L’Assistant(e) Finance est en charge des activités financières quotidiennes, incluant la gestion de la trésorerie et des avances, la préparation et l’exécution des paiements, le suivi comptable et la vérification de la conformité des pièces justificatives.
Il/elle s’assure du classement et de l’archivage correct des documents financiers conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs, et contribue au bon fonctionnement du département Finance dans le respect des règles de contrôle interne.
Responsabilités générales
• Assurer le respect des politiques, procédures et directives financières de l’organisation.
• Contribuer à la mise en œuvre des fonctions financières conformément au plan d’action et aux priorités opérationnelles.
• Exécuter les tâches financières quotidiennes, notamment la gestion de la caisse, les paiements et la tenue des registres financiers.
• Préparer et transmettre les rapports financiers requis à la demande de la hiérarchie.
• Garantir l’archivage physique et électronique, ainsi que la numérisation correcte des documents financiers.
• Vérifier la conformité et l’exhaustivité des dossiers financiers soumis pour paiement.
• Assurer la mise à jour régulière et exacte des données financières dans les systèmes de l’organisation.
• Identifier et proposer des améliorations visant à renforcer les procédures et les contrôles internes.
• Appuyer les activités de conformité, de contrôle interne et les audits internes ou externes.
• Exécuter toute autre tâche pertinente confiée par le superviseur dans le cadre des fonctions du poste.
Responsabilités spécifiques
1. Gestion de la trésorerie (Cash Management)
• Gérer la petite caisse et la caisse bureau, incluant les décaissements, la tenue rigoureuse des registres et le suivi des soldes.
• Effectuer les paiements en espèces, par virement bancaire et par chèque, conformément aux procédures et contrôles internes de l’organisation.
• Préparer les documents de paiement (vouchers), assurer l’obtention des signatures requises et vérifier la conformité des pièces justificatives.
• Appuyer les paiements sur le terrain lorsque requis (missions, distributions, activités spécifiques).
• Réaliser les comptages de caisse quotidiens, hebdomadaires et mensuels en collaboration avec le Coordonnateur Financier.
• Contribuer à la préparation et au suivi des prévisions de trésorerie (cash forecast).
2. Suivi des paiements et comptabilité
• Préparer et traiter toutes les demandes de paiement dans le respect strict des contrôles internes.
• Appuyer la soumission de chaque journal de paiement (post-back) au Coordonnateur Financier pour revue et enregistrement (posting) dans le système Agresso.
• Enregistrer et classifier les transactions financières dans les systèmes comptables de l’organisation dans les délais impartis.
• Assurer le suivi des factures fournisseurs, vérifier les calculs, signatures, taxes applicables et la conformité contractuelle.
• Tenir à jour les registres financiers (caisse, banque, paiements, dépenses par projet).
• Appuyer la préparation des rapprochements bancaires et de caisse.
3. Gestion des avances et conformité
• Suivre les avances personnelles et programmatiques et s’assurer de leur justification et clôture dans les délais prescrits.
• Vérifier que les documents financiers soumis par les départements respectent les SOPs, checklists et exigences de conformité de l’organisation.
• Appuyer la préparation et le suivi des audits internes et externes (classement, disponibilité des pièces justificatives, réponses aux observations).
4. Archivage, numérisation et gestion documentaire
• Assurer la numérisation régulière des pièces comptables sur SharePoint et autres plateformes de l’organisation.
• Apposer le cachet « Payé » sur tous les documents de paiement et assurer leur classement dans des chronos codifiés conformément aux standards de l’organisation.
• Garantir la conformité des dossiers archivés (classement chronologique, complétude, codification correcte).
• Maintenir un système de classement physique et électronique fiable, structuré et facilement consultable.
5. Coordination interne et appui aux programmes
• Assurer une communication et une coordination régulières avec les équipes Logistique, RH &
• Administration et Programmes.
• Fournir un appui financier aux équipes terrain lors des missions, distributions et autres activités spécifiques.
• Participer aux réunions de coordination support selon les besoins et sur invitation.
Qualifications Requises
2. Compétences professionnelles générales :
• Disposer d’au moins six (06) mois d’expérience professionnelle en tant qu’Assistant(e) dans une fonction comptable ou financière, idéalement dans un contexte humanitaire.
• Être titulaire d’un diplôme minimum de niveau Bac +2 en comptabilité, gestion des entreprises (BTS) ou dans un domaine équivalent.
• Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Excel, Word (la connaissance d’Outlook, Teams et O365) et la gestion de documents PDF.
• Avoir une bonne capacité d’utilisation d’Internet et des outils de communication numérique.
• Avoir une connaissance de base de l’anglais (oral et/ou écrit) constitue un atout.
Compétences, connaissances et expériences liées au contexte :
Le référentiel de compétences de l’organisation référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
• Capacité à travailler et gérer des opérations dans des environnements peu sûrs ;
• Aptitude à planifier efficacement et à obtenir des résultats dans des délais contraints ;
• Capacité à autonomiser les équipes et à renforcer la confiance ;
• Excellentes capacités de communication respectueuse, claire et impactante ;
• Capacité à travailler efficacement avec les autres, dans un environnement multiculturel ;
• Bonne compréhension du contexte opérationnel et humanitaire ;
• La connaissance des langues locales est un atout ;
• Bonne maîtrise des outils informatiques courants (Excel, Word, PowerPoint, Internet et autres logiciels professionnels).
3. Gestion des performances
L’employé sera évalué sur la base des responsabilités et compétences définies pour le poste, conformément au système de gestion des performances de l’organisation.
Les documents suivants serviront de référence lors des évaluations de la performance :
• La description de poste.
• Le plan de travail et de développement professionnel de l’employé ;
• Le bilan des performances à mi-parcours et/ou de fin de période d’essai ;
• Le modèle du bilan des performances de fin de contrat ;
• Le référentiel des compétences de l’organisation.
Conditions particulières
2.2. Compétences comportementales
• Capacité à gérer efficacement des environnements peu sûrs et contraignants ;
• Capacité à planifier, prioriser et obtenir des résultats dans le respect des délais et des procédures ;
• Capacité à autonomiser les autres et renforcer la confiance au sein des équipes ;
• Aptitude à travailler efficacement en équipe et à favoriser la collaboration ;
Capacité à communiquer de manière respectueuse, claire et impactante avec des interlocuteurs variés
