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Cet assistant administratif de niveau intermédiaire, tout en maintenant une stricte confidentialité, collabore avec ses collègues pour effectuer des tâches qui comprennent des tâches de soutien de bureau ainsi que des travaux administratifs directement liés aux opérations du département desservi, fournissant généralement un soutien complet à un groupe de travail de taille intermédiaire ou effectuant des tâches générales dans un groupe plus important ; peut assister directement un gestionnaire ou un directeur.
Responsabilités
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Entretenir une relation personnelle avec Jésus-Christ. Témoigner constamment de Jésus-Christ, faire preuve d'une attitude courtoise et empreinte de l'exemple du Christ envers les personnes au sein et en dehors de Compassion, et soutenir fidèlement le ministère de Compassion par la prière.
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Agit comme défenseur des droits de l'enfant afin de sensibiliser le public à ses besoins. Comprend le commandement du Christ de protéger les enfants.
S'engage à placer la protection de l'enfance au cœur de toutes ses décisions, tâches et activités au sein du ministère. Respecte les règles de conduite énoncées dans la Déclaration d'engagement de Compassion en matière de protection de l'enfance et le Code de conduite. Signale tout cas de maltraitance, de négligence ou d'exploitation d'enfants conformément à la procédure de signalement interne de Compassion et apporte son soutien aux équipes d'intervention en cas d'incident.
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En tant que membre expérimenté de l'équipe, vous répondez aux questions, expliquez les processus et correspondez avec les personnes concernant des informations spécialisées au sein du département ou du groupe de travail assigné.
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Planifie les réunions, prépare les ordres du jour, rédige les procès-verbaux, coordonne les déplacements et les itinéraires, et accueille les visiteurs.
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Effectue des tâches de soutien administratif telles que répondre au téléphone, saisir et extraire des données électroniques, ou trier et distribuer le courrier.
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Rédiger et/ou relire des documents ou des formulaires et autres correspondances telles que des documents officiels de l'entreprise, des lettres externes et des documents déposés auprès des autorités gouvernementales, qui peuvent être de nature confidentielle.
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Peut effectuer des travaux manuels légers tels que la livraison de fournitures de bureau, la disposition des chaises et la mise en place de rafraîchissements, de brochures et de présentoirs.
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Peut communiquer avec le personnel d'autres pays pour faciliter le traitement des informations ou des produits de travail, assurer le suivi de l'exactitude et de la conformité des processus, garantir une compréhension claire entre les fonctions, et participer à des équipes de projet.
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L'assistant peut participer à la création, au suivi et à la production de rapports pour le département ou le groupe de travail soutenu et peut administrer les programmes et processus de base en cours.
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Peut commander des fournitures ou des services, organiser l'expédition ou le transport, ou fournir d'autres services logistiques conformément aux pratiques et politiques standard. Peut fournir des services d'enregistrement ou d'authentification de documents, au besoin.
Foi
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Il entretient une relation personnelle avec Jésus-Christ.
Culture
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Responsable du soutien, du respect et de la mise en œuvre des « comportements culturels » fondamentaux de Compassion dans toutes les communications et relations internes et externes.
Éducation
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Baccalauréat en administration des affaires, en technologie ou dans une discipline connexe
Expérience
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Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience professionnelle pertinente dans un rôle administratif, opérationnel ou connexe.
Qualifications requises
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Niveau d'anglais intermédiaire ou supérieur, avec d'excellentes compétences en communication écrite et orale
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Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités.
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Esprit proactif et axé sur les solutions, doté de solides compétences en résolution de problèmes
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Solides compétences en rédaction administrative, notamment en matière de préparation de la correspondance et des documents officiels.
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Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe
Qualifications souhaitées
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Maîtrise de l'espagnol
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Connaissances de base en finance et en comptabilité
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Expérience en rédaction de contrats et autres documents juridiques ou administratifs
Licences et certifications
- Aucun
*Une formation, un enseignement et/ou une certification équivalents peuvent remplacer l'expérience et la formation indiquées ci-dessus.
Environnement de travail
Bureau – Environnement de bureau standard
Lieu : Port-au-Prince, Haïti
Exigences physiques
Rester assis, debout et/ou en marche jusqu'à 8 heures par jour
Exigences de voyage
Aucun déplacement n'est requis pour ce poste.