Le Programme national de lutte contre les IST/VIH/Sida (PNLS) est l’une des quatre entités constitutives de l’Unité de coordination des maladies infectieuses et transmissibles (UCMIT) du Ministère de la Santé publique et de la Population (MSPP). Il contribue, aux côtés des programmes consacrés à la tuberculose, au paludisme, à la coordination de la réponse nationale aux maladies infectieuses et transmissibles.
Sous la direction de l’UCMIT, le PNLS a notamment pour mission de définir les grandes orientations de la lutte contre les IST et le VIH, d’élaborer les plans stratégiques et opérationnels ainsi que les normes de prise en charge, puis de coordonner et de suivre la mise en œuvre des interventions visant à contrôler l’évolution de l’épidémie du VIH en Haïti. Il exerce cette mission conformément à la politique nationale de santé et aux orientations du MSPP, en collaboration avec les partenaires techniques et financiers, les partenaires de mise en œuvre et les autres parties prenantes de la réponse nationale, notamment les personnes vivant avec le VIH, les populations vulnérables et les populations clés.
Le PNLS veille également à l’application de la politique nationale de santé en matière de lutte contre les IST et le VIH. À ce titre, il soutient la promotion de comportements favorables à la santé et œuvre en faveur d’un accès libre, équitable et continu à des services de prévention, de dépistage, de traitement et de prise en charge de qualité sur l’ensemble du territoire national.
La vision ayant orienté le Plan stratégique national de riposte au VIH/Sida 2018-2023 consistait à placer Haïti sur la voie de l’élimination de l’épidémie du VIH à l’horizon 2030, grâce à une diminution significative des nouvelles infections et de la mortalité liée au VIH. Bien que la période couverte par ce plan soit arrivée à terme, l’objectif d’élimination du VIH comme menace pour la santé publique demeure un repère majeur pour l’organisation et la coordination de la réponse nationale.
La réalisation du mandat du PNLS nécessite une coordination administrative permanente entre la Coordination du Programme, les services techniques, la Direction exécutive et l’administration de l’UCMIT, les partenaires techniques et financiers ainsi que les partenaires de mise en œuvre. La gestion des correspondances, des agendas, des réunions, des dossiers, des visiteurs et du suivi administratif des décisions représente ainsi une fonction essentielle au bon fonctionnement du Programme.
Dans cette perspective, l’UCMIT souhaite recruter un(e) assistant(e) administratif(ve) pour une durée d’un (1) an afin d’apporter un appui administratif et organisationnel à la Coordination du PNLS et de faciliter les relations fonctionnelles entre les différentes entités concernées.
Objet des termes de référence
Les présents termes de référence définissent le mandat, les responsabilités, les qualifications requises ainsi que les conditions générales applicables au recrutement d’un(e) assistant(e) administratif(ve) affecté(e) au PNLS.
Supervision
L’assistant(e) administratif(ve) travaillera sous la supervision directe de la Coordonnatrice du PNLS. Il ou elle collaborera étroitement avec :
- La Direction exécutive de l’UCMIT;
- L’administration de l’UCMIT;
- Les services techniques du PNLS;
- Les autres programmes relevant de l’UCMIT;
- Les partenaires techniques et financiers;
- Les partenaires de mise en œuvre ;
- Les autres institutions et parties prenantes de la réponse nationale au VIH.
Objectif général du poste
Assurer un appui administratif, organisationnel et logistique efficace à la Coordonnatrice du PNLS et contribuer à la fluidité des relations de travail entre la Coordination, les services techniques du Programme, la Direction exécutive et l’administration de l’UCMIT ainsi que les partenaires du PNLS.
Objectifs spécifiques
L’assistant(e) administratif(ve) aura pour objectifs spécifiques de :
1. Faciliter la gestion quotidienne du secrétariat de la Coordination du PNLS ;
2. Assurer la réception, le traitement, la transmission, le classement et le suivi des correspondances et des documents administratifs ;
3. Soutenir la préparation et l’organisation des réunions, des déplacements et des autres activités de la Coordination ;
4. Assurer le suivi administratif des décisions, des demandes et des dossiers soumis à la Coordonnatrice ;
5. Faciliter la circulation de l’information entre la Coordination, les services techniques, l’UCMIT et les partenaires ;
6. Contribuer à la conservation ordonnée et confidentielle des documents du Programme.
Responsabilités et tâches
Sous la supervision de la Coordonnatrice du PNLS, l’assistant(e) administratif(ve) accomplira les tâches suivantes :
Gestion du secrétariat et des communications
1. Accueillir, orienter et assurer la prise en charge appropriée des visiteurs de la Coordination.
2. Gérer l’agenda, les rendez-vous et les engagements professionnels de la Coordonnatrice.
3. Assurer la circulation diligente de l’information entre la Coordonnatrice, les services techniques, la Direction exécutive, l’administration de l’UCMIT et les partenaires.
4. Répondre aux demandes administratives relevant de ses attributions et orienter les autres demandes vers les personnes concernées.
