Responsable Finance

Description du poste

Le.a Responsable Finance Pays est un membre clef de l’équipe de management pays. Il/elle sera responsable pour Acted de la gestion financière dans le pays sous l’autorité du directeur pays et du directeur administration et finances du siège. Le.la CFM s’assure qu’il est tenu compte de la législation nationale, et que les standards financiers d’Acted sont appliqués en termes de comptabilité, de systèmes de contrôle financier, de process de reporting interne/externe en sorte d’assurer une utilisation efficiente des ressources. Le.la responsable finances pays senior apporte un soutien technique et une montée en compétences au staff administration et finances pays. Le.la responsable finances pays senior alertera le Directeur pays et le directeur finances HQ en cas de survenue de problèmes majeurs pouvant avoir un impact financier potentiel sur la mission.

1. Comptabilité et gestion de la trésorerie

1.1 Gestion de la Comptabilité – superviser le cycle comptable pour la mission

• Inscrire dans les délais et avec des données précises les entrées dans le livre de caisse, le compte bancaire en suivant SAGA et les descriptions standards définies dans le manuel de procédures financières globales d’Acted.
• Vérifier et coordonner la compilation mensuelle des comptes de chaque zone.
• Superviser le cash et l’équilibre financier en vérifiant les procédures lors de la clôture des comptes mensuels.
• Communiquer les comptes à un rythme mensuel au siège, en respectant les procédures et les délais SAGA en ligne avec l’agenda de comptabilité mensuel comme pour les procédures finances d’Acted.
• Gérer la présentation, la circulation, le remplissage des bons de commande et l’archivage des documents comptables et financiers en conformité avec les procédures FLAT et finances.
• Vérifier sur une base aléatoire, la qualité et la conformité des documents en provenance des zones quand ils sont centralisés.
• Superviser les clôtures comptables semestrielles et annuelles à la fois sous les aspects de comptabilité générale et analytique (V1 et V2).

1.2 Gestion de la trésorerie – assurer un contrôle et une gestion fluide de la trésorerie

• Garantir des procédures justifiées de choix des banques, ouvrir/clôturer les comptes bancaires sous l’autorité du CEO.
• Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer que les flux sont correctement retranscrits (avances, transferts, etc.).
• Superviser la gestion de l’épargne et des espèces : montant disponible, soldes, instructions de sécurité.
• Évaluer les besoins mensuels de trésorerie pour les projets et les zones.
• Gérer les transferts d’argent, les apports de cash aux zones et les montants en circulation.
• S’assurer que les bailleurs sont facturés à temps.

2. Engagement des dépenses, contrôle du budget & gestion financière

2.1 Engagement des dépenses

• Vérifier la disponibilité du budget et la conformité avec les procédures d’Acted et des bailleurs avant les ordres de paiement.
• Recueillir les visas des membres du staff autorisés et mettre en place les plafonds d’engagement.
• Contrôler les niveaux d’autorisation et la ligne budgétaire concernée avant chaque dépense.
• En coordination avec la logistique, négocier les termes des contrats et s’assurer du respect des procédures d’achat.
• Vérifier les documents contractuels, factures, reçus et attestations de service fait.
• En coordination avec l’équipe Administration, vérifier les contrats du staff, les salaires et valider la paie chaque 25 du mois.
• Vérifier l’exactitude et la conformité des documents comptables des partenaires avant paiement.

2.2 Suivi budgétaire, contrôle des coûts, audits internes et externes

• Piloter le suivi du budget et le processus de consolidation.
• Analyser les écarts entre budgets planifiés et dépenses réelles.
• Anticiper les risques financiers et proposer des mesures correctives.
• Analyser mensuellement les coûts de fonctionnement, flotte et communication de chaque zone.
• Prévenir tout préjudice financier ou opérationnel.
• Soumettre les annexes des outils de reporting financier interne au siège.
• Participer à la préparation et au suivi des audits externes.

3. Gestion du cycle financier du projet

3.1 Élaborer les budgets des projets et les rapports

• Consolider les budgets des propositions de projets selon les besoins de la mission et les contraintes bailleurs.
• Vérifier et négocier les contrats de subvention avant signature.
• Préparer et vérifier les rapports financiers (ad hoc, intermédiaires et finaux).
• Suivre les paiements des bailleurs et la clôture financière des projets.

4. Management d’équipes et autres tâches

• Mettre à jour l’organigramme et les termes de référence des départements finance et administration.
• Superviser l’équipe finance, planifier les recrutements, évaluations et développement des carrières.
• Former les équipes finance d’Acted et les partenaires.
• Renforcer la collaboration avec les autres départements (logistique, PDD, etc.).
• Améliorer la circulation de l’information.
• Planifier des missions de contrôle terrain.
• Réaliser toute autre tâche demandée par le manager immédiat.

Profil recherché

• Master en Finance, Audit, Business Management ou équivalent.
• Au moins 3 ans d’expérience en gestion financière et budgétaire.
• Excellentes compétences financières et analytiques.
• Excellentes compétences en communication et rédaction.
• Leadership et capacité à manager des équipes.
• Capacité à former et développer les compétences financières des équipes.
• Résistance au stress et sens des responsabilités.
• Capacité à travailler en milieu interculturel avec flexibilité.
• La connaissance de la zone d’affectation est un plus.

Conditions et avantages

• Salaire entre 3400 € et 3600 € net mensuel selon profil.
• Indemnité mensuelle de frais de vie : 300 $.
• Logement en guesthouse et nourriture pris en charge.
• Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International).
• Transport aller/retour pris en charge tous les 6 mois.
• Frais de visa couverts.
• R&R tous les 3 mois (billet jusqu’à 500 $ + 200 $ d’indemnité).
• Une semaine de préparation au départ incluant 4 jours de formation sécurité.
• Congé annuel de 25 à 43 jours.
• Possibilité d’un appel de 30 min avec un consultant fiscal.
• Soutien psychologique avec un professionnel.