Ce poste a pour objectif la mise en œuvre quotidienne des responsabilités liées aux fonctions de soutien.
Responsabilités générales
1. Veiller au respect des politiques, outils, manuels et directives de l’organisation
2. Mettre en œuvre le portefeuille des fonctions de soutien déléguées conformément au plan d'action
3. Préparer et élaborer des rapports d'étape à la demande de la direction
4. Veiller au classement correct des documents
5. Promouvoir et partager des idées pour l'amélioration des fonctions de soutien
6. Vérifier la conformité et l’exhaustivité des dossiers financiers soumis pour paiement.
7. Assurer la mise à jour régulière et exacte des données financières dans les systèmes de l’organisation
8. Identifier et proposer des améliorations visant à renforcer les procédures et les contrôles internes.
9. Appuyer les activités de conformité, de contrôle interne et les audits internes ou externes.
10. Exécuter toute autre tâche pertinente confiée par le superviseur dans le cadre des fonctions du poste.
Responsabilités spécifiques
• Collaborer avec les institutions financières afin de garantir que les questions relatives aux paiements soient résolues dans les meilleurs délais (retours de paiement, paiements insuffisants/excédentaires du personnel, des fournisseurs et des sous-traitants, coordonnées bancaires incorrectes, etc.)
• Selon le tableau d’Autorisation, valider les dossiers de paiement avant décaissement
• Assurer la conformité les paiements sur le terrain lorsque requis (missions, distributions, activités spécifiques), en collaboration avec le Financial Service Providers
• Assurer le correct préparation des rapprochements bancaires et de caisse et assurer la réconciliation mensuelle de tous les comptes de bilan au niveau de l’Area Office.
• Préparer les enregistrements comptables des mouvements de trésorerie pour soumission au bureau pays pour revue et enregistrement (posting) dans le système Agresso.
• Aider le directeur financier à organiser les réunions mensuelles du BVA au niveau de l’Area Office, à établir le résumé du projet et les plans de dépenses
• Faciliter les comptages quotidiens/hebdomadaires et la projection des liquidités au bureau.
• Faciliter les activités d'audit.
• Initier les nouveaux employés aux procédures opérationnelles standard (SOP) financières et aux autres tâches liées aux finances.
• Veiller au correct archivage physique et électronique de tous les documents de paiement et assurer leur classement dans des chronos codifiés conformément aux standards de l’organisation.
• Effectuer d'autres tâches connexes qui seront assignées par le supérieur hiérarchique.
• Apporter son soutien à toutes les tâches liées aux ressources humaines lorsque cela est nécessaire.
Dimension et portée du poste
• Personnel : Assistant financier
• Parties prenantes : Autorités fiscales, autorités de sécurité sociale, fournisseurs, banques
• Budgets : Responsable du traitement et du suivi opérationnel des paiements, de la caisse et des transactions financières quotidiennes, dans le respect des budgets approuvés, sans autorité d’engagement budgétaire.
• Informations : Intranet, Agresso, manuel financier, politiques et procédures des donateurs de l’organisation
• Aspects juridiques ou conformité Politique anti-corruption, code de conduite de l’organisation, conditions d'emploi
Qualifications Requises
2. Compétences
Les compétences sont essentielles pour permettre à l’employé et à l’organisation d’atteindre les résultats attendus.
2.1. Compétences professionnelles
• Expérience en tant que responsable financier dans un contexte humanitaire/de reconstruction
• Expérience préalable dans des contextes complexes et instables
Compétences professionnelles générales :
• Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire, de préférence au sein d'une ONG internationale
• Bonne connaissance des logiciels de comptabilité, de préférence Agresso-UNIT4B
• Bonne connaissance des procédures opérationnelles standard (SOP) en matière financière
• Bonne connaissance du contexte des régions du Sud-Ouest et du Nord-Ouest
• Maîtrise de l'anglais et connaissance professionnelle du français requises
• Au minimum un master dans un domaine connexe ou un diplôme de premier cycle et une qualification internationalement reconnue en comptabilité ou en finance, telle que l'ACCA, le CPA, le CIA, le CFA, etc.
Compétences, connaissances et expériences liées au contexte :
• Capacité à travailler et gérer des opérations dans des environnements peu sûrs ;
• Aptitude à planifier efficacement et à obtenir des résultats dans des délais contraints ;
• Capacité à autonomiser les équipes et à renforcer la confiance ;
• Excellentes capacités de communication respectueuse, claire et impactante ;
• Capacité à travailler efficacement avec les autres, dans un environnement multiculturel ;
• Bonne compréhension du contexte opérationnel et humanitaire ;
• La connaissance des langues locales est un atout ;
• Bonne maîtrise des outils informatiques courants (Excel, Word, PowerPoint, Internet et autres logiciels professionnels).
2.2. Compétences comportementales
• Capacité à gérer efficacement des environnements peu sûrs et contraignants ;
• Capacité à planifier, prioriser et obtenir des résultats dans le respect des délais et des procédures ;
• Capacité à autonomiser les autres et renforcer la confiance au sein des équipes ;
• Aptitude à travailler efficacement en équipe et à favoriser la collaboration ;
• Capacité à communiquer de manière respectueuse, claire et impactante avec des interlocuteurs variés
3. Gestion des performances
L’employé sera évalué sur la base des responsabilités et compétences définies pour le poste, conformément au système de gestion des performances de l’organisation.
Les documents suivants serviront de référence lors des évaluations de la performance :
• La description de poste.
• Le plan de travail et de développement professionnel de l’employé ;
• Le bilan des performances à mi-parcours et/ou de fin de période d’essai ;
• Le modèle du bilan des performances de fin de contrat ;
• Le référentiel des compétences de l’organisation.
Dossier de candidature:
* Cv et Lettre de motivation
* Minimum trois(3) références des trois derniers postes récents
* Minimum un master dans un domaine connexe ou un diplôme de premier cycle et une qualification internationalement reconnue en comptabilité ou en finance, telle que l'ACCA, le CPA, le CIA, le CFA, etc…
* Pièces d’identités et autres certifications obtenues
