L'UNLIREC a été créé pour promouvoir et renforcer les efforts internationaux en faveur du désarmement mondial et de la paix et de la sécurité internationales par le biais du soutien et de la promotion des efforts régionaux de désarmement (A/66/6(Sect.4) en tenant compte des caractéristiques spécifiques de chaque région.
Contexte
Le Centre régional des Nations Unies pour la paix, le désarmement et le développement en Amérique latine et dans les Caraïbes (UNLIREC), en tant qu'organe opérationnel du Bureau des affaires de désarmement des Nations Unies (UNODA), a pour mandat d'apporter un soutien substantiel aux initiatives et autres activités des États membres de la région Amérique latine et Caraïbes en vue de la mise en œuvre de mesures pour la paix et le désarmement, et de la promotion du développement économique et social.
Description de la tâche
L’assistant(e) de projet du programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) apportera son soutien à l’unité de programme et relèvera du/de la chef(fe) d’unité pour les tâches suivantes :
1. Appuyer l’unité de programme dans la gestion administrative quotidienne des activités du programme de l’UNLIREC :
• Assister l’unité dans les tâches et processus administratifs généraux (par exemple, organisation des déplacements, demandes de visa, notes de frais, frais de télécommunications, demandes de services et de fournitures, réservations de salles de conférence, etc.).
• Organiser les réceptions officielles, réunions, etc., en prenant en charge toutes les formalités nécessaires (par exemple, réservations de salles, listes des invités/participants, invitations, restauration, plan de table, documentation, matériel spécifique, etc.).
2. Contribuer à la mise en œuvre des activités de l’unité de programme :
• Appuyer l’organisation et la coordination des ateliers, séminaires et cours dispensés dans le cadre du programme.
• Assurer la liaison avec les points focaux nationaux et les agences des Nations Unies concernés pour l’organisation des activités du programme.
• Élaborer, le cas échéant et en coordination avec l’unité de programme, des outils pratiques facilitant la mise en œuvre des cours et/ou ateliers.
• Garantir le contrôle qualité des informations et communications sortantes relatives au programme.
• Assurer la liaison avec le bureau exécutif concernant les activités du programme.
• Rédiger et préparer la correspondance relative aux activités du programme.
• Fournir au conseiller de programme les informations nécessaires à la préparation des communications et rapports destinés aux donateurs ou aux clients externes.
3. Assurer la liaison avec le Bureau exécutif pour les questions administratives :
• Effectuer et soumettre les travaux préparatoires requis pour les contrats et les appels d’offres, conformément aux procédures, règles et réglementations des Nations Unies.
• Appuyer et organiser les processus et les besoins en matière d’approvisionnement du programme et effectuer les achats en consultation avec le coordonnateur du Bureau exécutif.
4. Gestion des connaissances
• Responsable de la systématisation de l’administration et du stockage des fichiers électroniques de l’unité de programme.
• Responsable de l’élaboration de systèmes de diffusion des connaissances institutionnelles et des enseignements tirés de l’expérience auprès des parties prenantes internes et externes.
• Contribuer à la communication institutionnelle en vue de l’élaboration des contributions du programme.
5. Accomplir toute autre tâche demandée par le Directeur.
Compétences et expérience
• Cinq ans d’expérience professionnelle dans un domaine de programme/projet spécifique lié à ce poste.
• Expérience en matière d’organisation et de coordination d’ateliers, de séminaires, de réunions et d’événements officiels, y compris la logistique et l’organisation de déplacements.
• Expérience des processus d’approvisionnement et des procédures administratives conformément à la réglementation des Nations Unies.
• Une expérience au sein du système des Nations Unies ou d’organisations internationales serait un atout.
• Capacité à collaborer avec les homologues gouvernementaux, les agences des Nations Unies et les parties prenantes externes dans un environnement multiculturel.
• Excellentes compétences organisationnelles, de communication et relationnelles.
• Capacité à rédiger de la correspondance, des rapports et des documents administratifs avec précision et rigueur.
• Forte capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression tout en respectant les délais.
• Aptitude démontrée à travailler de manière autonome et en équipe.
• Maîtrise des applications MS Office (Excel, Word et PowerPoint) et autres applications informatiques pertinentes.
