus, garantir une compréhension claire entre les fonctions, et participer à des équipes de projet.
- Peut administrer des programmes nécessitant une expertise dans les domaines du groupe de travail soutenu, ainsi que collecter, évaluer et rendre compte des données relatives au département assigné ou aux départements clients.
- Peut commander des fournitures ou des services, organiser l'expédition ou le transport, ou fournir d'autres services logistiques conformément aux pratiques et politiques standard, ou former d'autres employés à accomplir ces tâches. Peut fournir des services d'enregistrement ou d'authentification de documents, au besoin.
Foi
- Il entretient une relation personnelle avec Jésus-Christ.
Culture
- Responsable du soutien, du respect et de la mise en œuvre des « comportements culturels » fondamentaux de Compassion dans toutes les communications et relations internes et externes.
Éducation
- Baccalauréat en administration des affaires, en technologies de l'information ou dans une discipline connexe
Expérience
- Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience professionnelle pertinente dans un rôle administratif, opérationnel ou connexe.
Qualifications requises
- Niveau d'anglais intermédiaire ou supérieur, avec d'excellentes compétences en communication écrite et orale
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités.
- Esprit proactif et axé sur les solutions, doté de solides compétences en résolution de problèmes
- Solides compétences en rédaction administrative, notamment en matière de préparation de la correspondance et des documents officiels.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe
Qualifications souhaitées
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- Maîtrise de l'espagnol
- Connaissances de base en finance et en comptabilité
- Expérience en rédaction de contrats et autres documents juridiques ou administratifs
Environnement de travail
Bureau – Environnement de bureau standard
Lieu : Port-au-Prince, Haïti
Exigences physiques
Rester assis, debout et/ou en marche jusqu'à 8 heures par jour
Exigences de voyage
Aucun déplacement n'est requis pour ce poste.