Ce poste est ouvert uniquement aux ressortissant(e)s haïtien(ne)s. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
L'Associé(e) aux opérations de carburant évolue au sein de la fonction logistique et de la chaîne d'approvisionnement du Bureau Pays en Haïti. Le poste contribue à la gestion stratégique et opérationnelle du carburant, ressource essentielle au bon fonctionnement des activités sur le terrain, notamment le transport, la production d'énergie et le soutien aux opérations multi-sites.
Sous la supervision du Responsable de la supervision de la gestion du carburant, l'Associé(e) assure la coordination des opérations sur plusieurs sites, en veillant à la fiabilité des données, à la conformité aux procédures établies et à la continuité des activités. Le poste comprend également une dimension de supervision directe des Agents de Carburant, ainsi qu'un rôle clé dans le suivi de la performance opérationnelle, la gestion des risques et l'appui à la prise de décision grâce à des informations fiables et en temps opportun.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:
Assurer la coordination efficace et conforme des opérations de gestion du carburant sur l'ensemble des sites, en garantissant la disponibilité des stocks, la fiabilité des données et le respect des procédures, tout en encadrant les équipes terrain et en contribuant à la gestion des risques et à la prise de décision.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :
L'Associé(e) aux Opérations Carburant (G6) appuie la planification, la coordination, le suivi et l'exécution des opérations de gestion du carburant et des stocks sur l'ensemble des sites. Le titulaire est chargé d'assurer la continuité opérationnelle, l'exactitude des inventaires, le respect des contrôles internes, la conformité aux normes de sécurité, la fiabilité des données et le bon fonctionnement des équipements. Il ou elle contribue à l'analyse des données opérationnelles, à l'identification des risques et à l'amélioration continue des processus de gestion du carburant et des stocks.
1.1 Gestion des opérations quotidiennes
- Superviser les activités quotidiennes de réception, stockage, distribution et mouvements de carburant sur l'ensemble des installations.
- Veiller au respect des procédures opérationnelles standards (SOP), des exigences de sécurité et des contrôles internes.
- Assurer le suivi des opérations d'inventaire et de gestion des stocks afin de garantir leur exactitude et leur fiabilité.
- Coordonner les activités avec les équipes Supply Chain, Logistique, Administration, Sécurité et autres parties impliquées.
- Résoudre les problèmes opérationnels courants et signaler à la hiérarchie les cas complexes ou à haut risque.
- Veiller à la tenue correcte et en temps opportun de tous les registres, documents et justificatifs opérationnels.
- Identifier les opportunités d'amélioration de l'efficacité opérationnelle et du niveau de service.
1.2 Gestion des données, analyses et rapports
- Collecter, compiler, vérifier et consolider les données opérationnelles provenant de tous les sites.
- Garantir l'exactitude et l'intégrité des fiches de stock, registres, rapports de rapprochement et autres documents de gestion.
- Maintenir des systèmes de documentation et de reporting organisés et à jour.
- Analysez les tendances de consommation, les mouvements de stock, les écarts, les pertes et les indicateurs de performance.
- Identifier les anomalies et recommander des mesures correctives.
- Préparateur des rapports, tableaux de bord, présentations et notes d'information à destination de la direction.
- Assurer le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) liés à la gestion du carburant, des stocks et à la conformité des opérations.
- Produire des recommandations fondées sur les données pour soutenir la planification et les décisions opérationnelles.
- Signaler immédiatement tout écart significatif, risque de fraude, incident opérationnel ou problème de conformité.
1.3 Gestion des stocks, contrôle d'inventaire et réapprovisionnement
- Maintenir des registres d'inventaire fiables et alignés avec les stocks physiques et les systèmes de gestion.
- Suivre les niveaux de consommation par rapport aux prévisions et aux besoins opérationnels.
- Réaliser des rapprochements réguliers entre les stocks physiques et les stocks théoriques.
- Initier les demandes de réapprovisionnement selon les seuils définis et les besoins opérationnels.
- Préparer la documentation nécessaire pour les demandes de réapprovisionnement.
- Coordonner les activités de réception et s'assurer: a. de la vérification des quantités ;
b. de la vérification de la qualité ;
c. de la disponibilité des documents justificatifs requis ;
d. de la mise à jour immédiate des systèmes de gestion des stocks.
