Contexte et portée organisationnels
Sous la supervision générale du coordonnateur principal des urgences en Haïti et la supervision directe de l'agent des urgences sur le terrain, le titulaire sera chargé d'appuyer les fonctions et les tâches administratives de la programmation d'urgence dans le Grand Nord, notamment en ce qui concerne la protection des migrants et la réponse aux déplacements internes dans des communes telles que Ouanaminthe, Belladère, Hinche et Cap-Haïtien .
Responsabilités
- Coordonner les opérations administratives et logistiques quotidiennes des bureaux satellites dans la zone de responsabilité, à l'appui des programmes d'urgence dans le Grand Nord, en veillant à ce que les processus soient efficaces, conformes et adaptés aux besoins opérationnels.
- Initier, suivre et clôturer tous les processus administratifs nécessaires à la mise en œuvre du programme dans les systèmes de l'OIM : demandes d'achat, réceptions de marchandises, factures, demandes de paiement, autorisations de voyage et réclamations, en assurant un suivi proactif des points de blocage auprès des unités de soutien à Port-au-Prince.
- Fournir un appui administratif à l’aide en espèces et en nature dans le cadre des programmes (avances de fonds, liquidations, distributions, etc.) conformément aux règles financières de l’OIM et aux exigences des donateurs.
- Appuyer la coordination administrative avec les autorités locales et nationales, les partenaires, les agences des Nations Unies, les ONG, les donateurs et autres parties prenantes : autorisations, modalités d’accès, planification et correspondance officielle.
- Organiser des réunions, des ateliers, des formations et des visites de terrain ou de donateurs dans le Grand Nord. Prendre les dispositions nécessaires concernant les déplacements et l'hébergement et veiller à ce que les autorisations de sécurité et les demandes de déplacement respectent les procédures du Département de la sûreté de l'ONU et de l'OIM.
- Rédiger et traiter la correspondance courante et assurer le suivi des dossiers en cours. Gérer les systèmes de classement électroniques et physiques, y compris les moyens de vérification sur le SharePoint de l'unité, à des fins d'audit et de reporting.
- Soutien aux processus RH : recrutement, contrats de consultants et intégration, accompagnement du personnel administratif junior et des travailleurs horaires sur les procédures de l’OIM.
- Effectuer toute autre tâche requise.
Qualifications
Qualifications et expérience requises
ÉDUCATION
- Baccalauréat ou diplôme équivalent ou supérieur en administration des affaires ou dans un domaine connexe, obtenu auprès d'un établissement agréé, avec trois années d'expérience professionnelle pertinente ; ou
- Diplôme d'études secondaires et cinq ans d'expérience pertinente.
EXPÉRIENCE - Expérience professionnelle dans des fonctions administratives au sein des bureaux satellites de l'OIM.
- Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique et Outlook ;
- Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ;
- Discret, attentif aux détails et aux besoins des clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,
- Une expérience en matière de liaison avec les autorités gouvernementales, les organisations humanitaires internationales, les institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout.
COMPÉTENCES
- Capacité à gérer et à coordonner l'ensemble du processus administratif lié à chaque activité
- Capacité à coordonner et à coopérer avec différentes unités (Finance, RH, Approvisionnement)
- Capacité à comprendre et à appliquer efficacement les procédures de l'IOM
- Faire preuve de souci du détail et de compétences et d'une attitude positive en matière de résolution de problèmes
- Aptitude à la saisie et à la production de rapports de données
Langues requises
Pour ce poste, la maîtrise du français et du créole haïtien est requise (à l'oral et à l'écrit).
SOUHAITABLE
Connaissance pratique de l'anglais.