Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est l'agence onusienne en première ligne dans la lutte contre la faim. Depuis sa création en 1963, le personnel du PAM, à travers le monde, travaille sans relâche pour éradiquer ce fléau. Chaque année, le PAM apporte une assistance alimentaire à plus de 90 millions de personnes dans plus de 70 pays.
En Haïti, le PAM et ses partenaires fournissent une assistance aux populations les plus vulnérables afin de contribuer à l'atteinte de l'objectif Zéro Faim.
Haïti a été désigné comme l'un des pays pilotes pour la Réforme de la Chaîne d'Approvisionnement Intégrée UN80. La complexité de l'environnement opérationnel en Haïti en fait un terrain d'essai critique pour ces réformes, dont les enseignements devraient alimenter le déploiement mondial.
Dans ce cadre, l'Unité Chaîne d'Approvisionnement du Bureau Pays Haïti a été chargée de gérer les demandes de services des partenaires, de renforcer la conformité aux procédures du PAM et de veiller à ce que les services externes soient fournis de manière efficace et transparente. L'Unité joue également un rôle essentiel en dépendant de la prestation opérationnelle de services à la réforme stratégique, garantissant que les partenaires bénéficient d'un soutien logistique fiable tout en contribuant aux objectifs plus larges de l'ONU80.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES DU POSTE :
Sous la supervision directe de l'Officier Supply Chain – Services externes, l'Assistant logistique contribue à la mise en œuvre et au suivi des services logistiques mis à disposition des partenaires éligibles. Il agit comme point de référence opérationnel pour l'enregistrement et le suivi des demandes de transport, d'entreposage, de carburant, de dédouanement et les autres, en veillant à leur conformité avec les procédures du PAM et à la bonne documentation des activités.
Le titulaire contribue à la fluidité des opérations en assurant la traçabilité des services rendus, en préparant les documents administratifs nécessaires (formulaires, registres, tableaux de suivi) et en fournissant des mises à jour régulières aux partenaires et au superviseur. Il participe à la collecte des données de base pour le reporting, soutient l'organisation logistique des réunions et formations, et identifie les difficultés opérationnelles rencontrées afin de proposer des solutions pratiques.
RESPONSABILITES CLES (non exhaustives, dans le cadre de l'autorité déléguée) :
- Diriger et appuyer la prestation de services aux partenaires éligibles, en agissant comme point focal principal pour la fourniture des services logistiques.
- Assurer la coordination des services logistiques dans le pays et superviser les activités, y compris l'appui à la mise en œuvre opérationnelle des services.
- Suivre de près le budget ainsi que les engagements et dépenses associés, en coordination avec le Responsable de la prestation de services, et assurer le suivi en conséquence.
- Produire les accords de service, les factures pro forma et finales selon les services requis par les partenaires pour les activités nationales et celles de la plateforme aérienne.
- Superviser les documents financiers (factures pro forma, factures finales, accords de service et autres documents liés aux services nationaux), en étroite collaboration avec l'assistant de la prestation de services.
- Assurer le suivi quotidien, à l'aide des outils disponibles, des services fournis aux partenaires, depuis la demande initiale jusqu'au paiement final.
- Appuyer le Responsable de la prestation de services dans le suivi des éléments non rapprochés tels que les paiements, et assurer la liaison avec l'unité Finance en conséquence.
- Élaborer des rapports mensuels et des synthèses, et contribuer à la préparation des rapports annuels pour le bureau pays, en formulant les résultats, effets et activités en lien avec le Plan stratégique pays.
- Engager les parties impliquées humanitaires pour identifier les besoins et appuyer sur la fourniture de services logistiques adaptés.
- Assurer la préparation et la soumission en temps voulu des rapports d'avancement et de tout autre rapport, y compris le Rapport annuel du pays, le Plan annuel de performance, etc.
- Superviser les accords existants et les nouveaux partenariats, en étroite collaboration avec le Responsable de la prestation de services.
- Diriger le service client de l'unité de prestation de services et formuler des recommandations et orientations, tant en interne qu'en externe.
- Autres responsabilités attribuées.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE :
Education: Achèvement des études secondaires, de préférence complété par un diplôme universitaire.
Expérience : Minimum 5 ans d'expérience progressive dans la logistique, la chaîne d'approvisionnement ou les opérations humanitaires. Une expérience avec des agences onusiennes ou ONG est souhaitable.
Langue : Maîtrise du français ; les connaissances de l'anglais sont un atout.