Description du poste
L’Assistant(e) au soutien des activités (Business Support Assistant) sera chargé(e) d’exécuter des activités spécifiques de soutien aux opérations et de fournir, de manière générale, un appui administratif à l’Unité TEC afin de faciliter une prestation de services efficace.
Le titulaire du poste travaillera avec les deux principaux axes de travail de l’Unité TEC, en fournissant un appui administratif et de coordination pour l’identification, la mobilisation, le déploiement, la mise en œuvre et le soutien des solutions numériques et de gestion des données au sein du Bureau de pays en Haïti.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (liste non exhaustive) :
- Appuyer la mise en œuvre de bout en bout des solutions informatiques institutionnelles (SCOPE, Farm2GO, School Connect, SugarCRM, ODK Collect/MoDA, RapidPro, etc.) et de toute autre solution informatique, en coordonnant les plans de travail, les calendriers, les dépendances et les parties prenantes au sein du Bureau de pays en Haïti et des bureaux de terrain.
- Traduire les besoins opérationnels en récits utilisateurs clairs, critères d’acceptation et exigences de déploiement, en collaboration avec les responsables des processus et les équipes techniques.
- Élaborer et maintenir la documentation des projets (portée, registres des risques et actions – RAID, plans de déploiement, listes de contrôle de bascule et communications) afin de soutenir une mise en œuvre maîtrisée.
- Coordonner la configuration des solutions et le développement d’automatisations (Microsoft 365 / Power Platform et systèmes approuvés) conformément à la portée, à la qualité et aux délais convenus.
- Planifier et exécuter les activités de déploiement des solutions, y compris les phases pilotes, les mises en production progressives et les bascules finales, tout en garantissant la continuité des activités et une perturbation minimale.
- Veiller à ce que les mises en production soient conformes aux processus d’engagement TEC, aux exigences de protection des données et aux principes d’architecture, tout en coordonnant les validations de changement et les communications associées.
- Piloter la validation par les utilisateurs finaux en coordonnant les plans de tests, les sessions de tests d’acceptation utilisateur (UAT), la gestion des anomalies et les évaluations de préparation « go / no‑go » avec les parties prenantes.
- Mettre en œuvre les activités de gestion du changement (cartographie des parties prenantes, analyses d’impact, supports de communication et réseaux d’ambassadeurs du changement) afin de faciliter la transition vers de nouvelles méthodes de travail.
- Élaborer et dispenser des supports de renforcement des capacités par rôle (aides‑mémoire, guides rapides, FAQ) et appuyer les sessions de formation des utilisateurs en coordination avec les responsables métiers.
- Assurer l’assistance post‑déploiement (hypercare), coordonner la résolution des incidents et anomalies avec l’ITSM et gérer les escalades afin de rétablir rapidement les services.
- Suivre les indicateurs d’utilisation et d’adoption, recueillir les retours des utilisateurs et identifier des améliorations pour optimiser l’expérience utilisateur, la performance et la conformité.
- Fournir des mises à jour régulières sur l’état d’avancement et la mise en œuvre aux parties prenantes, en mettant en évidence les progrès réalisés, les risques, les décisions requises et les prochaines étapes.
EXPÉRIENCE REQUISE POUR LE POSTE
- Au moins cinq (5) années d’expérience dans des projets informatiques/numériques ou des domaines connexes.
- Expérience pratique dans la gestion de projets informatiques/numériques de bout en bout, incluant la planification, l’exécution, le suivi et la clôture.
- Expérience dans l’application d’approches et de normes de gestion de projets (par exemple PRINCE2, PMP, Agile/Hybride) et dans la tenue des documents clés (plans, registres RAID, rapports d’avancement).
- Expérience dans le soutien au déploiement de solutions et à la gestion du changement organisationnel, incluant la gestion des parties prenantes, les communications utilisateurs, la coordination des formations et la mesure de l’adoption.
CONNAISSANCES
- Expérience dans la résolution de problèmes techniques complexes.
- Expérience de collaboration avec les chefs d’unités pour définir les besoins du domaine fonctionnel.
- Expérience dans l’application des normes de service à la clientèle pour résoudre ou escalader les problèmes des utilisateurs.
FORMATION
- Achèvement des études secondaires.
- Un diplôme universitaire en informatique ou en systèmes d’information est souhaitable.
- Des certifications en cadres ou méthodologies de gestion de projet sont souhaitables.
Langues : Maîtrise (niveau C) des langues anglaise et française.
