Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern. Présente en Haïti depuis novembre 1994, Concern s'est d’abord focalisé sur les réponses d’urgences en lien aux catastrophes naturelles, et a progressivement étendu ses domaines pour intervenir également dans le domaine de la résilience. Concern Haïti met en œuvre à ce jour, des projets couvrant le secteur humanitaire et celui du développement dans la zone métropolitaine de Port-au-Prince et dans le département du Centre. Concern offre des chances égales d’emploi à tous les candidatures féminines sont encouragées à postuler à tous les rôles qui les intéressent et dont elles ont les qualifications requises. La candidature des personnes ayant une déficience physique est vivement encouragée dans le but promouvoir la diversité dans nos équipes
RESPONSABILITÉS
Rôle principal : Le/la Chargé(e) des Ressources Humaines assure la gestion et le suivi quotidien des activités liées aux Ressources Humaines et à l’Administration de Concern Worldwide Haïti, conformément aux politiques et procédures de Concern, aux exigences légales haïtiennes et aux standards applicables.
Il/elle apporte un appui direct au/à la Manager des Ressources Humaines dans la mise en œuvre des processus RH, notamment en matière de recrutement, gestion administrative du personnel, contrats, congés et absences, paie, assurances et avantages sociaux, gestion de la performance, formation, relations avec le personnel et suivi des obligations administratives.
Tâches et responsabilités principales, y compris, mais sans s'y limiter:
1. Administration Générale
• Appuyer le/la Manager des Ressources Humaines dans la gestion quotidienne des activités administratives conformément aux politiques, procédures et standards de Concern Worldwide Haïti.
• Préparer les Supplies Requests (SR), Payment Request Forms (PRF) et autres documents administratifs nécessaires au fonctionnement du bureau.
• Assurer le suivi des demandes de paiement liées aux activités administratives, aux contrats de services, aux logements et autres dépenses relevant de l’Administration.
• Gérer les fournitures de bureau et autres stocks placés sous sa responsabilité, assurer le suivi des niveaux de stock et anticiper les besoins de réapprovisionnement.
• Contribuer à l’organisation logistique des réunions, ateliers, formations et autres événements internes.
• Assurer la préparation et la mise à disposition des salles de réunion et espaces de travail.
• Assurer les tâches administratives comme la distribution du courrier et des documents, scan, photocopie, reliure, préparation de correspondances, etc.
• Assurer la gestion administrative des visiteurs, notamment en ce qui concerne leur accueil, hébergement, transport et autres besoins logistiques.
• Informer rapidement le/la responsable hiérarchique de tout problème, retard ou difficulté pouvant affecter la bonne réalisation des activités
2. Gestion des locaux, équipements et contrats administratifs
• Assurer le suivi administratif des contrats de location des bureaux, maisons et autres infrastructures de Concern Worldwide Haïti.
• Maintenir une base de données à jour des contrats, échéances, renouvellements et obligations contractuelles, et partager les informations pertinentes avec le/la Manager RH.
• Assurer le suivi administratif des contrats et services liés au fonctionnement des bureaux et résidences, notamment EDH, DINEPA, télécommunications et autres prestataires.
• Assurer le suivi des besoins de maintenance et de réparation des bureaux et contribuer à la gestion des résidences du personnel international.
• Coordonner, avec les prestataires et les équipes concernées, les interventions de maintenance, réparations et autres travaux nécessaires.
• Participer à l’inventaire des équipements, matériels et biens présents dans les bureaux et résidences.
• Appuyer le/la Manager RH dans le suivi des équipements et biens administratifs.
3. Télécommunications et gestion des téléphones
• Assurer le suivi administratif du plan de téléphonie Digicel et Natcom.
• Maintenir à jour la liste des téléphones, numéros, utilisateurs et équipements attribués au personnel.
• Assurer le suivi des changements d’affectation, nouvelles acquisitions, remplacements et restitutions de téléphones.
• Effectuer le suivi des recharges, forfaits et autres services de télécommunication.
• Vérifier les factures de télécommunication et signaler toute anomalie ou différence constatée.
• Assurer la traçabilité des téléphones visiteurs et autres équipements de communication mis à disposition du personnel.
4. Gestion des voyages et UNHAS
• Assurer le suivi administratif des réservations UNHAS pour le personnel national et international, ainsi que pour les visiteurs ou autres personnes autorisées.
• Effectuer les demandes, modifications, annulations et confirmations de réservations UNHAS selon les procédures en vigueur.
• Assurer le suivi des itinéraires, références de réservation, dates de voyage et informations relatives aux passagers.
