Responsable des services de soutien

Il s'agit d'une excellente opportunité de contribuer à la mise en œuvre efficace des projets d'UNOPS en Haïti en assurant un soutien stratégique et une coordination transversale des fonctions opérationnelles. Ce poste offre la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et multiculturel, en contribuant à l'efficacité des projets grâce à une gestion rigoureuse des aspects financiers, des achats, des ressources humaines et des services administratifs, tout en participant aux initiatives de développement durable du pays.

Le/La responsable des services de soutien rejoindra le bureau de pays en Haïti à une étape cruciale de son développement. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec la direction du bureau afin d'accompagner une importante transition organisationnelle et opérationnelle, en contribuant à traduire les nouvelles priorités en dispositifs opérationnels efficaces et en veillant à ce que le bureau soit en mesure d'assurer une prestation de services durable à long terme.

* Si le candidat sélectionné est un ressortissant haïtien, il sera engagé selon une modalité de contrat local (LICA 10).

Objectif du rôle

Le/La responsable des services de soutien est chargé(e) d'assurer la gestion efficace des fonctions opérationnelles et de soutien des projets d'UNOPS en Haïti, en veillant au respect des règles, réglementations, politiques et procédures d'UNOPS. Il/Elle encadre et conseille les équipes de soutien, supervise la gestion financière, les achats, les ressources humaines, les services administratifs et les services informatiques, et contribue à la réussite des projets en promouvant l'excellence opérationnelle, la responsabilisation et une gestion efficace des ressources. 

Fonctions / Résultats clés attendus

 1. Gestion des opérations 

• Gestion des opérations et des services de soutien du Bureau, à savoir la gestion des ressources humaines, les finances, les achats, la logistique, les services administratifs et les services TIC – facilitant la prestation de services de soutien efficaces, efficients et cohérents aux projets et à toutes les activités relevant du Bureau. 
• Appuyer le directeur pays dans la définition des objectifs de gestion. Suivre leur réalisation.
• Collaborer avec les collègues concernés pour identifier les besoins, déterminer les coûts et planifier de manière proactive tous les services de soutien administratif. 
• Superviser et contrôler l'ensemble des opérations afin de garantir la conformité aux stratégies institutionnelles, aux règles, réglementations, politiques et normes de responsabilité, d'éthique et d'intégrité d'UNOPS, ainsi que l'atteinte des résultats escomptés. Veiller à la bonne application des normes et procédures opérationnelles.
• Surveiller l'efficacité des services de soutien afin de garantir un service client optimal et la satisfaction de la clientèle. Mettre en œuvre des ajustements et des améliorations opérationnels en temps opportun. 
• Solliciter des contributions pertinentes en matière de soutien, par exemple auprès du responsable des services aux étudiants en poste au sein du Bureau multinational, de l'IPAS et des groupes de pratique. 
• Servir de point de contact pour tout exercice d'audit interne/externe.
• Supervision des questions de sécurité et garantie du respect intégral des normes et procédures de sécurité de l'UNOPS. Mise en œuvre du plan de continuité des activités.

2. Soutien à la planification et à la coordination des projets 

• Fournir une assistance et un soutien pour la préparation, la révision et la planification du budget du projet.
• Contribuer aux premières étapes des projets.
• Fournir des conseils sur la définition des objectifs, des cibles et des normes de performance des projets et recommander des outils de suivi, d'évaluation et d'audit. 
• Fournir des conseils sur le partage des coûts du projet, le déploiement des fonds et sa clôture. 
• Collaborer étroitement avec le responsable des services de soutien du bureau multinational afin d'optimiser la prestation de services et de résoudre tout problème éventuel.

