Ce poste est situé au sein du Service conjoint des droits de l’homme du Bureau intégré des Nations Unies à Haïti (BINUH) et du Haut-Commissariat aux droits de l’homme (HCDH), à Port-au-Prince, en Haïti. Le/la titulaire du poste relève du/de la chef du Service conjoint des droits de l’homme ou du/de la responsable des finances et de l’administration du BINUH.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant(e) administratif(ve) sera responsable des tâches suivantes :
Gestion des ressources humaines
• Initie, examine, traite et assure le suivi des actions relatives à l'administration des activités de ressources humaines de l'unité, par exemple le recrutement de personnel et de consultants, l'affectation, la promotion, la mutation, l'évaluation du rendement, les révisions de la classification des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à l'application uniforme des règles et procédures des Nations Unies.
• Répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, les procédures administratives, les processus et pratiques, les conditions d'emploi, les fonctions et responsabilités, ainsi que les droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel.
• Supervise la tenue des dossiers d'avis de vacance de poste et assure le suivi de l'état d'avancement de ces avis. Examine et traite les mesures relatives au personnel par l'intermédiaire d'UMOJA.
• Suit l'état d'avancement du tableau des effectifs et prépare les données et graphiques statistiques pertinents.
Budget et finances
• Participe à la préparation et à l'examen des propositions et des besoins en matière de ressources humaines et financières. Consolide le budget et le programme de travail en fonction du budget du Siège, des fonds d'affectation spéciale, des subventions et des achats.
• Suit les dépenses et les compare au budget approuvé. Prépare les ajustements nécessaires.
• Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Participe à la préparation des soumissions relatives à l'exécution budgétaire et à la finalisation des rapports d'exécution budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système UMOJA.
• Assure la coordination avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
Administration générale
• Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d'audit financier et de personnel pertinentes.
• Assure une coordination étroite avec les unités de service et communique fréquemment avec les membres de l'équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• Exécute d'autres tâches administratives connexes, au besoin (p. ex., programme de déplacements opérationnels; suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services; planification des espaces physiques; identification des besoins en technologies de bureau et maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes; organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traductions).
• Peut être responsable de l'encadrement, de la formation et de la supervision du travail du personnel des services généraux moins expérimenté.
• Contribue à la collecte et à l’analyse des données, ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports destinés au partage d’informations, à la réponse aux demandes de renseignements, à la gestion des connaissances, à la planification et à la prise de décision.
• Participe à la création de visualisations et à la mise à jour des supports d’information, tels que les pages web ou les brochures.
Gestion des contrats
• Contribue à la gestion quotidienne des contrats conclus entre l’ONU et les prestataires de services externes.
• Vérifie les factures des prestataires par rapport aux biens et services fournis et approuvés par l'ONU.
• Assure le suivi des factures des prestataires et contrôle les paiements.
• Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l'ONU pour le personnel contractuel et de travail des unités, sections ou services, notamment : laissez-passer pour les terrains de l'ONU, laissez-passer pour les biens, permis de stationnement, cartes d'accès et clés.
• Tient à jour les dossiers internes et la documentation relative aux activités d'achat.
Compétences
PROFESSIONNALISME :
Capacité à accomplir un large éventail de fonctions administratives (budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc.). Capacité à appliquer les connaissances des règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies dans le cadre professionnel.
Fierté du travail accompli et des résultats obtenus ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, des échéances et l’atteinte des objectifs ; motivation par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérance face aux difficultés ; calme en situation de stress ; engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Capacité à analyser, modéliser et interpréter des données à l’appui de la prise de décision.
TRAVAIL D’ÉQUIPE :
Collaboration avec les collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; prise en compte des idées et de l’expertise d’autrui ; volonté d’apprendre des autres ; priorité donnée aux objectifs de l’équipe ; soutien et respect des décisions finales du groupe, même si elles ne reflètent pas entièrement sa propre position.
Partage le mérite des réussites de l'équipe et assume la responsabilité collective des échecs.
PLANIFICATION ET ORGANISATION :
Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources nécessaires à la réalisation du travail ; anticipe les risques et prévoit des solutions de rechange lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions au besoin ; gère son temps efficacement.
Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est requis.
Une expérience minimale de sept (7) ans dans les services administratifs, la finance, la comptabilité, l'audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requise.
Une expérience d'un (1) an ou plus en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français est requise.
L'évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien axé sur les compétences.
Ce poste est à pourvoir temporairement pour une durée de quatre (4) mois, avec possibilité de prolongation, sous réserve de la disponibilité des fonds.