Description du poste
La multiplication des opérations d’urgence, de résilience et de filets de protection sociale entraine un besoin supplémentaire en ressources humaines, notamment pour garantir la qualité des projets de transferts monétaires (CBT) à travers la bonne coordination avec les parties prenantes sur le terrain et au bureau du pays. L’associé(e) Programme CBT va jouer un rôle pivotale dans la création et la supervision de tout le cycle CBT au niveau du pays, y inclus la coordination d’équipe, la réconciliation des transferts, les rapports de distributions, la facturation et la coordination avec les différents bureaux et partis prenantes.
RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :
Sous la supervision du Chargé de Programmes des opérations CBT/IDM, l’Associe’(e) Programme CBT sera chargé de d’appuyer les activités de transferts monétaires à Port Aux Princes conformément aux standards du PAM en la matière.
- Fournir un appui spécialisé en matière de gestion de projet dans le cadre de programmes CBT pour s'assurer que les différentes activités sont réalisées dans le respect des objectifs fixés et en application des politiques et des procédures du PAM.
- Assurer la préparation des listes des bénéficiaires et le suivi des activités de distribution de cash avec les partenaires coopérants, les prestataires de services financiers et les différentes unités du PAM dans le but de garantir le bon déroulement des transferts monétaires dans les délais prévus.
- Assurer la liaison avec les différentes unités du PAM et avec les partenaires financiers et coopérants pour assurer une collaboration efficace.
- Mettre à jour les fiches de suivi opérationnel pour suivre les progrès et identifier les lacunes dans la mise en œuvre des opérations CBT.
- Superviser les différents CBT assistants présents à Port au Prince et appuyer techniquement les CBT assistants dans les bureaux terrain en s’assurant que leurs responsabilités soient accomplies, que les procédures et outils de travail relatifs aux activités de transfert monétaire soient assimilées.
- Maintenir à jour les données principales (planification de distributions, rapports de distribution, réconciliation etc..) pour un partage de l’information aux personnes pertinentes et une meilleure prise de décision de leur part.
- Traiter les réconciliations et coordonner cette tache au sein de l’équipe d’assistants. Maintenir à jour les « Tracking Tool » (TT) et assurer tout traitement des réconciliations dans le temps et la qualité requise.
- Après les réconciliations, assurer le suivi auprès des services de support financier jusqu’au paiement final des factures des partenaires de service financiers. Contribuer au suivi des ressources allouées pour s’assurer qu’elles sont utilisées efficacement et conformément à la planification.
- Fournir un soutien aux différentes unités dans la résolution des questions opérationnelles et des problèmes dans le domaine des transferts monétaires.
- Effectuer les tâches qui lui sont dédiées dans la plate-forme SCOPE, y compris la mise en place de l'intervention, la création des listes de distribution et de paiement.
- Contribuer au renforcement de capacités des partenaires financiers et fournir un appui concernant les rapports de distribution et assurer la comparaison avec COMET.
- Préparer l’organisation des réunions de coordination avec les prestataires de service financier pour le suivi de la mise en œuvre des activités.
- Fournir un appui dans l’organisation des réunions de travail sur le Cash Working Group interne.
- Consolider le plan de mission pour le personnel CBT du bureau pays pour le soumettre au Chargé de Programmes des opérations CBT/IDM.
- Effectuer des missions ponctuelles de suivi des activités de cash sur le terrain en vue de proposer des solutions aux éventuelles difficultés rencontrées.
- Accomplir toutes autres tâches qui lui seront confiées
LES LIVRABLES :
- Le personnel qui compose l’unité CBT du bureau pays connait les procédures standards liés aux transferts monétaires dans les activités du PAM et savent mobiliser leurs connaissances opérationnelles pour le bon déroulement des activités.
- Le calendrier des distributions de transferts monétaires est le résultat d’une collaboration et coordination avec les partenaires financiers et partenaires de mise en œuvre et respecte les délais requis établis par les différentes activités programmatiques (Urgences, Résilience, Filets Sociaux).
- Les processus de réconciliations CBT et de paiements des factures avec les partenaires financiers sont efficaces et efficients (respect des délais de traitement des dossiers).
- La Tracking Tool (TT) et tout autre système de suivi adopté par le Bureau pour assurer le traitement dans le temps et délais des factures des partenaires, sont toujours à jour et disponibles pour vérification de la hiérarchie.
- Les parties prenantes (partenaires) sont sensibilisées sur la politique et procédures du PAM sur les transferts monétaires.
Formation : Diplôme universitaire en sciences sociales ou dans un autre domaine lié à l’assistance humanitaire
Expérience :
- Avoir une expérience progressive d’au moins quatre (4) ans dans la gestion de projet, planification et facturation
- Avoir une expérience d’au moins deux (2) ans dans la mise en œuvre d’activités liées à l’assistance alimentaire (vivres ou transferts monétaires)
- Expérience dans le domaine humanitaire ou en ONG est un atout
- Expérience dans la gestion des rapports est un atout
- Expérience de la plateforme SCOPE et COMET est un atout
Langues :
- Connaissance parfaite (lu, écrit, parlé) du français et du créole
- Connaissance de l’anglais est un atout