3. Approvisionnement et logistique 

• Superviser les processus d'approvisionnement du Bureau, y compris les processus d'appel d'offres, l'évaluation et la sélection des fournisseurs, afin de garantir des solutions d'approvisionnement viables qui répondent aux besoins opérationnels et respectent les procédures, réglementations et normes de responsabilité, d'éthique, d'intégrité et de performance en matière d'approvisionnement de l'UNOPS. 
• Établissement d'une liste restreinte d'entrepreneurs/fournisseurs appropriés, et préparation et diffusion des appels d'offres locaux. Évaluation des offres ou propositions reçues et recommandations d'attribution des marchés. 
• En concertation avec le collègue concerné, examiner, administrer et émettre les contrats, accords et avenants. 
• Fournir des conseils sur toutes les questions de logistique, de gestion des actifs et d'approvisionnement. Superviser la logistique des biens et équipements sur les sites de projet afin de garantir la livraison et l'entreposage sécurisé. 
• Mise en place et gestion d'un parc de véhicules pour assurer les services de transport requis par le Bureau et répondre aux besoins logistiques.
• Développement et mise en œuvre d’un système de gestion et d’entretien des véhicules conformément à la politique et aux procédures de gestion des véhicules de l’UNOPS.
• Réparation et maintenance de tous les équipements, y compris les équipements informatiques, les équipements de communication, les véhicules et les générateurs, etc. 
• Activités de gestion et d'entretien des bâtiments.

4. Gestion financière 

• Appuyer le directeur pays dans l’élaboration du plan financier et du budget du bureau. Veiller à la révision et à la réaffectation opportunes des fonds. 
• Superviser l'unité financière des services de soutien et veiller au respect des règles et règlements financiers de l'UNOPS et des procédures financières. 
• Surveiller, contrôler et maîtriser les dépenses afin de garantir une utilisation optimale et appropriée des ressources financières. 
• Garantir la disponibilité des rapports financiers et des rapports d'exception requis, notamment en enquêtant sur les anomalies pour résoudre les problèmes, en signalant ou en recommandant toute action nécessaire aux parties prenantes concernées. 
• Superviser la révision, la comptabilisation et la clôture des comptes dans les délais impartis. Certifier/vérifier l'exactitude et la conformité aux normes du cadre de responsabilisation. Soumettre/préparer le rapport obligatoire sur la situation financière. 
• Superviser tous les services financiers (comptabilité, gestion de trésorerie, paiements, etc.) en veillant au respect des délais et des normes de responsabilité et de performance. 
• Surveiller les dépenses du budget de gestion du bureau et veiller à ce que les coûts directs gérés localement (LMDC) soient correctement recouvrés, facturés et dépensés conformément aux procédures applicables.

5. Gestion des ressources humaines 

• Superviser l'unité des ressources humaines des services de soutien.
• S’assurer que le bureau respecte les politiques et procédures de ressources humaines de l’entreprise et que toutes les initiatives RH de l’entreprise sont correctement mises en œuvre. 
• Appuyer le directeur pays dans la planification du personnel nécessaire à l'administration optimale du bureau et à la réalisation du portefeuille de projets du bureau.
• Superviser l'ensemble des services et processus de ressources humaines, y compris le recrutement, l'administration des salaires et la rémunération, l'évaluation des performances, la formation et le développement, en veillant au respect des règles, réglementations, procédures et normes de performance en matière de ressources humaines et en s'assurant que les responsables du recrutement s'efforcent activement de constituer des équipes diversifiées en termes de genre et de situation géographique. 
• Promouvoir et soutenir une culture d'apprentissage en donnant aux individus et aux équipes les moyens d'identifier leurs besoins de formation essentiels et en facilitant l'accès aux opportunités d'apprentissage afin de maintenir leurs compétences et leur adaptabilité. Élaborer des plans de formation pour le personnel impliqué dans la prestation de services de soutien.
• Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes de conduite les plus élevées soient observées.

