Officier (ère) de Finance

Description du poste

Le rôle de l’Officier de finance consiste à exercer une gestion rationnelle et l’exécution efficiente des postes de dépenses du budget. Il s’assure que toutes les transactions soient imputées avec les bonnes références et dans les délais, et prépare les rapports financiers périodiques et de clôture de projets.

Responsabilités

Pour l’ensemble des tâches à accomplir et sous la supervision du Manager de Finance, l’Officier de finance doit :

• S’assurer que toutes les réglementations financières du bailleur/donateur et de Zanmi Lasante soient respectées ;
• S’assurer que les différentes tâches financières et administratives sont accomplies dans les délais requis ;
• Participer de façon régulière dans la mise à jour du système de gestion financière afin d’être certain de la bonne exécution des activités du projet ;
• Prendre une part active au processus d’élaboration du budget de projet et fournir conseils et expertises pour des mesures correctives et coercitives dans l’optique d’optimisation des résultats de performance ;
• Veiller à ce que les exigences en matière de gestion des budgets soient pleinement respectées et que les dépenses soient gérées de manière efficace pour fournir des résultats organisationnels et de soutenir la réalisation des résultats de programme.
• Assurer les suivis budgétaires et des dépenses, calculer les ratios et analyser les marges pour d’éventuelles révisions ;
• Maintenir une comptabilité adéquate des revenus et des dépenses du projet ;
• S’assurer que les pièces justificatives sont en règle avec les normes comptables et conformes aux procédures de l’organisation ;
• Assurer le suivi quotidien des affaires courantes et des dossiers financiers relatifs au projet avec les différents sites de l’Artibonite et du Plateau Central ;
• Veiller à l’exactitude des calculs des décaissements, des avances de fonds de projet, des transferts mensuels et assurer leur suivi ainsi que leur demande d’exécution à temps ;
• Réviser les rapports des différents sites (Artibonite et Plateau Central), solliciter des corrections si nécessaires, avant de les intégrer au rapport préliminaire ;
• Préparer des rapports précis, fiables et opportuns pour être soumis dans les délais au Gestionnaire Financier ou bailleur de fonds, le cas échéant ;
• Fournir aux instances concernées toutes les informations financières qui permettent de prendre des décisions relatives à la bonne marche du projet ;
• Alerter le Gestionnaire Financier de tout incident ou entrave à la bonne gestion du budget, à savoir : retards d’avancement et d’exécution, sous-utilisation ou dépassement de certaines lignes budgétaires, problème de supercode, d’interprétation et de confusion dans des lignes, etc.
• Assurer la transparence et la redevabilité de toutes les transactions et opérations financières ;
• Garantir le respect des procédures financières internes (Zanmi Lasante, Bailleur, Etat) et l’application des règles de conformité dans le montage des dossiers pour des besoins d’audits futurs.

TACHES &amp

• RESPONSABILITES COMPLEMENTAIRES

L’Officier de Finance doit être aussi en mesure de :

• Travailler en synergie avec d’autres Officier de Finance affectés à d’autres projets complémentaires ou alternatifs pour le partage de connaissance et le renforcement de capacité ;
• Développer des relations professionnelles de travail étroites et productives avec toutes les entités clefs de la structure organisationnelle, telles : l’administration financière, les officiers de finance des sites, l’équipe des achats, l’administration et autres…
• Assister les collaborateurs à suivre les remarques et les recommandations du Contrôle Interne pour corriger toute erreur et compléter tout manque observé dans les dossiers ;
• Fournir tout le support nécessaire à la préparation et l’organisation de l’audit de projet, des centres de coûts (sites) et de l’audit général ;
• Participer au processus de formulation des réponses aux demandes d’informations complémentaires des bailleurs, auditeurs ou de la Direction Financière concernant tous les aspects financiers et comptables du projet.
• Participer dans la restitution des audits et donner son appui à la mise en œuvre des recommandations et leur suivi systématique ;
• Accomplir toutes les autres tâches administratives, financières et comptables qui seront assignées par la hiérarchie et qui sont connexes aux tâches principales ci-avant décrites ;

Qualifications et Expériences obligatoires

1. Diplômes supérieurs en sciences comptables, finance, gestion ou équivalent ;
2. Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle en gestion financière ou dans un poste similaire
3. Excellente connaissance du français parlé et écrit, s’exprimer couramment en anglais ;
4. Solide connaissance en matière de gestion financière de fonds de donateurs et connaissance des standards comptables internationaux ;
5. Connaissance approfondie des dispositions en vertu des lois nationales applicables ;
6. Familiarité avec différentes exigences institutionnelles pour une possible conformité statutaire
7. Connaissance approfondie des systèmes de comptabilité dans les ONG, des processus d’acquisition et des exigences des donateurs ;
8. Compétences informatiques dans les applications Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), du logiciel comptable Microsoft Dynamics (Serenic, FieldConnect) et Networking ;

Optionnelles

• Connaissance de travail d’autres logiciels de comptabilité internationaux ;
• Expérience avec les nouveaux médias (réseaux sociaux, outils de rapportage, outils de collaboration online) ;
• Connaissance de l’Espagnol ;
• Formation en Contrôle et Audit, un plus ;

1. Compétences et aptitudes

• Bonne aptitude en matière d’organisation, habilité à motiver le personnel et à déléguer ;
• Esprit d’équipe, avec des capacités de travailler de façon indépendante et structurée ;
• Volonté à voyager dans le pays et en international ;
• Volonté et capacité à s’améliorer, innover, résoudre des problèmes, démonstration de bonnes aptitudes administratives ;
• Bonne capacité de gestion financière multi bailleurs (financement complexe) et un bon sens de planification.
• Motivation, proactif et enthousiaste, capacités de jugement et à fixer des priorités.

2. Gestion et leadership

• Focaliser sur les résultats ;
• Répondre de manière constructive aux appréciations et critiques au sujet de l’organisation ;
• Aborder constamment le travail avec énergie et ponctualité, ainsi qu’avec une attitude positive et constructive.

1. Redevabilité : Etre tenu de respecter ses engagements et responsable de ses actes.
2. Automatisation : Avoir conscience que toutes ses décisions et ses actions doivent apporter une contribution au changement et au progrès de l’organisation
3. Intégrité : Faire preuve d’honnêteté, d’éthique, de loyauté dans ses choix et dans ses actes quelle que soit la difficulté. En tant que valeur professionnelle, elle renforce la réputation de l’organisation.
4. Inclusivité : Assurer une participation représentative des décideurs et des bénéficiaires dans la prise de décisions justes et rationnelles en conformité avec l’approche préférentielle pour les pauvres, cultivée par l’organisation.
5. Flexibilité : S’adapter aux aspects culturels, de genre, de religion, de race et de nationalité ;

Zanmi Lasante s'engage fermement à prévenir l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels dans l'ensemble de ses activités. Le candidat sélectionné sera soumis à une formation adaptée et sera responsable de la pleine compréhension et du respect des politiques et procédures de l'organisation en matière de prévention de l'exploitation, des abus et du harcèlement sexuel. Dans cette optique, Zanmi Lasante adopte une politique de tolérance zéro envers toute forme d'exploitation, d'abus et de harcèlement.