Le poste temporaire est basé au Bureau d'appui des Nations Unies en Haïti (UNSOH). Conformément à la résolution 2793 (2025) du Conseil de sécurité, l'UNSOH a pour mandat d'apporter un soutien, principalement à la Force de répression des gangs (GSF), au Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH), à la Police nationale haïtienne (HNP) et aux Forces armées haïtiennes dans le cadre d'opérations conjointes avec la GSF. L'UNSOH est également chargé de fournir une assistance technique à l'Organisation des États américains (OEA). L'assistant(e) de personnel sera basé(e) à Port-au-Prince, en Haïti, et relèvera du médecin-chef de la Section des services médicaux.
Responsabilités
Dans les limites de l'autorité déléguée et selon le lieu d'affectation, l'assistant(e) du personnel est responsable des tâches suivantes :
• Assurer, sous une supervision minimale, l'ensemble des fonctions de gestion et de soutien administratif du bureau ; apporter une assistance directe au médecin-chef (P5) de l'UNSOH au sein de la Section des services médicaux (SSM).
• Assurer la liaison avec le chef de mission, le directeur de l'appui à la mission, le chef du pilier de la prestation de services et d'autres hauts fonctionnaires sur les programmes et les questions administratives ; suivre les processus et les calendriers relatifs aux résultats, produits et tâches de l'UNSOH concernant la SSM et les opérations sanitaires.
• Appuyer le médecin-chef dans la coordination technique avec le DHMOSH, la Section de l'appui médical au Siège de l'ONU et les autorités sanitaires externes sur les questions techniques et logistiques médicales.
• Coordonner la communication et la logistique entre la Section des services médicaux et les entités d'appui à la mission afin d'assurer la continuité et l'efficacité de la prestation des services de santé.
• Garantir une circulation fluide et efficace de l'information au sein de la section, préparer et traiter les informations confidentielles conformément aux exigences strictes de confidentialité applicables aux informations médicales, relatives au personnel et opérationnelles ; contribuer à l'élaboration des systèmes et procédures administratives soutenant les opérations médicales.
• Effectue des recherches, compile et synthétise les documents de référence nécessaires à la préparation de rapports, de notes de synthèse, de discours et de correspondance relatifs aux activités du MSS et aux priorités de santé de la mission.
• Apporte son concours à la coordination des activités du service (réunions, formations, etc.), des projets spéciaux et des événements au sein du MSS.
• Informe les nouveaux employés des procédures et pratiques administratives pertinentes et apporte un soutien général aux autres membres du personnel de soutien administratif, selon les besoins ; peut coordonner le travail du personnel de soutien administratif qui appuie les équipes médicales et cliniques.
• Participe aux réunions, rédige les comptes rendus et assure le suivi des activités liées aux questions de coordination médicale, sanitaire ou opérationnelle.
• Répond à une grande variété de correspondances et autres communications ou en rédige les réponses ; utilise un logiciel de traitement de texte standard pour produire des documents et des rapports volumineux et complexes à des fins de gestion médicale et de rapports de mission.
• Gère, met à jour et développe les bases de données internes ; produit des rapports statistiques et autres, standard et non standard, pertinents pour l’administration médicale, la dotation en personnel, la logistique ou la planification.
• Effectue des contrôles de qualité sur les documents sortants. Relit et corrige les textes afin d'en assurer la conformité au format, à la grammaire, à la ponctuation et au style avant leur soumission à la direction médicale.
• Répond aux demandes d'information complexes (par exemple, les demandes nécessitant une recherche de dossiers) relatives aux services médicaux et aux opérations de santé de la mission.
• Gère l’agenda et les plannings ; suit les modifications et communique les informations pertinentes au personnel concerné, au sein et à l’extérieur du service médical.
• Effectue diverses tâches administratives (gestion des congés, organisation de réunions, réservations, commandes de fournitures et de matériel de bureau, demandes de déplacement, notes de frais, justificatifs, demandes de visa, etc.) afin de soutenir le bon fonctionnement du médecin-chef et du service médical.
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée.
Compétences
• écoute, interprète correctement les messages et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour le dialogue ; adapte son langage, son ton, son style et son format au public ; transparence dans le partage d’informations et la communication.
Formation
Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est requis.
Expériences
Une expérience d'au moins cinq (5) ans dans le domaine du soutien administratif général ou un domaine connexe est requise. Cette expérience minimale est ramenée à trois (3) ans pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier cycle ou supérieur. Une année d'expérience auprès d'un haut fonctionnaire est souhaitable. Une année d'expérience au sein du système commun des Nations Unies ou d'une organisation internationale similaire est également souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance de l’espagnol est un atout.
