Chargé(e) des Finances

Mercy Corps aide les communautés à développer leurs propres idées pour résoudre les problèmes les plus difficiles d'Haïti en utilisant des approches innovantes pour offrir aux Haïtiens de nouvelles opportunités sociales et économiques et rendre leur pays plus sûr, productif et juste. Présent en Haïti depuis janvier 2010, Mercy Corps Haïti (MCH) a des bureaux à Port-au-Prince, Miragoâne et Jérémie. Avec plus de 80 employés, MCH des programmes de réduction de la violence, d'inclusion financière, d'agriculture et de gestion des ressources naturelles ; et réponse humanitaire et réduction / préparation aux risques de catastrophe. Mercy Corps adopte une approche progressive du développement qui conduit les communautés et les entrepreneurs de l'aide aux moyens d'existence durables à la résilience. Dans le cadre des activités de son programme en Haïti, Mercy Corps recherche un.e (1) "Finance Officer", pour le département de l’Ouest (Port-au-Prince).

SOMMAIRE DU POSTE :

Sous la supervision du “Senior Finance Officer", le titulaire du poste appuiera le département de finance dans la gestion du cycle comptable mensuel, le contrôle des comptes, la réconciliation des comptes du Bilan, la préparation de la paie, la conformité des transactions comptables aux règlements fiscaux d'Haïti, et les contrôles de conformité, notamment concernant le suivi des assets.

RESPONSABILITÉS:

1. Est le gardien des espèces disponibles pour le fonctionnement du bureau, fait la caisse journellement, exécute les paiements journaliers, compte l’argent de la caisse et exécute les paiements journaliers pour les transactions qui sont dûment approuvées et conformes aux systèmes et procédures de Mercy Corps.

2. Prépare les quittances et reçus pour les paiements en espèces et s’assure que toutes les transactions en nature sont proprement et entièrement documentées.

3. Vérifie les rapports de dépenses (Rapport de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles) pour exactitude et exhaustivité et s’assure que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de Mercy Corps avant d’effectuer tout paiement.

4. Enregistre les récépissés de paiement journellement dans le sous-journal des comptes.

5. S’assure de la mise en place des projections financières – Cashflow et assure un suivi budgétaire rigoureux des transactions

6. Maintien un dossier de paiement sur avance et prépare et publie un rapport sur les paiements d’avances qui sont en retard.

7. Prépare les chèques et les demandes de transferts sur la base des documents approuvés comme requis par les procédures, et présente ces chèques et demandes de transferts aux managers autorisés pour revue et signature.

8. Surveille les reliquats liquides et bancaires et coordonne les demandes mensuelles en espèces des bureaux annexes. Au vu de ces demandes, prépare la demande consolidée mensuelle d’espèces pour le pays et l’adresse au bureau central de MC.

9. Coordonne la préparation et assure la promptitude des soumissions de rapports financiers mensuels.

10. Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.

11. S’assure de la conformité des partenaires d’exécution. Le chargé (ou la chargée) des finances fera des séances de renforcement de capacités pour ces OCB en fonction des besoins indiqués lors de leur évaluation.

12. Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.

Application des règles fiscales et relatives au code du travail:

• S’assurer de la conformité de la comptabilité de Mercy Corps Haïti Préparer l’état de rapprochement des retenues mensuelles sur les paiements effectués aux employés nationaux ainsi qu’aux fournisseurs pour assurer que toutes les retenues opérées sur ces paiements pendant le mois concerné soient entièrement reversées aux institutions étatiques compétentes dans les délais requis par les lois d'Haïti. Préparer à cet effet les fiches de déclaration et les relevés des retenues (OFATMA, ONA,IRI, CFGDCT,FDU,CAS) Préparer et soumettre à l’institution étatique compétente en la matière et dans le délai légal, l’état récapitulatif annuel des impôts sur les bénéfices des entreprises étrangères, des fiches intercalaires et des attestations d’exemption à l’IPM du personnel national ;

• Assurer un bon classement des déclarations d’impôts, cotisations sociales et contributions patronales, et d’autres documents connexes ;

• Assister le département de l’administration en cas d’audit des autorités fiscales ou des bailleurs de fonds. 

Gestion du cycle comptable mensuel :

En collaboration avec le reste de l’équipe finance, le "Finance Officer".

• Dans la limite de l’autorité qui lui est conférée, se concentrer sur la revue finance des demandes d’achats, des bons de commande, des contrats de service, des contrats de consultance locale, des contrats de journaliers et des dépenses générales

  • La priorité doit être faite aux revues finances des achats d’assets, de paiements d’avance fournisseur/bailleur et rapports de dépenses ;

Autres :

En collaboration avec l’administration, revoir les commandes de crédits téléphoniques de DIGICEL et en faire l’amortissement mensuel conséquent ;

• Appuyer les OCB en cas de besoin ;

• Exécuter d’autres tâches pertinentes au sein du département des finances sur demande motivée du responsable hiérarchique ; notamment en cas d’audit.

HIÉRARCHIE

Superviseur direct : Senior Finance Officer

Travail directement avec : Les autres Finance Officer de Port au Prince et ceux des bases Département des Opérations, Département des RH et tout le personnel programme

QUALIFICATIONS :

• Trois (3) ans ou plus d’expérience en finance ou comptabilité ;

• Un diplôme universitaire en finance ou comptabilité ou d’une spécialité dans ces domaines ;

• Excellentes compétences d’utilisation de MS Office programmes et en particulier du tableau Excel (sera testé lors des entretiens) ;

• Excellentes compétences d’utilisation de l’Internet et du courrier électronique ;

• Exactitude dans le traitement des transactions en espèces ; excellentes aptitudes en mathématiques, et excellente attention aux détails (sera testé lors des entretiens) ;

• Expérience significative dans la coordination, la communication et la conformité avec la législation d'Haïti relative au travail ;

• Capacité à planifier, prioriser, accomplir et être capable de suivre plusieurs tâches à la fois.

• Maîtrise du français, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;

• La maitrise de l’anglais peut être considérée comme un avantage.

• FACTEURS DE SUCCES :

• Capacité à interagir efficacement avec les parties prenantes locales, et capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches, à respecter les délais et à traiter les informations pour soutenir l'adaptation des activités du programme.

• Éthique de travail professionnelle élevée démontrée et volonté et capacité à faire respecter le respect des politiques de Mercy Corps et des donateurs.

• Fort engagement envers le travail d'équipe et la responsabilisation.

• Disposé à se rendre régulièrement sur les sites du programme dans la région de l’Ouest et aussi dans les régions en dehors de l’ouest où Mercy Corps opère

• Souci du détail et capacité à travailler de façon autonome.

À noter que l'examen des dossiers débute au fur et à mesure que nous recevons les candidatures et se poursuit jusqu'à ce que le poste soit comblé. 

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour entrevues.