- Enquêter sur les écarts, pertes, avaries ou anomalies constatées.
- Suivre les niveaux de stock sur l’ensemble des sites et anticiper les risques de rupture.
- Recommander des mesures préventives afin d'assurer la continuité des opérations.
1.4 Appui technique et gestion des équipements
- Appuyer l'installation, la configuration, les essais et la maintenance des systèmes de gestion du carburant.
- Surveiller l'état opérationnel des infrastructures et équipements associés, notamment les réservoirs, pompes, systèmes de distribution et équipements de suivi.
- Effectuer des inspections régulières afin de vérifier la conformité aux normes techniques.
- Coordonner les activités de maintenance préventive et corrective.
- Contribuer à l'identification et à la résolution des problèmes techniques.
- Assurer le respect des procédures de contrôle qualité et de sécurité.
- Veiller à la disponibilité et à l'utilisation adéquate des équipements de protection individuelle (EPI) et des équipements de sécurité.
- Signaler tout dysfonctionnement technique ou risque lié aux infrastructures.
1.5 Suivi de terrain, supervision et accompagnement
- Effectuer régulièrement des visites de terrain pour contrôler les opérations et les pratiques de gestion des stocks.
- Superviser le personnel opérationnel et veiller à l'application uniforme des procédures.
- Fournir un accompagnement technique et un coaching sur le terrain.
- Réaliser des contrôles ponctuels, inventaires physiques et vérifications de conformité.
- Appuyer les audits, missions de contrôle et revues de gestion.
- Évaluer les performances du personnel sous sa responsabilité et fournir un retour constructif.
- Favoriser une communication efficace et le partage d'information entre les différents sites.
- Promouvoir les bonnes pratiques opérationnelles et le respect des contrôles internes.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
Qualifications académiques :
- Diplôme universitaire ou diplôme d'études supérieures en Logistique, Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement, Administration des Affaires, Gestion des Opérations, Gestion des Entrepôts, Ingénierie ou domaine connexe.
- Une formation complémentaire en gestion des stocks, contrôle d'inventaire, opérations d'entrepôt, gestion du carburant, analyse de données ou gestion des risques opérationnels constitue un atout.
Expérience requise :
- Minimum de 6 années d'expérience professionnelle pertinente et progressive dans l'un ou plusieurs des domaines suivants :
a) opérations carburant et gestion du carburant ; ou
b) gestion des stocks, contrôle d'inventaire, gestion d'entrepôt ou gestion des matières ; ou
c) logistique, chaîne d'approvisionnement ou soutien aux opérations.
- Expérience avérée dans la gestion, le suivi ou le contrôle des stocks, des mouvements de stock, des opérations de stockage ou de distribution.
- Expérience dans les rapprochements d'inventaire, les vérifications de stock, l'analyse de données et le reporting opérationnel.
- Expérience de travail avec des systèmes ERP, systèmes de gestion des stocks, systèmes de gestion d'entrepôt, systèmes de gestion du carburant ou outils similaires.
- Expérience dans la coordination d'opérations multisites.
- Une expérience en supervision, coaching ou encadrement d'équipes opérationnelles est fortement souhaitée.
- Une expérience dans le système des Nations Unies, les ONG ou les environnements humanitaires constitue un avantage.
Connaissances et Compétences :
- Solides compétences en gestion des données et reporting, incluant validation et réconciliation
- Connaissance des systèmes de gestion des stocks, des dures de carburant et de la conformité aux SOPs
- Capacité à analyser les tendances de consommation et les niveaux de stock
- Connaissance des normes de sécurité liées à la manipulation du carburant
- Maîtrise des outils de tenue de registres et des systèmes numériques de base (Excel, FMS)
- Compétences en résolution de problèmes et capacité à gérer plusieurs priorités opérationnelles
- Haut niveau d'intégrité, de responsabilité et de rigueur
- Excellentes capacités d'organisation et de coordination
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe sous pression opérationnelle
- Approche proactive avec capacité à identifier les risques et proposer des solutions
- Excellentes compétences interpersonnelles et aptitudes à encadrer et soutenir les équipes terrain
- Disponibilité et capacité à effectuer des déplacements réguliers sur le terrain
LANGUES
- Maîtrise du français et du créole haïtien (oral et écrit) obligatoire
- Connaissance pratique de l'anglais souhaitée et considérée comme un atout