6. Administration et technologies de l'information (TIC) 

• Assurer la prestation rapide et efficace de tous les services administratifs (par exemple, administration centralisée des projets, gestion des locaux et des actifs, sécurité organisationnelle et du personnel, voyages et informatique). 
• Respect intégral des règles, règlements et politiques de l'UNOPS en matière administrative et supervision de l'équipe administrative. 
• Maintenance d'un environnement d'infrastructure sécurisé et fiable pour les TIC et planification adéquate des sinistres et des reprises d'activité, supervision de l'associé TIC. 
• En étroite collaboration avec le siège et le chef des services de soutien du Bureau multipays, appuyer le maintien d'un environnement TIC sécurisé et fiable, y compris des plans adéquats de reprise après sinistre. 
• Gérer l'acquisition, la maintenance, l'inventaire, l'enregistrement, la vérification et la protection des installations/actifs de projet et administratifs, y compris l'infrastructure informatique, les équipements et les serveurs. 
• Identifier les opportunités d'exploiter les technologies de l'information pour améliorer les opérations et l'efficacité de l'entreprise, et pour faciliter la gestion des connaissances et le partage d'informations.

7. Gestion des connaissances

• Renforcement et partage des connaissances en matière de gestion et d'opérations au sein du Bureau, synthèse des enseignements tirés/des meilleures pratiques et contributions pertinentes aux initiatives de gestion des connaissances de l'UNOPS. 
• Développement d'outils et de plateformes pour les opérations et la gestion des données, assurant le partage d'informations et de connaissances avec les collègues, les clients et les partenaires.

Compétences

Analyse financière, gestion des ressources humaines, gestion des opérations, résolution de problèmes, approvisionnement, communication efficace

Compétences

Élabore et met en œuvre des stratégies commerciales durables, adopte une vision à long terme et externe afin d'influencer positivement l'organisation. Anticipe et perçoit l'impact et les conséquences des décisions et activités futures sur les autres composantes de l'organisation.

Traite chaque personne avec respect ; fait preuve de sensibilité face aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Incarne la fiabilité. Sert de modèle en matière de diversité et d’inclusion.

Contribue positivement à l'esprit d'équipe en incarnant un modèle inspirant. Collabore et soutient le développement des autres. ( Pour les responsables d'équipe uniquement) : Incarne un leadership positif, motive, oriente et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership adaptés.

Démontre une compréhension de l'impact de son rôle sur tous les partenaires et place toujours le bénéficiaire final au premier plan. Établit et entretient des relations externes solides et se révèle un partenaire compétent pour les autres (le cas échéant).

Définit efficacement un plan d'action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d'atteindre un objectif. Ses actions permettent une réalisation complète de la tâche grâce à un souci constant de la qualité. Identifie les opportunités et prend l'initiative de les saisir. Comprend qu'une utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur les bénéficiaires.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement dynamique, il adapte efficacement son approche aux circonstances et aux exigences changeantes. Il tire des enseignements de ses expériences et modifie son comportement. Ses performances sont constantes, même sous pression, et il recherche constamment l'amélioration.

Analyse les données et les options pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche objective et rationnelle, en évaluant les risques de manière calculée. Fait preuve d'innovation et de créativité dans la résolution de problèmes.

Exprime ses idées et les faits de manière claire, concise et ouverte. Sa communication témoigne d'une attention particulière aux sentiments et aux besoins d'autrui. Pratique l'écoute active et partage ses connaissances de manière proactive. Gère les conflits efficacement en surmontant les divergences d'opinions et en trouvant un terrain d'entente.

Exigences en matière d'éducation

Requis 

• Un baccalauréat en administration des affaires, administration publique, finance, économie, ressources humaines ou dans un domaine connexe, combiné à 7 ans d'expérience pertinente OU 
• Un master (ou équivalent) dans l'un des domaines ci-dessus ou dans un domaine connexe, ainsi que 5 ans d'expérience pertinente, sont requis.

