Description du poste
Le MSPP à travers l’UCMIT renforce ses mécanismes de coordination administrative et de gestion opérationnelle. Cette réforme implique une intensification des activités
(réunions, missions, coordination avec les partenaires, suivi des dossiers
administratifs), nécessitant un appui structuré pour assurer la fluidité des opérations.
Afin d’améliorer l’organisation du travail, la traçabilité des informations et le suivi
administratif des activités liées au plan d’intégration, l’UCMIT prévoit le recrutement
d’une assistante administrative.
Fonctions
Assurer un appui administratif et organisationnel efficace à la mise en œuvre du plan
d’intégration et aux activités de coordination de l’équipe.
Principales responsabilités
- Assurer la gestion des courriers (réception, enregistrement, distribution)
- Rédiger et mettre en forme des correspondances administratives
- Assurer le classement et l’archivage des documents
- Organiser les réunions (convocations, logistique, prise de notes, comptes
rendus)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs
- Appuyer la coordination des missions (planning, préparation logistique)
- Gérer les appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs
- Assurer la circulation de l’information entre les services et partenaires
- Mettre à jour les bases de données administratives simples (listes, contacts,
suivi)
- Appuyer toute autre tâche administrative liée au fonctionnement du projet
Qualifications Requises
- Diplôme de niveau Bac +2 ou Licence en : Administration, Secrétariat, Gestion ou domaine connexe
Expérience professionnelle
- Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans :
o un poste administratif ou de secrétariat
o la gestion de bureau ou appui administratif
- Expérience souhaitée :
o dans une institution publique ou projet financé par des bailleurs
o en appui à des équipes techniques ou de coordination
Compétences techniques
- Bonne maîtrise :
o Word, Excel, PowerPoint
- Capacité de rédaction administrative
- Bonne gestion du classement et de l’archivage
- Utilisation des outils de communication (email, agenda, etc.)
Compétences organisationnelles
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Sens de l’organisation et rigueur
- Respect des délais
- Discrétion et sens de la confidentialité
Compétences relationnelles
- Bonnes capacités de communication
- Sens de l’accueil et du service
- Esprit d’équipe
Langues
- Maîtrise du français et du créole
- Connaissance de l’anglais (atout)
Livrables attendus
- Correspondances administratives produites
- Comptes rendus de réunions
- Dossiers administratifs classés et à jour
- Planning des activités mis à jour
Supervision
L’assistante administrative travaillera sous la supervision du responsable du plan
d’intégration et en appui à l’équipe technique.
