Le Gestionnaire des attributions est chargé d'assurer une gestion efficace, conforme et de haute qualité du portefeuille des attributions de Save the Children Haiti.
Ce rôle dirige la gestion du cycle de vie des attributions dans tous les programmes, veillant à ce que le financement soit géré conformément aux exigences des donateurs et aux normes internes, et que les programmes soient exécutés de manière efficace et responsable.
Le titulaire du poste joue un rôle crucial dans la conformité des donateurs, la qualité des rapports et la performance du portefeuille, tout en permettant aux équipes de programme de fonctionner efficacement dans un environnement complexe.
Clarté des rôles :
Le Gestionnaire des Attributions est responsable de la gestion et de la conformité des attributions. Le Directeur Humanitaire et des Partenariats dirige la stratégie de partenariats, la localisation et les relations avec les partenaires. Le Responsable des attributions soutient la conformité liée aux partenaires uniquement dans le cadre des attributions, y compris l'enregistrement sur le Système de Gestion des attributions (AMS), la rédaction de sous accords, le suivi des rapports et le soutien ponctuel sur les questions liées à la conformité des donateurs.
CHAMP D'ACTION :
• Reporte à : Directeur des opérations de programme
• Personnel reportant à ce poste : 0
• Responsabilités budgétaires : N/A
• Dimensions du rôle : Travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme, le PDQI, la finance, la chaîne d'approvisionnement, l'équipe humanitaire et partenariats, ainsi qu'avec les membres et les donateurs.
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
1. Gestion du cycle de vie des attributions (30 %)
• Diriger et coordonner la gestion complète des attributions, sous-attributions et modifications tout au long du cycle de vie des attributions (démarrage, mise en œuvre, modification et clôture), garantissant une mise en œuvre rapide, la documentation et l'engagement des parties prenantes.
• Assurer que toutes les attributions disposent d'une documentation claire, des délais et des livrables clairs
• Assurer une gestion et une supervision efficaces des accords partenaires et sous attribution, y compris la revue de conformité, la documentation, le suivi des AMS, les approbations et le renforcement des capacités des partenaires.
• Soutenir le développement de propositions pour garantir la conformité et la préparation opérationnelle
• Assurer des processus efficaces de lancement et de clôture des attributions
2. Conformité et gestion des risques (30 %)
• Veiller à ce que toutes les attributions soient mises en œuvre conformément à la réglementation des donateurs et aux politiques de la SCI
• Maintenir une documentation et des traces d'audit précises et complètes
• Identifier de manière proactive les problèmes de mise en œuvre des attributions, les risques de conformité et les exigences d'amendement, en faisant monter les préoccupations si nécessaire et en coordonnant la préparation et la soumission des demandes de dérogation, de dérogation et d'amendement des donateurs
• Assurer que le Système de Gestion des attributions (AMS) est à jour et précis
• Renforcer la compréhension du personnel des exigences de conformité des donateurs
3. Reporting &
• Responsabilité des donateurs (20 %)
• Coordonner la production de rapports de donateurs de haute qualité et en temps opportun, soutenus par une documentation complète et auditable
• Veiller à ce que les rapports reflètent fidèlement la performance et les résultats du programme
• Soutenir les communications des donateurs liées à la gestion et à la conformité des attributions
4. Suivi et analyse du portefeuille (10 %)
• Surveiller la performance globale du portefeuille (taux de consommation, délais, livrables)
• Examiner la performance financière des attributions, analysez les écarts et travaillez avec les équipes de programme et de finance pour traiter les risques et les problèmes de performance.
• Fournir des analyses et des alertes régulières à la direction
• Assurer l'alignement entre les outils de suivi des programmes, des finances et des attributions
5. Renforcement des systèmes, des processus et des capacités (10 %)
• Renforcer les systèmes, outils et procédures opérationnelles (SOP) de gestion des attributions
• Renforcer la capacité du personnel sur :
o Processus de gestion des attributions
o Conformité des donateurs
• Favoriser la clarté des rôles et la responsabilité partagée entre les équipes
PROTECTION DES DONNÉES
• Collecter, traiter et gérer les données personnelles au nom de Save the Children International – Haïti dans le strict respect des politiques, procédures et exigences légales applicables à la protection des données, et veiller à ce que toutes les pratiques mises en œuvre respectent les normes organisationnelles applicables.
RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SAUVEGARDE :
• Comprendre et promouvoir les politiques, les procédures de sauvegarde et le code de conduite.
• Démontrer un comportement professionnel de haut niveau en matière de sauvegarde et maintenir les normes requises par les politiques de sauvegarde et le code de conduite.
• Prendre les mesures nécessaires pour prévenir les abus, l’exploitation, les préjudices ou les accidents.
• Prendre l’engagement de rendre Save the Children sûr pour les enfants et les adultes en veillant à ce que les problèmes de protection des enfants, d’intimidation et de harcèlement soient signalés de manière efficace conformément à la politique (dans les 24 heures). L’absence de signalement est considérée comme une violation de la politique.
COMPORTEMENTS (valeurs dans la pratique)
Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.
Collaboration :
• Construit et maintient des rapports efficaces avec son équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécie la diversité et la considère comme une source de force compétitive.
• Accessible, à l’écoute, facile à aborder.
Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes. • Prêt à prendre des risques contrôlés.
Intégrité :
• Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d'intégrité.
QUALIFICATIONS
• Licence dans un domaine pertinent (par exemple développement international, administration des affaires, finance ou domaine connexe)
Désirable
• Parler couramment Espagnol et Français est un atout
• Expérience antérieure de travail en Haïti
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Essentiel :
• Expérience significative en gestion des attributions/subventions dans des contextes humanitaires ou de développement, y compris le suivi de la performance financière des attributions et des exigences de conformité des donateurs.
• Expérience du soutien au développement de propositions et aux soumissions de donateurs, y compris les processus de revue de conformité et de préparation à l'attribution.
• Expérience en tant qu'associé gérant et accords de sous-attribution, incluant la supervision de la conformité et la gestion des risques.
• Solide connaissance des exigences de conformité des donateurs
• Expérience de la gestion de portefeuilles multi donateurs et de l'utilisation d'outils de suivi pour soutenir la conformité, le suivi et le rapport.
• Solides compétences en planification, coordination et organisation
• Grande attention aux détails et capacité analytique
• Solides compétences en communication et en gestion et influence des parties prenantes, avec la capacité de travailler efficacement à travers les équipes de programme, de finance, opérationnelles et partenaires.
Souhaitable :
• Expérience en Haïti ou dans des contextes similaires
• Connaissance des systèmes Save the Children (par exemple AMS)
• Expérience de travail dans des environnements complexes ou peu sécurisés
Responsabilités supplémentaires
Les devoirs et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le titulaire du poste peut être tenu d'exercer des tâches supplémentaires dans la mesure de son niveau de compétences et d'expérience.
Égalité des chances
Le titulaire du poste doit exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures d'égalité des chances et de diversité de la SCI.
Santé et sécurité
Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et sécurité de la SCI.
Respect des politiques : politique de protection de l'enfance
• Code de conduite
• Anticorruption et fraude
Le titulaire du poste est tenu de se conformer à ces politiques clés, ainsi qu'à d'autres politiques et procédures organisationnelles, en permanence.