Description du poste
Sous la supervision du/de la chef de projet, l’assistant(e) de programme travaille avec l’équipe de programme et lui apporte son soutien pour l’élaboration et la mise en œuvre de programmes efficaces, conformes aux règles et réglementations d’ONU Femmes. Il/Elle contribue à la recherche, à la gestion financière et à la mise en œuvre des programmes, notamment en fournissant l’appui opérationnel, administratif et programmatique nécessaire. L’assistant(e) de programme travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays, du bureau régional associé et du siège d’ONU Femmes, afin de résoudre les problèmes financiers complexes et d’échanger des informations.
Étendue des travaux
1. Fournir un soutien administratif et logistique à la formulation et à la gestion des programmes :
- Fournir un soutien administratif pour la préparation des plans de travail, des budgets et des propositions relatives aux modalités de mise en œuvre des programmes.
- Fournir des conseils techniques au bureau de pays et aux organismes d’exécution sur la mise en œuvre et le compte rendu réguliers des activités et des finances soutenues par le programme ;
- Préparer les informations nécessaires à l’audit des programmes/projets et appuyer la mise en œuvre des recommandations d’audit ;
- Examiner les données des programmes/projets pour le site web du CO; et
- Identifier les sources, recueillir et compiler les données et les informations nécessaires à la préparation de documents, de lignes directrices, de discours et de prises de position.
2. Fournir un soutien administratif à la gestion financière de l'unité de programme :
- Créer des projets dans le système Quantum, préparer les révisions budgétaires, réviser les attributions et l'état des projets ; et déterminer les fonds non utilisés ainsi que la clôture opérationnelle et financière d'un projet ;
- Fournir un soutien administratif pour le suivi de la préparation du budget et des finances des programmes/projets ; y compris la finalisation des formulaires FACE ;
- Examiner les rapports financiers ; préparer les pièces justificatives hors commande pour les projets de développement ;
- Traiter le paiement des consultants ;
- Maintenir un système de contrôle des dépenses internes ;
- Créer des demandes d'achat dans le système Quantum pour les projets de développement ; enregistrer les réceptions de marchandises dans le système Quantum ; et
- Participer à la préparation et au suivi des factures de recouvrement des coûts dans le système Quantum.
3. Fournir un soutien administratif à l'unité de programme :
- Assurer l’ensemble des dispositions logistiques, administratives et financières nécessaires à l’organisation des réunions, ateliers, événements et missions ;
- Organiser les déplacements de l'équipe du programme, y compris les demandes de voyage et les réclamations ;
- Préparer les documents d'information publique et les dossiers de synthèse ;
- Rassembler les documents d'information et préparer les présentations PowerPoint et autres ; et
- Fournir des conseils et une formation aux assistants de programme, selon les besoins.
4. Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources :
- Préparer les accords de partage des coûts et autres accords ; assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau de pays ; et
- Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs, du bureau de pays et de l'équipe de programme, en tant qu'entrées dans diverses bases de données et documents.
5. Faciliter la construction et le partage des connaissances :
- Fournir un soutien administratif pour la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques liées à la gestion et au financement des programmes; et
- Fournir un soutien administratif à l'organisation de formations destinées au personnel du bureau et aux partenaires sur les questions liées aux programmes et aux opérations.
6. Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Compétences :
Valeurs fondamentales :
- Respect de la diversité
- Intégrité
- Professionnalisme
Compétences clés :
- Sensibilisation et sensibilisation aux questions de genre
- Responsabilité
- Résolution créative de problèmes
- Communication efficace
- Collaboration inclusive
- Engagement des parties prenantes
- Donner l'exemple
Compétences fonctionnelles :
- Bonne connaissance de la gestion de programmes
- Capacité à administrer et à exécuter des processus et des transactions administratives
- Capacité à créer, modifier et présenter des informations dans des formats clairs et présentables
- Capacité à gérer les données, les documents, la correspondance et les rapports, ainsi que les flux de travail associés.
- Solides compétences en matière de finances et de budgétisation
- Solides compétences informatiques.
Qualifications minimales
Formation et certification :
- L'achèvement des études secondaires est requis.
- Un diplôme de licence en commerce ou en administration publique est souhaitable.
Expérience:
- Au moins 7 ans d'expérience à responsabilités croissantes dans l'administration ou la gestion/le soutien de programmes sont requis.
- Une expérience de travail en environnement informatique, utilisant plusieurs logiciels bureautiques, est requise.
- Une expérience en matière de soutien d'équipe est requise.
- Une expérience dans l'utilisation d'un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.
Langues :
- La maîtrise du français et du créole haïtien est requise.
- La maîtrise de l'anglais est souhaitable.
