Le Comité international de secours (IRC) intervient lors des crises humanitaires les plus graves au monde, contribuant à rétablir la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et l'autonomie des populations dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l'initiative d'Albert Einstein, l'IRC est l'une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre leur avenir en main et à renforcer leurs communautés. Acteurs engagés pour l'humanité, les employés de l'IRC ont un impact durable en redonnant sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes. Si vous êtes une personne passionnée, orientée solutions et désireuse de contribuer au changement, rejoignez nous et contribuez à améliorer concrètement la vie de millions de personnes à travers le monde pour un avenir meilleur.
L’IRC reconnaît que les personnes touchées par une crise et les acteurs les plus proches d’elles sont les mieux placés, ont le droit et devraient avoir le pouvoir et les ressources nécessaires pour réagir et instaurer un changement durable. Nous nous engageons à accroître la part des financements alloués aux acteurs locaux en situation d’urgence, nous privilégions systématiquement un partenariat lors de la planification de chaque programme et nous bâtissons des partenariats sur un pied d’égalité.
L’IRC a œuvré en Haïti de 2010 à 2016, en lançant d’abord une intervention d’urgence suite au séisme, puis en mettant en œuvre des programmes de protection de l’enfance, d’accès à l’eau et à l’assainissement, de santé, de protection et d’autonomisation des femmes, et de relance économique à Port-au-Prince et dans ses environs. Depuis la fermeture de son bureau de pays en 2016, l’IRC a continué d’apporter un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d’ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au séisme de 2021. Haïti figure parmi les 20 pays les plus exposés à un nouveau risque de crise humanitaire majeure – ou à une aggravation significative – sur la liste de surveillance des situations d’urgence 2023-2025 de l’IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l’insécurité alimentaire croissante, des épidémies et des chocs climatiques susceptibles d’entraîner une escalade rapide de la crise humanitaire. Début 2023, l’IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié son intervention d’urgence grâce à une action menée conjointement par ses partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L’accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs, l’accès limité aux soins de santé et aux services pour les victimes de violence, ainsi que sur les zones à risque de choléra. L’IRC collabore également avec des partenaires des départements de l’Artibonite et de l’Ouest afin de répondre aux besoins non satisfaits dans ces régions.
L'unité d'accès humanitaire d'urgence (EHAU) de l'IRC a dirigé la réponse d'urgence initiale et soutenu la mise en place d'un programme national qui peut être entièrement transféré à la région Amérique latine (LATAM).
Description de l'emploi
Le/la coordinateur/trice des subventions et des partenariats est responsable de la gestion efficace et opportune d'un portefeuille de subventions provenant de multiples donateurs, ainsi que du développement, du maintien et de la gestion de partenariats solides et diversifiés, conformément au système PEERS (Partnership Excellence for Equality &
• Results System) de l'IRC et aux réglementations des donateurs. Il/elle gère l'ensemble des activités de l'unité Subventions et Partenariats de l'IRC Haïti, notamment le développement et la croissance des partenariats, l'élaboration de propositions, la production de rapports, le respect des règles des donateurs et d'autres tâches administratives.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le/la coordinateur(trice) MEAL/le/la responsable MEAL principal(e), le service des opérations, le service financier et les responsables de secteur de programme.
Responsabilités
Élaboration de propositions
• En collaboration avec le directeur adjoint des programmes (DDP) et les collègues du développement commercial du siège, identifier de manière proactive de nouvelles opportunités de financement en surveillant et en analysant les stratégies des donateurs et les tendances de financement.
• Appuyer le directeur adjoint des programmes (DA) et les responsables de secteur dans le développement de nouveaux programmes.
• Préparer et animer les réunions de décision « Go/No Go » concernant les opportunités de financement, le cas échéant.
• Contribuer à garantir que les discussions relatives à la décision d'achat ou de non-achat et la conception du programme soient cohérentes avec l'ambition du partenariat SAP et l'approche du programme.
• En coordination avec le responsable des partenariats, impliquer activement les partenaires dans les efforts de développement du programme.
• Assurer une représentation forte et efficace de la stratégie, de l'approche et de la gestion des partenariats de l'IRC dans les propositions et les rapports destinés aux donateurs.
