Objectifs du poste
❖ Sous la Supervision du Coordonnateur Administratif, il/elle aura à assurer l'exécution des activités administratives, logistiques et opérationnelles du département.
❖ Il/ou elle contribue au bon fonctionnement des services en appliquant les procédures établies, en assurant un suivi rigoureux des opérations administratives et en participant à la mise en œuvre des projets du département.
Tâches et responsabilités
• Recueillir des différents départements le courrier postal à expédier, le vérifier et faire le dispatching entre les messagers selon leur trajet. Compléter la feuille de route des messagers quotidiennement et faire approuver par le superviseur.
• Vérifier chaque liste reçue pour confirmer par signature la réception, faire une copie de chaque liste et remettre au Département concerné; veiller à ce que les messagers signent les plis reçus dans la liste; recevoir, confirmer et scanner les accusés des plis livrés; dresser une liste de ceux non encore livrés. Préparer la liste des plis retournés, et des courriers entrants; livrer les accusés et les plis retournés au Département concerné. Recueillir les accusés de réception, les vérifier et les acheminer vers le département concerné.
• Recevoir les réquisitions internes des différents départements. Préparer et distribuer les fournitures demandées. Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau, de matériels et de produits d'entretien. Assurer la gestion du stock de carburant.
• Effectuer les inventaires physiques selon la fréquence établie. Produire les rapports mensuels de consommation et les transmettre aux personnes concernées. Signaler les besoins de réapprovisionnement.
• Assurer les relations avec les fournisseurs pour l'approvisionnement des fournitures de bureau, des produits d'entretien et des autres consommables. Effectuer le suivi des commandes, des livraisons et signaler toute anomalie ou tout retard d'approvisionnement. Participer à la recherche et à l'évaluation de fournisseurs afin de garantir un approvisionnement efficace et conforme aux besoins du département.
● Assurer le classement, la conservation et l'entreposage des archives administratives. Maintenir à jour la base de données des archives. Effectuer les recherches documentaires à la demande des utilisateurs. Vérifier la disponibilité des dossiers dans le système d'archivage.
● Assurer le suivi administratif de la flotte de véhicules. Contrôler le kilométrage, les niveaux de carburant ainsi que l'état général des véhicules avant et après utilisation. Maintenir à jour les formulaires de suivi complétés par les chauffeurs. Mettre à jour la base de données de la flotte. Assurer le suivi de la consommation de carburant et des paiements associés. Maintenir à jour la liste des véhicules hors service (carcasses) et assurer le suivi de leur transfert avec le courtier.
● Signaler toute anomalie affectant les bâtiments, les équipements ou les installations de la compagnie. Contribuer au suivi des interventions de maintenance (imprimantes; génératrices; climatiseurs; installations électriques; installations sanitaires; mobiliers; et tout autre équipement sous la responsabilité du département). Fournir un soutien lors des interventions techniques mineures relevant de ses compétences.
• Effectuer le classement des documents sous sa responsabilité. Participer aux différents projets du département Administration. Identifier les problèmes opérationnels courants et proposer des pistes d'amélioration. Informer son supérieur de toute situation dépassant son niveau d'autorité. Assurer le suivi des paiements des fournisseurs et effectuer les relances nécessaires auprès des services concernés afin de garantir le respect des échéances. Exécuter toute autre tâche compatible avec les responsabilités du poste et confiée par son supérieur.
• Assister le Coordonnateur administratif dans la supervision quotidienne du personnel de soutien et des messagers. Veiller à la bonne exécution des tâches confiées au personnel de soutien et signaler toute difficulté ou irrégularité observée.
• Contribuer à la répartition des tâches et au suivi des activités opérationnelles, selon les directives du Coordonnateur administratif.
• Participer au maintien d'un environnement de travail ordonné, efficace et conforme aux procédures administratives.
Compétences professionnelles et relationnelles
Compétences professionnelles
• Sens de l'organisation et de la planification.
• Capacité d'analyse.
• Rigueur et souci du détail.
• Bonne gestion des priorités.
• Capacité à travailler sous pression.
• Esprit d'initiative et proactivité.
• Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Bonne capacité d'apprentissage des logiciels administratifs et de gestion.
Compétences relationnelles
• Excellentes habiletés en communication.
• Sens du service à la clientèle interne.
• Esprit d'équipe.
• Collaboration.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Bonnes aptitudes relationnelles.
Qualités personnelles
• Intégrité et honnêteté.
• Sens des responsabilités.
• Autonomie. • Dynamisme. • Débrouillardise.
• Polyvalence. • Capacité d'adaptation. • Résistance au stress.
• Excellente communication orale et écrite en français et en créole.
Formations et expériences
• Diplôme d'études universitaires de 2 à 3 années complétées ou diplôme équivalent dans un domaine lié à l'administration, à la gestion ou dans toute discipline pertinente.
• Une expérience de stage ou une première expérience en administration constitue un atout.
Conditions de travail
Le travail est situé au siège social de l’entreprise. Il nécessite quelques déplacements sur le territoire national.
NB: Ce poste comporte des tâches nécessitant des efforts physiques réguliers, notamment la manutention de fournitures, de matériels et d'équipements ainsi que des déplacements fréquents.