L’agent administratif coordonnera la prestation de
services administratifs réactifs, efficaces et efficients afin de soutenir la mission de Catholic Relief Services (CRS) qui consiste à servir les personnes pauvres et vulnérables. Il veillera à ce que la gestion responsable des ressources et une approche de service de haute qualité soient intégrées aux systèmes, politiques et procédures administratifs.
Rôles et responsabilités clés:
• Coordonner et rendre compte des activités et des ressources nécessaires afin de garantir une prestation de services de qualité et rentable de la part des fonctions de soutien administratif.
• Coordonner toutes les demandes de paiement pour le CP, en veillant à ce que toute la documentation soit complète et conforme à
la politique du CRS afin de faciliter un paiement rapide par le service financier.
• Assurer le paiement rapide des baux et des services pour l'administration.
• Contribuer à garantir que les systèmes, processus et politiques administratifs sont conformes aux normes de l'agence et
aux réglementations des bailleurs de fonds et des autorités locales.
• Collaborer avec les parties prenantes externes concernées (représentants gouvernementaux, propriétaires, prestataires de services, etc.) sur les questions administratives assignées et contribuer à garantir que les autorisations et les documents requis sont à jour.
• Coordonner l'utilisation efficace des biens du CP et des installations louées. Contribuer à garantir l'acquisition de fournitures de bureau et la mise en place de systèmes de gestion des actifs entièrement conformes à la réglementation.
• Contribuer à identifier les problèmes de sécurité et garantir un environnement de travail sûr et sain.
• Coordonner la fourniture de services et de soutien logistique et de voyage au personnel et aux visiteurs.
• Coordonner les activités de planification d'événements, y compris les visites de délégations, les formations et les ateliers.
Qualifications requises
• Diplôme d’études secondaires exigé. Licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe, un atout.
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions de soutien administratif, avec responsabilités croissantes.
Qualifications souhaitables :
• Expérience au sein d’une ONG locale ou internationale, un plus.
• Une formation complémentaire peut compenser en partie l’expérience.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.
Connaissances, compétences et aptitudes
• Excellentes aptitudes en planification, organisation et gestion du temps
• Sens aigu du service à la clientèle et excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
• Intégrité et respect de la confidentialité
• Proactivité, débrouillardise, esprit de recherche de solutions et orientation vers les résultats
Langues requises : anglais, français, créole.
Déplacements : disponibilité pour des déplacements jusqu’à 5 % du temps.
Responsabilités de supervision : oui.
Compétences REDI de l'agence (pour tout le personnel de CRS) :
• Responsabilité personnelle : Assume systématiquement la responsabilité de ses propres actions.
• Intégrité : Incarne systématiquement les valeurs conformes aux principes directeurs et à la mission de CRS. Est
considéré comme honnête.
• Instaure et maintient la confiance : Fait preuve de cohérence entre ses paroles et ses actes.
• Collaboration : Travaille efficacement au sein d'équipes interculturelles et diversifiées.
• Ouverture à l'apprentissage : Recherche des expériences susceptibles de modifier sa perspective ou de lui offrir l'opportunité d'apprendre
de nouvelles choses.
Compétences de leadership de l'agence :
• Conduite du changement : Recherche constamment des moyens d'améliorer l'agence grâce à une culture d'agilité, d'ouverture
et d'innovation.
• Développement et reconnaissance des autres : Développe les compétences du personnel afin qu'il atteigne son plein potentiel et améliore la performance de l'équipe et de l'agence.
• Vision stratégique – Comprend son rôle dans la traduction, la communication et la mise en œuvre de la stratégie de l’agence
et des priorités de l’équipe.
Ce poste fait l'objet d'un processus de recrutement accéléré en raison de besoins opérationnels urgents. Les candidatures seront effectives au fur et à mesure de leur réception. Nous encourageons les candidats intéressés à postuler rapidement, car le processus de sélection pourra être finalisé dès qu'un profil correspondant aux exigences du poste aura été identifié .
N.B.: Le processus de candidature comprend deux (2) étapes obligatoires qui doivent être complétées pour que la candidature soit considérée comme valide :
1. Remplir et soumettre le formulaire de candidature.
2. Envoyer tous les documents requis par email.