• Superviser l’élaboration de toutes les notes conceptuelles et propositions, en agissant à titre de rédacteur en chef ou en déléguant cette responsabilité. Développer des outils de gestion de processus efficaces pour l’élaboration des propositions, incluant la participation des associés.
• Définir et communiquer clairement les rôles, les responsabilités et les échéanciers de chaque département. Faciliter une coordination interdépartementale efficace.
• Examiner minutieusement tous les documents de proposition afin d'assurer la cohérence des récits, des cadres logiques et des budgets de l'IRC et de ses partenaires.
• Assurer la liaison avec le siège social lors de l'examen, de la modification et de la soumission des propositions.
• S’assurer que tous les éléments de proposition sont exacts, complets, de haute qualité et soumis dans les délais impartis.
Gestion des subventions
• Assurer la liaison avec le siège social pour toutes les communications relatives à l'administration des subventions.
• Examiner les conventions de dons et coordonner leur examen et leur signature avec les services compétents du siège. Coordonner l’approbation des dépenses préalables à l’octroi de la subvention, le cas échéant.
• Collabore avec le responsable des partenariats pour obtenir toutes les approbations nécessaires des donateurs pour les partenariats.
• Diriger et/ou soutenir tous les examens, modifications et réalignements budgétaires des projets.
• Agir en tant qu’expert national du programme pour la facilitation des réunions de cycle de projet (RCP), y compris les réunions de conception, d’ouverture, de mise en œuvre, de clôture et d’apprentissage du projet.
• Promouvoir activement la pleine participation des partenaires à la mise en œuvre du programme par le biais de réunions de cycle de projet.
• Maintenir et diffuser un système de suivi des subventions régulièrement mis à jour.
• Veiller à ce que toutes les communications du département avec les collègues et les donateurs de l'IRC soient constructives, claires et organisées.
• Maintenir un système de gestion de l’information et d’archivage des subventions bien organisé et complet.
• S’assurer que le système interne de suivi des opportunités (OTIS) de l’IRC est mis à jour et maintenu tout au long du cycle de vie de la subvention.
• Participer, le cas échéant, aux processus de vérification préalable et de gestion des risques liés aux partenariats de collaboration.
• Renforcer les capacités du personnel et des partenaires de l’IRC en matière de gestion des subventions en facilitant les formations et en fournissant un soutien ciblé selon les besoins.
Partenariats
• Promouvoir une culture de partenariats efficaces et respectueux. Promouvoir les programmes pilotés par les partenaires, conformément à l’approche « pourquoi pas un partenariat ? » et « partenaire sur un pied d’égalité » de PEERS et de l’IRC.
• Diriger et coordonner le processus de sélection des partenaires et les rapports associés.
• Veiller à ce que les considérations relatives aux partenariats soient intégrées à l’élaboration des propositions et que les partenaires locaux participent activement à la conception des réponses et à la mise en œuvre des programmes.
• Contribuer activement aux sections pertinentes de l’analyse des capacités des partenaires (ACP) et à l’élaboration ultérieure des plans de soutien aux partenaires.
• Gérer la mise en œuvre des actions prévues dans les sections relatives à la gestion des subventions des plans de soutien aux partenaires.
• Diriger et/ou soutenir la conception des projets et des budgets en collaboration avec les partenaires.
• Veiller à ce que chaque proposition définisse l’approche d’urgence de l’IRC en fonction de la manière dont nous pouvons au mieux soutenir, renforcer et compléter les acteurs locaux, y compris les organismes du gouvernement haïtien.
• Examiner les outils techniques, les rapports et les données des partenaires et formuler des commentaires à leur sujet, le cas échéant. Collaborer avec les partenaires afin de recommander des adaptations ou des améliorations des processus.
• Diriger le groupe de travail sur le partenariat (GTP) et en faire un groupe consultatif pour l’équipe de direction de l’IRC en Haïti.
Conformité des donateurs
• Fournir des conseils techniques réguliers aux équipes de programmes et d'opérations afin de garantir que toutes les subventions soient mises en œuvre conformément aux réglementations de l'IRC et des donateurs.
• Assurer la coordination avec le siège social sur les questions de conformité spécifiques, selon les besoins.
