Zanmi Lasante (ZL) est une organisation non gouvernementale à but non lucratif dont les activités visent à renforcer les structures sanitaires du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) afin de garantir l’accès à des services diagnostiques et à des soins basés sur les évidences à sa population cible au niveau du Plateau Central et du bas Artibonite depuis plus de trente ans. ZL œuvre également aux côtés du MSPP dans la formation du personnel de soins à travers la mise en place d’un programme de résidence hospitalière après le séisme dévastateur du 12 janvier 2010.
Elle est une organisation sœur de Partners in Health (PIH) sise à Boston, Massachussetts. Elle est affiliée à d’autres organisations et initiatives au Rwanda, au Lesotho, à Malawi, au Pérou, au Mexique, en Russie, au Sierra Leone, au Liberia et à la Nation Navajo. ZL et PIH établissent des partenariats avec des hôpitaux et des universités de renoms notamment aux USA dans le but de garantir l’accès à des services hautement spécialisés et contribuer à la standardisation des activités de formation.
En dehors du gouvernement haïtien, Zanmi Lasante est le plus grand fournisseur de soins de santé d'Haïti, travaillant en étroite relation avec le Ministère de la Santé Publique et de la Population, et dessert une population de plus de 1,3 million de personnes. L’organisation emploie plus des milliers de personnes, y compris agents de santé communautaire, pour fournir des soins primaires, des soins de santé maternelle et infantile, des services de lutte contre le VIH et la tuberculose et des soins secondaires et tertiaires plus avancés.
Elle s'efforce d'atteindre deux objectifs primordiaux :
- Apporter les avantages de la science médicale moderne à ceux qui en ont le plus besoin ;
- Servir d'antidote au désespoir ;
Profil du Poste
Sous la supervision de l’Assistant (e) Administratif (ve) Senior, l’Assistant (e) Administratif (ve) de programmes de résidence assure la logistique nécessaire à la réalisation des activités académiques du programme. Il/elle supporte les activités opérationnelles définies par la direction de l’éducation médicale et assiste les chargés de formation de programmes académiques et de recherche.
Principales Responsabilités
Résumé des fonctions principales :
Fournir le support administratif aux responsables des programmes.
- Assister les responsables de programmes dans leurs tâches administratives
- Aider à la préparation des examens, le suivi des évaluations des résidents.
- Aider à la préparation des Bulletins Biannuels des résidents
- Aider à la gestion des calendriers des activités académiques
- Aide à la préparation des tableaux de bord des responsables de programmes et sections du département
- Assister l’assistant administratif senior dans la gestion des données du programme dans New Innovation et autres logiciels du département.
- Aider dans le processus de recrutement des residents/fellows
Assurer la coordination logistique des activités de formation
- Coordonner la planification et l'organisation des téléconférences et des téléconsultations.
- Assurer la coordination avec les résidents en chef pour la distribution des horaires de rotation et la planification des activités académiques.
- Participer au suivi et à l'organisation des visites des professeurs visiteurs.
- Assurer le classement et la gestion des dossiers des résidents.
- Appuyer la gestion des calendriers des activités académiques et des rotations cliniques des résidents des différents programmes.
- Assister, au besoin, le gestionnaire de la bibliothèque dans l'exécution de ses activités.
- Fournir un appui à la bibliothèque en effectuant des heures de travail selon les besoins et à la demande de la Direction de la Formation.
- Aider les responsables de programmes et de sections dans la préparation de leurs rapports.
- Préparer et soumettre les rapports mensuels et trimestriels relatifs aux activités des programmes.
- Assurer le suivi administratif des activités de formation et veiller au respect des échéanciers établis.
- Collaborer avec les différentes parties prenantes afin de faciliter la mise en œuvre des activités académiques et administratives.
Évaluation
L’Assistant (e) Administratif (ve) des programmes académiques sera évalué à la fin de chaque année fiscale sur ses performances ; ses griefs et recommandations sur l’amélioration des services de support à la formation seront pris en compte. Cette évaluation permettra à Zanmi Lasante (ZL) d’identifier les éventuels besoins en termes de développement professionnel de l’employée. A noter que l’évaluation se portera sur les différents points de son profil de poste.
Compétences - Générales
Dynamique et fortement orienté(e) vers l'atteinte des résultats.
Capacité à travailler de manière autonome, avec un bon sens de l'initiative et une grande capacité d'adaptation.
Expérience pratique du travail en collaboration avec de multiples partenaires et parties prenantes.
Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer efficacement les priorités.
Bonnes compétences en communication orale et écrite.
Capacité à travailler en équipe et dans un environnement multidisciplinaire.
Sens élevé de la confidentialité, de l'éthique professionnelle et de la discrétion.
Sensibilité aux principes d'équité de genre, de diversité et d'inclusion.
Capacité à préparer, analyser et soumettre des rapports administratifs et d'activités.
Qualifications Requises
Education -Expérience:
1. Formation en Administration, Gestion ou autres disciplines connexes ;
2. Parfaite maîtrise des outils informatiques (notamment, Word, Excel, Outlook etc…) ;
Langues: Capacité de communication écrite et orale en français. (Anglais est un atout)
Les postulants(e) désireux (euses) de participer à ce processus de recrutement sont invités(e) à soumettre un dossier complet (cv, lettre de motivation, licence, diplôme, etc).
Les candidats(e) sélectionnés(e) seront contactés(e) par courriel pour évaluation et entretien.
P.S. Tous les documents doivent être soumis en un seul fichier PDF
Zanmi Lasante s'engage fermement à prévenir l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels dans l'ensemble de ses activités. Le candidat sélectionné sera soumis à une formation adaptée et sera responsable de la pleine compréhension et du respect des politiques et procédures de l'organisation en matière de prévention de l'exploitation, des abus et du harcèlement sexuel. Dans cette optique, Zanmi Lasante adopte une politique de tolérance zéro envers toute forme d'exploitation, d'abus et de harcèlement.