• Assurer le suivi des bagages excédentaires et veiller à ce que les besoins soient déclarés conformément aux procédures applicables.
• Vérifier les confirmations et documents de voyage et assurer leur transmission aux personnes concernées.
• Assurer le suivi du compte prépayé UNHAS, notamment le solde disponible, les dépenses, les besoins de réapprovisionnement et les dépôts nécessaires.
• Assurer le rapprochement et le suivi administratif des dépenses UNHAS et signaler rapidement toute anomalie ou tout problème de solde.
• Assurer le suivi des factures, reçus et pièces justificatives liés aux voyages.
• Coordonner avec les équipes concernées afin de garantir la disponibilité des fonds et la continuité des réservations.
• Maintenir un système de classement et de suivi des réservations et dépenses UNHAS.
5. Gestion et supervision du personnel de support
• Superviser directement, selon les responsabilités qui lui sont déléguées, le personnel de support administratif, notamment les gardiens.
• Préparer et assurer le suivi des plannings et timesheets du personnel de support.
• Vérifier les présences, absences, heures supplémentaires et autres éléments nécessaires au traitement de la paie.
• Calculer ou vérifier les primes de nuit, heures supplémentaires et autres éléments variables de rémunération du personnel concerné et les soumettre au service RH pour traitement.
• Assurer le suivi des périodes de probation et des évaluations de performance du personnel supervisé, en collaboration avec le/la Manager RH.
• Identifier les besoins en formation du personnel supervisé et maintenir une base de données de suivi.
• Assurer le suivi des fiches d’induction des nouveaux membres du personnel national et international.
• Veiller au respect des procédures administratives, du Code de conduite et des règles applicables par le personnel supervisé.
• Signaler au/à la Manager RH tout problème de performance, comportement, discipline ou autre difficulté nécessitant un accompagnement.
6. Gestion administrative des Ressources Humaines
• Assurer la gestion administrative quotidienne des dossiers du personnel conformément aux politiques et procédures de Concern.
• Maintenir à jour les dossiers individuels du personnel, en veillant à leur classement, leur confidentialité et leur accessibilité aux personnes autorisées.
• Préparer et mettre à jour les documents administratifs relatifs aux employés : certificats de travail, attestations, lettres et autres correspondances RH.
• Préparer les contrats des employés temporaires et prestataires de service et assurer le suivi administratif de leur engagement et de leur paiement.
• Assurer le suivi administratif des congés et absences du personnel en collaboration avec les managers.
• Maintenir les registres et bases de données RH nécessaires au suivi des effectifs, congés, contrats et autres informations du personnel.
7. Assurances, organismes sociaux et obligations administratives
• Assurer les correspondances et le suivi administratif avec les organismes et prestataires liés aux Ressources Humaines, notamment INASSA, ONA, OFATMA, selon les responsabilités déléguées.
• Assurer le suivi des adhésions, retraits, mises à jour et autres changements relatifs aux dossiers du personnel auprès des organismes concernés.
• Vérifier les factures des prestataires RH et assurances et assurer leur transmission pour traitement.
• Signaler les anomalies constatées sur les factures et assurer leur régularisation avec les prestataires concernés.
• Assurer le suivi administratif des dossiers médicaux et d’assurance dans le respect de la confidentialité.
• Préparer les documents administratifs requis pour les permis de séjour et autres formalités administratives du personnel international, en collaboration avec le/la Manager RH et les parties concernées.
8. Appui au recrutement
• Appuyer le/la Manager RH dans l’ensemble du processus de recrutement, depuis la préparation et la publication des offres jusqu'à l’intégration des nouveaux employés.
• Préparer les documents nécessaires aux processus de recrutement.
• Assurer le suivi administratif des candidatures et des communications avec les candidats.
• Organiser les tests techniques, entretiens et autres étapes du processus de recrutement.
• Préparer et partager les documents nécessaires aux membres des panels de recrutement.
• Assurer le suivi des résultats des tests, évaluations et recommandations des panels.
• Préparer les documents nécessaires à la sélection et à l’engagement des candidats.
• Assurer le suivi administratif de l’onboarding des nouveaux employés.
• Veiller à la collecte et au classement des documents requis avant et au moment de l’entrée en fonction.
9. Relations avec le personnel et conformité RH
• Fournir aux employés des informations de première ligne sur les procédures RH, avantages sociaux, congés, documents administratifs et autres questions relevant de son domaine de responsabilité.
• Recevoir et transmettre, selon les procédures établies, les demandes ou préoccupations des employés au/à la Manager RH.
• Garantir la confidentialité des informations et dossiers du personnel.
