Ce poste est rattaché au Bureau du Chef de Mission, au sein du Bureau d'appui des Nations Unies en Haïti, à Port-au-Prince. Le/la chargé(e) adjoint(e) de gestion de programmes (NOB) relève du/de la chargé(e) principal(e) de gestion de programmes au Bureau du Chef de Mission.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant(e) de gestion de programme, NOB, sera chargé(e) des tâches suivantes :
• Contribuer à l'organisation des réunions entre les fonctionnaires de la Mission et les autorités gouvernementales et assurer le suivi des réunions, des demandes et des points d'action.
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer la liaison entre le Bureau du Chef de Mission et les homologues du gouvernement hôte ainsi que la communauté diplomatique concernant les nominations et les réunions.
• En appui au Bureau du Chef de Mission, suivre l'évolution politique locale et la dynamique institutionnelle afin d'identifier les risques, les opportunités et les problèmes susceptibles d'affecter la Mission.
• Préparer, sur demande, des notes d'information, des argumentaires, des mises à jour et autres documents à l'intention de la haute direction.
• Fournir une analyse d'alerte précoce et signaler les évolutions chez les homologues du gouvernement local susceptibles d'avoir un impact sur les opérations de la Mission et/ou la mise en œuvre du mandat.
• Préparer et contribuer à la correspondance officielle entre la Mission et les autorités gouvernementales compétentes et en assurer le suivi.
• Maintenir la communication avec le protocole d'État lors des événements et cérémonies officiels auxquels participent le Chef de Mission et le Directeur de l'appui à la mission (DAM).
• Identifie et coordonne les visites des lieux d'activités, de réunions et autres sites que le chef de mission doit visiter, et prend les dispositions nécessaires à leur participation.
• Apporte son soutien à la planification des cérémonies, réunions et conférences organisées par le chef de mission, selon les besoins.
• Maintient et diffuse une liste de diffusion et les coordonnées à jour des membres du gouvernement du pays hôte et des missions diplomatiques accréditées auprès de ce pays (chefs et adjoints), des organisations régionales, ainsi que des agences, programmes et fonds des Nations Unies.
• Coopère avec le Bureau d'accueil de la Division de l'appui à la mission, notamment pour les activités liées à l'assistance du gouvernement hôte dans les domaines du transport, de l'aviation, du dédouanement, du transport de marchandises, etc., selon les besoins.
• Sensibilise les membres du personnel à la législation locale lors de leurs interactions avec les autorités gouvernementales.
• Contribue aux initiatives de sensibilisation de la mission concernant les coutumes, les valeurs et les normes locales.
• Collabore avec les sections d'appui à la mission afin d'obtenir les autorisations nécessaires auprès du gouvernement hôte.
• Assure la coordination avec les autorités locales en cas d'urgence médicale et apporte son soutien au Service médical, selon les besoins.
• S'acquitte de toute autre tâche requise.
Compétences
PROFESSIONNALISME :
Fierté du travail accompli et des résultats obtenus ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, des échéances et l'atteinte des objectifs ; motivation par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérance face aux difficultés ; calme en situation de stress. Responsabilité dans l'intégration de la perspective de genre et la garantie de l'égalité de participation des femmes et des hommes dans tous les domaines d'activité.
COMMUNICATION : Communication orale et écrite claire et efficace
• écoute, interprétation correcte des messages et réponse appropriée ; questions pour clarifier et intérêt pour un dialogue constructif ; adaptation du langage, du ton, du style et du format au public ; transparence dans le partage d'informations et la communication.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Définition d'objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identification des activités et tâches prioritaires ; ajustement des priorités selon les besoins ; allocation du temps et des ressources nécessaires à la réalisation des tâches ; anticipation des risques et des imprévus ; suivi et ajustement des plans et actions ; gestion efficace du temps.
Diplôme universitaire de niveau supérieur (maîtrise ou équivalent) en droit, sciences politiques, relations publiques ou dans un domaine connexe.
Un diplôme universitaire de premier cycle, assorti d'une expérience pertinente, peut être accepté à la place d'un diplôme de niveau supérieur.
Une expérience professionnelle d'au moins deux ans, à responsabilités croissantes, dans un poste similaire ou connexe est requise.
Une expérience au sein de l'administration d'une entité est souhaitable.
Une expérience en matière de protocole et de liaison avec les autorités gouvernementales du pays d'accueil est également souhaitable.
Une expérience dans le secteur privé et/ou au sein d'une ONG est un atout.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français est requise.
L'évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d'évaluation écrite, qui peut être suivi d'un entretien axé sur les compétences.