Le directeur de l’administration est responsable de la supervision directe des fonctions du département de l’administration : infrastructure (siège social, et succursales) et gestion des ressources (gestion de flotte, immobilisations, inventaire) et archives. Il / elle assure un système adéquat de procédures, de contrôles internes et de politiques pour assurer une utilisation efficace et efficiente des ressources de la Société dans l’approvisionnement et l’utilisation des actifs de la Société.
Il / elle assure la supervision directe, le mentorat et coaching au personnel administratif, dirige la planification organisationnelle à long terme et le développement de l’infrastructure de la société (à savoir, le siège social et les succursales), gère le budget d’administration de la société. Il est membre de l’équipe de direction et du comité de gestion de crise.
RESPONSABILITÉS
I. Conseil aux entreprises et partenariat
- En tant que membre de l’équipe de direction et du comité de gestion de crise, contribue à la stratégie commerciale globale et à la prestation de SFF
- Établir la crédibilité pour fournir un leadership afin de fournir des commentaires éclairés et influents aux parties prenantes internes et externes en ce qui concerne l’infrastructure et les ressources de l’entreprise.
- Communique et interagit avec d’autres départements de l’organisation, y compris les finances, les opérations, l’informatique, les ressources humaines, les services juridiques, les contrôles internes et l’audit pour conseiller et résoudre les problèmes liés à un service administratif.
II. Politiques, procédures et conformité
- Maintenir et élaborer des informations sur les politiques et procédures du département et initier l’élaboration de nouvelles politiques et procédures au besoin
- Assurer la conformité avec la hiérarchie d’approbation définie pour toutes les activités du service
- Assurer une documentation transparente et compréhensible
- Examiner périodiquement les systèmes, les politiques et les procédures administratives pour s’assurer de leur efficacité et contrôler l’information afin de protéger les opérations et les actifs de l’entreprise.
III. Configurer, gérer et maintenir l’infrastructure de la société
- Identifier les besoins en infrastructure, examiner les options en collaboration avec les opérations, l’informatique et la sécurité et négocier les conditions en étroite collaboration avec le service juridique
- Diriger l’évaluation des installations et de l’infrastructure physique de SFF et l’entretien et la réparation planifiés continus de l’infrastructure et de l’équipement du SFF
- Coordonner et gérer les projets d’amélioration des immobilisations ainsi que d’autres projets budgétisés en consultation avec les services de gestion et d’utilisation
- Établir une infrastructure et des capacités de haute qualité dans les domaines des installations, des services publics et de l’équipement de communication en coordination avec les TI
IV. Gestion de la logistique
- Assurer l’utilisation efficace et efficiente de la flotte de véhicules de la Société (possédés ou loués), y compris l’entretien et la réparation, l’assurance, la sécurité, ainsi que le suivi et la surveillance de l’utilisation
- Assurer le strict respect des politiques et procédures de la Société, en particulier en ce qui concerne le transport et le transfert d’espèces
- Préparer et maintenir le plan d’entretien et de remplacement de la flotte en consultation avec la direction et les utilisateurs du service
- Assurer des déplacements, des hébergements et d’autres arrangements efficaces et sûrs pour les déplacements officiels du personnel et des visiteurs de la Société
V. Archives
- Superviser la signature électronique et le développement des systèmes de classement, des systèmesde classification des entrepriseset entreprendre des enquêtes sur les enregistrements
- Identifier les ressources de gestion des documents les plus appropriées et établir des calendriers de conservation et d’élimination conformément aux réglementations locales et internationales
- Prodiguer des conseils sur les nouvelles politiques de gestion des documents, en fournissant un cadre pour guider le personnel dans la gestion des documents
VI. Formation &
• Coaching
- Permettant aux employés du service d’administration de répondre aux exigences de leur poste
- Planifier, organiser, diriger et évaluer le rendement des gestionnaires et du personnel assignés
- Développer activement les capacités et les compétences des membres du département grâce à des programmes de formation formels, à un mentorat et à un apprentissage pratique
- Surveille régulièrement les performances et fournit un encadrement pour l’amélioration et le développement des performances
- Établit les exigences de performance et les objectifs de développement personnel
- Motive les membres de l’équipe à poursuivre l’apprentissage continu
- Fournit un environnement de département qui favorise la croissance personnelle et professionnelle des membres du département afin d’encourager la loyauté, l’ouverture d’opinion et la curiosité constante.
Connaissances, formation et expérience requises
Diplôme universitaire en gestion ou dans un autre domaine connexe
Plus de cinq (5) ans d’expérience dans un poste à responsabilités croissantes ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience
Au moins deux ans d’expérience dans la direction d’une équipe d’employés hautement qualifiés
Expérience dans le système de gestion des installations préféré
Volonté démontrée d’ajouter une valeur significative dans un environnement à fort potentiel de croissance
Langues
Créole haïtien, Français et anglais
Compétences clés : Aptitudes, connaissances et aptitudes
- Leadership avec orientation travail d’équipe
- Interpersonnel/coaching
- Communication efficace
- Prise de décision
- Confidentialité et éthique
- Motivant
- Réseautage
- Rigueur
- Capacité analytique et technique
- Organisationnel
- Analyse des problèmes
- Résolution de problème
- Priorisation et gestion de plusieurs tâches