• Excellentes compétences relationnelles et de communication, sensibilité culturelle et sociale, et capacité à travailler de manière inclusive avec des jeunes issus de milieux divers, en promouvant un environnement sûr, collaboratif et non discriminatoire.
• Excellentes compétences en matière d'organisation, d'autonomie et de gestion du temps, notamment dans un contexte de travail à distance et de coordination avec des équipes géographiquement dispersées.
REMARQUE : LE CANDIDAT DOIT RÉSIDER À PORT-AU-PRINCE, HAÏTI.
Niveau d'études requis
Baccalauréat en administration, en finance ou dans une autre discipline pertinente.
Domaine(s) d'expertise
Administration, logistique, approvisionnement, matières premières
Compétences et valeurs
• Professionnalisme : Bonne compréhension du fonctionnement et de l’organisation de l’unité de travail. Bonne connaissance des politiques, processus et procédures internes, notamment ceux relatifs à l’administration, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes/projets, à la coopération technique, à la programmation et à la budgétisation.
Capacité à extraire, interpréter, analyser, rechercher et recueillir des informations provenant de sources variées, standard et non standard ; aptitude démontrée à faire preuve de discernement dans le cadre des missions confiées.
• Planification et organisation : Capacité à planifier son travail et à gérer les priorités conflictuelles.
• Communication : Excellentes aptitudes à la communication (orale et écrite) en anglais et en français, notamment la capacité à rédiger divers types de correspondance et autres communications, des rapports de synthèse, etc.
• Travail d’équipe : Bonnes aptitudes relationnelles et capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel et multiethnique, avec sensibilité et respect de la diversité.
Langues
Anglais, niveau : courant, requis
• Français, niveau : courant, requis
• Espagnol, niveau : notions de base, souhaitable
• Créole haïtien, niveau : courant, souhaitable.
Le bénévolat est compris comme un large éventail d'activités entreprises de plein gré, pour le bien commun, et pour lesquelles la récompense monétaire n'est pas le principal facteur de motivation.
Conditions de vie et remarques
Le poste est situé dans une zone éloignée de Port-au-Prince, en Haïti. S'agissant d'une mission de Volontariat international des Nations Unies, le Volontaire est responsable de son logement et de ses besoins essentiels.
PRIX ET AVANTAGES DES VOLONTAIRES DES NATIONS UNIES
Le principal avantage d'être Volontaire des Nations Unies est la satisfaction personnelle que procure la contribution positive à la paix et au développement. Le programme des Volontaires des Nations Unies vous apporte un soutien diversifié durant votre mission. Le programme des Volontaires des Nations Unies vous fournit :
• Une allocation de subsistance mensuelle de 959,16 USD pour couvrir le logement et les dépenses courantes.
• Une prime d'entrée de 200 USD.
• Une assurance maladie (incluant les soins dentaires), ainsi qu'une assurance vie et invalidité permanente.
• Des congés annuels, des congés maladie et des congés parentaux (maternité ou paternité, selon le cas).
• Des cours en ligne disponibles sur la plateforme des Volontaires des Nations Unies.
IMPORTANT : Les Volontaires des Nations Unies travaillent à temps plein ; ils ne doivent donc pas exercer d'activité professionnelle auprès d'une autre entité.
Déclaration d'inclusion
Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) prône l'égalité des chances et encourage les candidatures de professionnels qualifiés. Nous nous engageons à promouvoir la diversité en matière de genre, de prise en charge et de caractéristiques protégées. Fidèles aux valeurs du programme VNU, tous les Volontaires s'engagent à lutter contre toute forme de discrimination et à promouvoir le respect des droits humains et de la dignité de chaque personne, sans distinction de race, de sexe, d'identité de genre, de religion, de nationalité, d'origine ethnique, d'orientation sexuelle, de handicap, de grossesse, d'âge, de langue, d'origine sociale ou de toute autre situation.
Note sur les exigences en matière de vaccination contre la Covid-19
Les candidats sélectionnés pour certains groupes professionnels peuvent être soumis à des exigences de vaccination, notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid-19), conformément à la politique applicable de l'entité hôte.
Avertissement concernant une arnaque
Les Nations Unies ne perçoivent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre, en lien avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement, veuillez l'ignorer. Par ailleurs, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il est donc conseillé d'être particulièrement vigilant lors de la transmission de renseignements personnels sur Internet.