Voulu

• Une expérience professionnelle antérieure en Haïti et/ou dans la région Amérique latine et Caraïbes (ALC) est considérée comme un atout.
• Une expérience préalable de travail dans des lieux d'affectation difficiles est fortement souhaitable.

Exigences en matière d'expérience

Requis 

• Un minimum de 5 et jusqu'à 7 ans d'expérience (selon le diplôme universitaire), avec des responsabilités croissantes en gestion des opérations au sein d'une grande organisation internationale.

Voulu 

• Une certaine expérience au sein des organisations du système des Nations Unies, de préférence dans un pays en développement, est souhaitable.

Exigences linguistiques

Informations Complémentaires

• L'UNOPS n'accepte pas les candidatures spontanées. 
• L'UNOPS ne demandera à aucun stade du processus de recrutement d'effectuer des paiements de quelque nature que ce soit aux candidats.
• Les candidatures doivent être reçues avant minuit, heure de Copenhague (CET), le jour de la clôture de l'annonce. Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en compte. 
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et invités à passer à l'étape suivante du processus de sélection, qui peut comprendre diverses évaluations. 
• L’UNOPS valorise la diversité et s’engage à garantir l’égalité des chances en matière d’emploi. Son personnel est composé de personnes de nationalités, cultures, langues, origines ethniques, identités de genre, orientations sexuelles et capacités très diverses. L’UNOPS s’efforce de préserver et de renforcer cette diversité, en favorisant un environnement de travail inclusif où chaque personne est traitée avec respect et bénéficie d’un accès égal aux opportunités.
• L’UNOPS évalue toutes les candidatures en fonction des compétences, des qualifications et de l’expérience décrites dans l’avis de vacance de poste. Nous nous engageons à mener un processus de sélection équitable et transparent et valorisons la diversité des points de vue, notamment ceux des femmes, des personnes autochtones et racisées, des personnes de diverses identités de genre et orientations sexuelles, et des personnes handicapées.
• Nous nous engageons à permettre à tous les candidats de donner le meilleur d'eux-mêmes durant le processus d'évaluation. Si vous êtes présélectionné(e) et avez besoin d'aide ou d'aménagements raisonnables pour passer une évaluation, veuillez en informer notre équipe des ressources humaines dès réception de votre invitation.
• L’UNOPS applique une politique de tolérance zéro en matière d’exploitation et d’abus sexuels, de harcèlement sexuel et de toute autre forme de comportement abusif, y compris la discrimination, l’abus d’autorité et le harcèlement moral. Afin de garantir le respect de ces normes, une vérification des antécédents est effectuée pour tous les candidats retenus afin d’éviter l’embauche de personnes ayant des antécédents de tels comportements. En postulant à un poste à l’UNOPS, les candidats reconnaissent et consentent à ces vérifications.

 
Termes et conditions

• Pour les postes de personnel uniquement, l'UNOPS se réserve le droit de nommer un candidat à un niveau inférieur à celui indiqué dans l'annonce du poste. 
• Dans le cadre des contrats de prestation de services, vous devrez suivre quelques formations obligatoires (d'une durée d'environ 4 heures) sur votre temps libre, avant de fournir des services à l'UNOPS. Des formations de mise à niveau ou de nouvelles formations obligatoires pourront être requises pendant la durée de votre contrat. Veuillez noter que vous ne recevrez aucune rémunération pour la participation à ces formations.
• Tout le personnel d'UNOPS est tenu d'exercer ses fonctions conformément à la Charte des Nations Unies, aux politiques et instructions d'UNOPS, ainsi qu'aux autres cadres de responsabilité applicables. De plus, tout le personnel doit démontrer une compréhension des objectifs de développement durable (ODD) conforme aux valeurs fondamentales des Nations Unies et à l'Agenda commun des Nations Unies. 
• L'UNOPS a pour politique de procéder à des vérifications d'antécédents sur tous les candidats. Le recrutement au sein de l'UNOPS est subordonné aux résultats de ces vérifications.