Chauffeur et commis au protocole

Description du poste

Sous la supervision directe du Représentant du pays, le chauffeur et commis au protocole assure un service de conduite fiable et sûr au chef de bureau et aux autres fonctionnaires et visiteurs des Nations Unies, en garantissant les normes les plus élevées de discrétion et d'intégrité, le sens des responsabilités et une excellente connaissance des questions de protocole et de sécurité. 

Le chauffeur et agent de protocole effectue également diverses tâches protocolaires et administratives standard, garantissant un travail de haute qualité et précis. Il/elle fait preuve d'une approche axée sur le client, de courtoisie, de discrétion, de tact et d'une capacité à travailler avec des personnes d'origines nationales et culturelles diverses.

Fonctions et responsabilités clés

1. Fournir des services de conduite fiables et sécurisés : 

• Conduire les véhicules de service pour le transport de la représentante d'ONU Femmes en Haïti, d'autres responsables, de visiteurs, du personnel des programmes et des opérations d'ONU Femmes et faciliter les missions VIP ; 
• Livrer et collecter le courrier, les documents et autres articles pour les bureaux gouvernementaux, les ambassades, les établissements commerciaux et les bureaux des Nations Unies ; 
• Accueillir le personnel officiel et les visiteurs à l'aéroport, y compris les formalités de visa et de douane si nécessaire ; 
• Vérifiez que tous les passagers portent toujours leur ceinture de sécurité dans le véhicule ; 
• Vérifier que toutes les mesures immédiates requises par les règles et réglementations sont prises en cas d'implication dans un accident ; 
• Respectez les directives et politiques spécifiques à l'emploi pertinentes d'ONU Femmes, telles que, mais sans s'y limiter, la politique de gestion des véhicules ; 
• Vérifiez que tous les véhicules sont conformes aux normes de sécurité établies sur le lieu d'affectation, conformément au processus de gestion des risques de sécurité.

  2. Veiller à la bonne utilisation du véhicule :

• Consignez avec précision les relevés kilométriques (début et fin) de chaque trajet dans le carnet de bord du véhicule, y compris la date, la destination, le but du trajet et les noms des passagers, et soumettez les carnets remplis au superviseur pour examen et approbation chaque semaine ;
• Consignez les achats de carburant immédiatement après chaque ravitaillement, en notant la date, le relevé du compteur kilométrique, la quantité (litres), le coût et le numéro de reçu ; joignez les reçus de carburant originaux au registre et soumettez-les au superviseur à la fin de chaque semaine pour vérification et certification ;
• Signalez immédiatement à votre supérieur toute anomalie entre les relevés du compteur kilométrique, les enregistrements de consommation de carburant et les reçus de carburant dès sa découverte ;
• Tenir à jour les dossiers d'entretien des véhicules, y compris les dates d'entretien, le type de travaux effectués, le prestataire de services, le kilométrage lors de l'entretien et le coût ; obtenir l'approbation écrite du superviseur avant toute réparation ou entretien non urgent.
• Soumettre au superviseur, pour examen, approbation et archivage, des rapports mensuels d'utilisation des véhicules résumant le kilométrage total, la consommation de carburant, les activités d'entretien et les coûts associés ;
• Réalisez des économies en conduisant de manière responsable et en minimisant la consommation inutile de carburant.
• Superviser le respect par les autres conducteurs des exigences établies en matière d'utilisation des véhicules et de tenue des registres.