• Respecter et promouvoir le Code de conduite, les politiques de Concern, notamment les politiques relatives à la PSEA, safeguarding, anti-fraude, conflit d’intérêts, harcèlement et discrimination.
• Signaler immédiatement toute préoccupation ou incident devant être porté à l’attention du/de la Manager RH ou des personnes désignées, conformément aux procédures de Concern.
• Veiller à ce que les pratiques administratives et RH soient conformes aux politiques internes et aux exigences légales applicables.
10. Autres responsabilités
• Participer aux réunions et activités de l’équipe RH/Administration selon les besoins.
• Assurer la continuité des activités administratives et RH en cas d’absence d’un membre de l’équipe, dans la limite de ses responsabilités.
• Appuyer le/la Manager RH et les autres départements dans toute autre tâche RH ou administrative liée au bon fonctionnement de la mission.
• Effectuer toute autre tâche raisonnablement liée à ses fonctions et responsabilités, selon les besoins de l’organisation
Qualifications Requises
• Diplôme de niveau Bac + 2 minimum en Ressources Humaines, Administration, Gestion ou dans une discipline connexe, délivré par un établissement reconnu.
• Au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle dans un poste administratif et/ou de gestion des Ressources Humaines.
• Une expérience d’au moins deux (2) ans dans une ONG ou organisation internationale constitue un atout.
• Bonne connaissance pratique des procédures administratives et RH.
• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word et Excel, ainsi que de Microsoft Outlook.
• La connaissance des procédures et exigences administratives liées au contexte haïtien constitue un atout.
• La maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est souhaitée
Caractère essentiel
• Qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Patience et bon esprit d’équipe
• Intégrité personnelle
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité
• Proactivité, anticipation
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Capacité d’organisation du travail
• Capable de gérer efficacement la charge de travail importante
Compétences essentielles
• Connaissance des outils liés aux procédures administratives
• Planification et organisation
• Maîtrise de Microsoft Office Professional
• Comprendre les autres
• Rigueur/attention aux détails
Compétences préférées
• Aptitude à apprendre
• Flexibilité
• Pensée créatrice
• Indépendance
Si ce rôle vous convient, veuillez envoyer votre dossier de candidature complet en format PDF unique comprenant les documents suivants :
• Une lettre de motivation
• Un curriculum vitae détaillé (maximum 4 pages) incluant les références
• Une copie du matricule fiscal
• Une copie d'une pièce d'identité en cours de validité
• Une copie du Certificat de Bonne Vie et Mœurs délivré par la DCPJ (facultatif
Nous répondrons à tous et toutes les candidats.es ayant passé un entretien. Sachez que nous pouvons faire une offre de poste avant la date de clôture.
Si vous avez des inquiétudes concernant notre processus de recrutement et que vous avez besoin d'une assistance particulière - par exemple si vous souffrez d'un handicap, tel qu'une déficience auditive - veuillez nous en informer et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos besoins.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
• Les dossiers incomplets ou ne répondant pas au profil recherché ne seront pas traités.
• Les candidat (e)s sélectionné(e) s seront contacté(e)s par téléphone et/ou mail à venir passer un test ;
• Après les tests, seuls les candidat(e)s remplissant les critères de Concern seront contactés pour l’entretien.
Informations importantes :
Concern a un Code de Conduite organisationnel et trois politiques associées : La politique de protection des participants au programme, la politique de protection des enfants et la politique de lutte contre la traite des personnes, accessibles ici. Ces politiques ont été élaborées pour garantir une protection maximale des participants aux programmes contre l'exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel de Concern, des consultants, des visiteurs des programmes et des organisations partenaires, ainsi que les normes de comportement que l'on attend d'eux. Dans ce contexte, le personnel a la responsabilité envers l'organisation de s'efforcer d'atteindre et de maintenir les normes les plus élevées dans son travail, conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout et toute candidat.e à un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite du personnel de Concern et les politiques associées en annexe de son contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats.es reconnaissent qu'ils/elles ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques associées et qu'ils/elles acceptent de se conduire conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s'engage à sauvegarder et à protéger les adultes et les enfants dans le cadre de son travail. Nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour nous assurer que seules les personnes aptes à travailler ou à se porter volontaires auprès d'adultes et d'enfants sont recrutées par nous pour ces fonctions. Par conséquent, les personnes qui travaillent ou se portent volontaires pour Concern peuvent être soumises à une série de vérifications, notamment en ce qui concerne leurs antécédents criminels.
Dans le cadre de cette candidature, vous fournirez à Concern vos données personnelles. Concern prend très au sérieux ses responsabilités à l'égard de ces données personnelles et s'engage à respecter l'ensemble de la législation relative à la protection des données.