• Signaler proactivement les problèmes potentiels de conformité à la direction générale ; collaborer étroitement avec les collègues du service conformité du siège pour résoudre tout problème connexe.
• Diffuser les ressources existantes des donateurs en matière de conformité, assurer la liaison avec les homologues régionaux pour l’élaboration et la mise à jour des fiches de conformité pour toutes les subventions.
• En coordination avec le directeur adjoint des programmes (DDP), contribuer à assurer une visibilité appropriée et efficace de l’IRC et des donateurs sur les sites et dans les documents de programme.
Signalement
• Superviser l’élaboration et la production de tous les rapports internes et externes en collaboration avec les départements des programmes, des finances et du suivi-évaluation. Travailler avec le responsable des partenariats pour recueillir, analyser, commenter et finaliser les rapports des partenaires.
• Assurer un suivi complet des rapports et communiquer régulièrement avec tous les membres concernés de l'équipe au sujet des échéances à venir et des exigences spécifiques en matière de rapports.
• Diriger la production de rapports de haute qualité et bien rédigés qui répondent aux exigences des donateurs et de l'IRC.
• Vérifie minutieusement et confirme que tous les rapports et documents justificatifs sont complets et exacts.
• Coordonne les examens et les approbations du siège et des unités techniques avant la soumission au donateur.
• Garantit le strict respect des délais internes et des délais fixés par les donateurs.
Gestion de département et gestion du personnel
• Superviser le recrutement du nouveau personnel selon les besoins. Assurer l'intégration et la formation complètes des nouveaux employés.
• Superviser et développer le responsable des partenariats en veillant à ce que les compétences, les outils, les processus et les systèmes nécessaires soient disponibles et que les opportunités de croissance soient partagées.
• Diriger l'unité des subventions et des partenariats et offrir des possibilités de perfectionnement professionnel au personnel, selon les besoins.
• Veiller à une définition claire des rôles et des responsabilités ainsi qu'à une répartition logique des portefeuilles pour tous les membres de l'équipe.
• Coordonner la gestion des performances au sein du département et garantir une culture de haute performance grâce à l'engagement et à la responsabilisation du personnel.
Autres tâches
Autres tâches pertinentes assignées par le superviseur pour faire progresser les programmes de l'IRC.
Exigences du poste :
Formation : Licence dans un domaine pertinent et expérience en matière de gouvernance, d'administration et de gestion de subventions à but non lucratif, y compris la gestion des subventions et la gestion des partenariats.
Expérience professionnelle : Minimum de six ans d’expérience dans la gestion de subventions humanitaires au sein d’un environnement de travail multisectoriel et impliquant plusieurs donateurs. Une expérience en gestion de partenariats constitue un atout.
Compétences et aptitudes démontrées :
• Expérience avérée dans un rôle de coordination interdépartementale et capacité à communiquer avec un large éventail de parties prenantes et à équilibrer leurs priorités.
• Vaste expérience dans l'élaboration de propositions de financement multisectorielles à grande échelle.
• Maîtrise avancée de la rédaction et de la compilation de rapports destinés aux donateurs, y compris la coordination des contributions de divers partenaires et la préparation de documents complexes pour différents départements.
• Une connaissance approfondie des exigences des institutions donatrices en matière de conformité est requise. La connaissance des exigences du DOS, d'ECHO et de la SIDA constitue un atout particulier.
• Excellentes compétences rédactionnelles et de révision en anglais et en français requises. Capacité à rédiger et à corriger des documents détaillés destinés aux donateurs avec un minimum de supervision.
• Une expérience préalable dans un contexte de conflit ou de crise prolongée est préférable.
• Excellentes aptitudes en planification et en organisation. Capacité à prioriser et à suivre simultanément de multiples activités et échéances. Aptitude à gérer la pression et à obtenir des résultats.
• Excellentes compétences en MS Office et en intelligence artificielle.
• Motivé, honnête et doté d'un fort sens des responsabilités.
• Capacité à travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe.
Compétences linguistiques : La maîtrise de l'anglais et du français est requise.
Environnement de travail : Bureau de l'IRC à Port-au-Prince avec déplacements locaux sur les sites des projets partenaires si la sécurité et l'accès le permettent.