Description du poste
Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur Pays Commun en Haïti et positionné(e) au Cap-Haïtien, l'Assistant(e) de direction collabore avec le Directeur Pays Commun et apporte également son appui aux trois autres membres du collectif managérial de la Direction Pays Commune : le Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT) et le Responsable de Portefeuille Gouvernance, basés au Cap-Haïtien, et le Responsable de Portefeuille « Secteurs économiques et sociaux », basé à Port-au-Prince.
Il ou elle seconde l'équipe de direction et facilite la mise en œuvre de ses missions en prenant en charge les tâches pratiques, logistiques et administratives, et en se montrant force de proposition dans la résolution des problématiques courantes.
Il ou elle est le premier interlocuteur ou la première interlocutrice des différents services de l'Agence et des partenaires externes pour les questions relevant du fonctionnement de la Direction Pays Commune.
Gestion des agendas et organisation des réunions
- Gérer l'agenda du Directeur Pays Commun et appuyer la gestion des agendas des autres membres du collectif managérial
- Prendre les rendez-vous, organiser les réunions internes et externes, réserver les salles
- Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et supports de réunion
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion
- Préparer les dossiers de réunion (CODEV, comités de pilotage, revues de portefeuille) et en assurer le classement et l'archivage
- Gérer les parapheurs, le courrier entrant et sortant, et les notes de frais
- Assurer l'accueil physique et téléphonique pour le compte du Directeur Pays Commun et du collectif managérial
Organisation des déplacements et des événements
- Organiser les déplacements du Directeur Pays Commun et des membres du collectif managérial : réservations (vols UNHAS et commerciaux, hébergement), logistique, en lien avec le pôle logistique de l’Unité Support Projet (USP) et le pôle sûreté
- Préparer les ordres de mission et assurer le suivi administratif post-mission
- Contribuer à l'organisation des événements internes et externes : séminaires d'équipe, missions, visites institutionnelles, ateliers
- Coordonner la logistique des visites de partenaires et de représentants du siège du Groupe ou de la Direction Régionale Groupe Océan Atlantique de l’AFD
Production et gestion documentaire
- Rédiger en autonomie, dans le respect de la charte graphique de l'Agence, les documents et supports administratifs nécessaires : comptes rendus, courriers, notes de service, présentations, formulaires
- Tenir à jour les répertoires institutionnels et les annuaires de contacts (autorités nationales, Ambassade, bailleurs, partenaires)
- Assurer le classement, l'archivage et la confidentialité des documents de la Direction Pays Commune
Circulation de l'information
- Assurer la remontée et la diffusion des informations internes et externes liées au fonctionnement de l'Agence et de la Direction Pays Commune
- Faire le lien avec les assistants du siège et de la Direction Régionale Groupe Océan Atlantique
Appui logistique et fonctionnement de la direction
- Gérer les fournitures et le matériel de bureau de la direction : suivi des stocks, commandes d'approvisionnement, vérification de la conformité des livraisons
- Contribuer au bon fonctionnement quotidien des locaux de la direction au Cap-Haïtien
Profil souhaité
Formation
Diplôme de niveau Bac+2 à Bac+4 en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat de direction ou domaine connexe.
Expérience
- Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction, idéalement auprès d'une équipe de direction multi-membres
- Expérience souhaitée dans une organisation internationale, une agence de coopération ou un environnement multi-bailleurs
- Expérience dans la gestion d'agendas et d'équipes en mobilité
Compétences techniques
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse
- Sens élevé de la confidentialité et de la discrétion
- Excellentes capacités d'organisation, de priorisation et de gestion du temps
- Capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs simultanément et à gérer des sollicitations multiples
- Esprit d'initiative et capacité à proposer des solutions
- Excellentes compétences relationnelles
- Capacité d'adaptation et de réactivité dans un contexte sécuritaire contraint
- Rigueur et fiabilité
Langues
- Excellente maîtrise du français à l'écrit et à l'oral
- Maîtrise du créole haïtien indispensable
- Maîtrise professionnelle de l'anglais souhaitée