Gestion des correspondances et des documents
5. Assurer la réception, l’enregistrement, la distribution et le suivi des courriers entrants et sortants.
6. Rédiger ou mettre en forme les correspondances, notes, avis, mémorandums, courriels, circulaires et autres documents administratifs.
7. Relire les documents afin d’en vérifier la présentation, la cohérence, la grammaire et l’orthographe avant leur soumission à la Coordonnatrice.
8. Effectuer la saisie, la mise en page et le traitement des documents transmis à la Coordination.
9. Tenir à jour les registres de correspondances et les outils de suivi administratif.
10. Classer et archiver les dossiers physiques et électroniques de la Coordonnatrice, dans le respect des règles de confidentialité et de conservation documentaire.
Organisation et suivi des réunions
11. Participer à la planification et à l’organisation des réunions internes et externes de la Coordonnatrice.
12. Préparer les convocations, les ordres du jour, les dossiers de réunion, les feuilles de présence et les autres documents nécessaires.
13. Prendre part aux réunions de coordination et de personnel, puis rédiger les comptes rendus ou rapports correspondants.
14. Assister aux réunions avec les partenaires afin d’assurer le suivi des aspects administratifs et logistiques.
15. Tenir à jour, selon les instructions reçues, un tableau de suivi des décisions, recommandations, échéances et responsabilités établies au cours des réunions.
16. Effectuer les rappels nécessaires et recueillir les informations permettant de documenter l’état d’avancement des décisions.
Appui administratif et logistique
17. Apporter un appui administratif aux services techniques du PNLS, selon les priorités définies par la Coordination.
18. Assurer le suivi des besoins en matériels et fournitures de bureau de la Coordination.
19. Participer à la préparation administrative et logistique des rencontres, ateliers, missions et déplacements.
20. Appuyer, au besoin, l’administration de l’UCMIT dans la préparation des contrats de service, les démarches liées aux chèques de direction, l’organisation des rencontres externes, les voyages et les autres opérations administratives autorisées.
21. Faire le suivi des chèques, des autorisations de déplacement, des correspondances et des autres documents soumis à la signature de la Coordonnatrice.
22. Vérifier la disponibilité des pièces administratives requises pour le traitement des dossiers relevant de la Coordination.
23. Exécuter toute autre tâche connexe compatible avec la fonction, à la demande de la Coordonnatrice du PNLS.
Qualifications Requises
Profil et qualifications requises
Formation
Le ou la candidat(e) devra:
- Être titulaire d’un diplôme en secrétariat, secrétariat de direction, assistance administrative ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement reconnu;
- Une formation complémentaire en administration, gestion de bureau ou bureautique constituera un avantage.
Expérience professionnelle
Le ou la candidat(e) devra justifier:
- D’au moins trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente dans une fonction de secrétariat, d’assistance administrative ou de soutien à la direction;
- D’une expérience dans une institution publique, une organisation de santé, un projet financé par des partenaires ou une organisation internationale, qui constituera un atout ;
- D’une expérience dans l’organisation de réunions, la rédaction de correspondances administratives et la préparation de comptes rendus.
Compétences techniques
Le ou la candidat(e) devra:
- Maîtriser les logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint;
- Maîtriser la messagerie électronique et les outils usuels de communication virtuelle;
- Posséder une excellente capacité de rédaction administrative en français;
- Être capable de prendre des notes et de produire des comptes rendus fidèles et structurés;
- Avoir une bonne capacité de classement et de gestion des archives physiques et électroniques;
- Être capable d’établir les priorités et de respecter les échéances ;
- Avoir une vitesse de frappe d’au moins soixante (60) mots par minute, laquelle pourra être vérifiée au moyen d’un test pratique;
- Avoir une bonne maîtrise du français;
- La connaissance de l’anglais constituera un avantage.
Qualités personnelles
Le ou la titulaire du poste devra :
- Faire preuve d’honnêteté, d’intégrité, de responsabilité et de discrétion ;
- Respecter strictement la confidentialité des informations traitées ;
- Faire preuve de tact, d’entregent et de courtoisie ;
- Posséder de bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles ;
- Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur et de la ponctualité ;
- Être capable de travailler sous pression et de gérer simultanément plusieurs priorités ;
- Faire preuve d’initiative, de disponibilité et d’esprit d’équipe ;
- Adopter une attitude professionnelle et respectueuse envers les collègues, les partenaires et les visiteurs ;
- Démontrer une sensibilité particulière à la dignité, à la non-discrimination et au respect des personnes vivant avec le VIH et des populations clés.
Dossier de candidature
Le dossier de candidature devra comprendre :
1.Une lettre de motivation ;
2.Un curriculum vitæ actualisé ;
3.Une copie du ou des diplômes ;
4.Une copie des certificats ou attestations de formation pertinente ;
5.Les attestations d’emploi permettant de justifier l’expérience déclarée ;
6.Une copie d’une pièce d’identité valide ;
Les personnes intérésées sont invitées à apporter leur dossier au # 17, Rue Darguin, Pétion-Ville