3. Assurer l'entretien quotidien du véhicule assigné :

• Assurer l'entretien quotidien adéquat du véhicule assigné par des contrôles de routine (huile, pneus, freins, eau, feux, clignotants, essuie-glaces, klaxon, embrayage et nettoyage régulier pour maintenir le véhicule en bon état de fonctionnement), et veiller à ce que toute erreur des indicateurs d'avertissement sur le tableau de bord soit inspectée et traitée en temps opportun ; 
• Effectuer les réparations mineures et organiser les réparations majeures en suivant la procédure d'approbation appropriée ;
• Effectuer des inspections du véhicule avant et après le voyage et consigner les résultats dans la liste de contrôle normalisée d'inspection du véhicule, en signalant sans délai tout défaut ou problème de sécurité au superviseur ;
• Veillez à ce que  tous les véhicules officiels soient régulièrement nettoyés, à l'intérieur comme à l'extérieur, et qu'ils soient maintenus dans un état de présentation impeccable, digne du transport de hauts fonctionnaires et de visiteurs.

4. Maintenir et assurer la disponibilité de tous les documents/fournitures nécessaires :

• Maintenir et assurer la disponibilité de tous les documents/fournitures requis, y compris l'assurance du véhicule, les carnets de bord du véhicule, le répertoire du bureau et une carte de la ville/du pays, la trousse de premiers secours et les pièces de rechange nécessaires dans le véhicule assigné ; 
• Veillez à ce que l’immatriculation du véhicule, l’assurance et les certificats d’inspection soient à jour et conservés dans le véhicule en tout temps, et signalez les renouvellements à venir au superviseur au moins 30 jours à l’avance ;
• S'assurer que toutes les mesures immédiates requises par les règles et réglementations sont prises en cas d'accident.

5. Fournir un appui administratif, logistique et protocolaire général conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies d’ONU Femmes et au Protocole du pays hôte : 

• Fournir un soutien logistique pour les dispositions liées au protocole, y compris la livraison des documents et le suivi sur demande.
• Contribuer à la tenue des registres relatifs aux protocoles et au suivi de la documentation courante sous la supervision d'un responsable.
• Organisation des visites officielles par le biais d'une coordination logistique avec les autorités compétentes. 
• Aider à la préparation de la correspondance protocolaire courante et à la mise en forme des documents standard, y compris les notes verbales sur demande ;
• Assistance pour la soumission et la collecte des documents relatifs aux visas, cartes d'identité, permis de conduire, immatriculation des véhicules officiels et privés, transfert/mise au rebut desdits véhicules, délivrance et récupération de leurs plaques d'immatriculation et suivi auprès du ou des services compétents du pays hôte.

6. Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Compétences

Valeurs fondamentales :

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Compétences clés :

• Sensibilisation et sensibilisation aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Donner l'exemple

Compétences fonctionnelles :

• Excellentes compétences de conduite ; 
• Solide connaissance du code de la route, des règles et usages des chauffeurs, ainsi que des routes et conditions locales ; 
• Solides compétences en conduite défensive ; 
• Compétences en réparations mineures de véhicules ; 
• Solides compétences en matière de tenue de registres et de documentation, y compris la tenue précise des carnets de bord des véhicules et des consommations de carburant.
• Capacité à être à l'heure. 
• Connaissances informatiques de base, notamment l'utilisation de MS Word, Excel et des applications de messagerie électronique.

Qualifications requises pour le recrutement

Formation et certification :

• L'achèvement des études secondaires est requis. 
• Un permis de conduire valide est requis. 
• La certification en conduite défensive est un atout.

Expériences

• Au moins 3 ans d'expérience pertinente en tant que chauffeur au sein d'une organisation internationale, d'une ambassade ou du système des Nations Unies, avec un dossier de conduite irréprochable.
• Une expérience dans les services de soutien administratif, logistique et protocolaire est requise.
• Une expérience avérée en matière de tenue de registres précis concernant les véhicules et le carburant, y compris les pratiques de tenue de registres qui répondent aux exigences d'audit et de responsabilisation, est requise.
• Une expérience de travail avec des partenaires gouvernementaux est souhaitable.
• Une expérience de l'utilisation des ordinateurs et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) est requise.

Langues

• La maîtrise du français est requise. 
• La maîtrise du créole est requise.
• La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est souhaitable (anglais, français, arabe, chinois, russe ou espagnol).